Es ist wichtig, den Unterschied zwischen geplanten und registrierten Stunden zu kennen, um effizient zu arbeiten. Für die Finanz- oder HR-Teams hilft es sicherzustellen, dass die Mitarbeiter genau nach den geleisteten Stunden bezahlt werden, um Über- oder Unterbezahlungen zu vermeiden. Für Accountmanager bietet sie einen Einblick, ob ein Projekt im Rahmen des Budgets geblieben ist, und hilft, die Gründe für etwaige Abweichungen zu ermitteln.

In diesem Artikel erfährst du, wie du die tatsächlichen Stunden mit den geplanten Stunden vergleichen kannst, um die Auswirkungen auf die Kosten zu verstehen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Kontrolle über deine Finanzen und die Rentabilität deines Projekts zu behalten.

Reale Szenarien

Genaue Gehaltsberechnungen für Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter war für 8 Stunden eingeplant, hat aber aufgrund einer unerwarteten Verzögerung 10 Stunden gearbeitet. Ohne diese Funktion müsste das HR-Team die Überstunden manuell berechnen und das Gehalt entsprechend anpassen. Mit dieser Funktion können sie einfach die geplanten und registrierten Stunden vergleichen und sicherstellen, dass der Mitarbeiter korrekt und ohne Fehler oder Verzögerungen entschädigt wird.

Analyse der Projektrentabilität

Ein Accountmanager beaufsichtigt ein Projekt mit einem festen Budget für Personalstunden. Das Projekt war für 100 Stunden geplant, aber die registrierten Stunden zeigen, dass 120 Stunden für die Fertigstellung benötigt wurden. Mit dieser Funktion kann der Manager die Überschreitung schnell feststellen, die Gründe dafür nachvollziehen und beurteilen, wie sie sich auf die Rentabilität des Projekts auswirkt. Dieser Einblick hilft ihm, zukünftige Projekte besser zu planen.

Vermeidung manueller Fehler in der Berichterstattung

Ein Finanzbeamter muss einen Bericht über die Arbeitskosten für den Monat erstellen. Bisher mussten die Daten nach Excel exportiert und die Differenzen manuell berechnet werden, was zu Fehlern führen konnte. Mit dieser Funktion können genaue Erkenntnisse direkt aus dem System gewonnen werden, was Zeit spart und die Zuverlässigkeit der Daten gewährleistet.

Überwachung der Effizienz der Mitarbeiter

Ein Teamleiter bemerkt, dass bestimmte Mitarbeiter konsequent weniger Stunden registrieren als eingeplant. Durch den Vergleich der Daten können sie Muster identifizieren, Gründe untersuchen (z.B. frühes Ende oder Ineffizienzen) und Maßnahmen ergreifen, um die Planung zu optimieren oder zusätzliche Schulungen anzubieten.

Transparenz bei der Abrechnung mit Kunden

Für ein projektbezogenes Kundenprojekt fordert der Kunde eine Aufschlüsselung der geleisteten Stunden im Vergleich zu den geplanten Stunden. Diese Funktion ermöglicht es dem Accountmanager, einen klaren und genauen Vergleich zu liefern, Vertrauen aufzubauen und Transparenz in der Abrechnung zu gewährleisten.

So gleichst du die Zeit in Rentman ab

In Rentman kannst du detaillierte Einblicke in geplante und registrierte Stunden sowie in geplante und tatsächliche Kosten und deren Unterschiede erhalten. Diese Details werden in spezifischen Spalten innerhalb der Plattform angezeigt:

Geplante Zeit - der Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter für eine Funktion eingeplant ist.
Registrierte Zeit - der Zeitraum, den ein Mitarbeiter als gearbeitet für die Funktion erfasst hat.
Differenzzeit - die Differenz zwischen der geplanten Zeit und der registrierten Zeit.
Geplante Kosten - die geschätzten Kosten auf der Grundlage des Mitarbeitertarifs für die geplante Arbeit.
Tatsächliche Kosten - die tatsächlich entstandenen Kosten für den Mitarbeiter, der gearbeitet hat, berechnet auf der Grundlage seines Tarifs.
Differenzkosten - die Abweichung zwischen den geplanten Kosten und den tatsächlichen Kosten.
Status der Registrierung - der Status der Zeiterfassung:
- Geplant - Aktivitäten, die für die Zukunft eingeplant sind.
- Überschreitet Zeit - Aktivitäten, bei denen die registrierte Zeit länger ist als die geplante Zeit.
- Abgestimmt - Aktivitäten, bei denen die registrierte Zeit genau mit der geplanten Zeit übereinstimmt.
- Unter Zeit - Aktivitäten, bei denen die registrierte Zeit kürzer ist als die geplante Zeit.
- Keine Registrierung - Aktivitäten in der Vergangenheit, die keine Zeiterfassungen haben.

Du kannst auf diese Spalten zugreifen, indem du sie zu deiner Übersicht hinzufügst oder die Standardspalte Stundenerfassung auswählst, die in den folgenden Abschnitten in Rentman eingestellt ist:

Projekte (Personal und Transport und Reiter Personalplanung)

tr reporting projects.gif

Öffne ein Projekt.
Gehe zum Reiter Personal und Transport oder zum Reiter Personalplanung.
Klicke auf settings Ansicht anpassen und Spaltenset anpassen.

watch_later Stundenerfassungsmodul

tr reporting time registration2.gif

Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul
Wähle eine Stundenerfassung aus und öffne das Detailfenster.
Scrolle nach unten, um Aktivitäten zu sehen, wo du die geplante vs. registrierte Zeit und die geplanten vs. registrierten Kosten sehen kannst.

Aktivitäten-Submodul

tr reporting activities.gif

Öffne das Submodul Aktivitäten.
Wähle einen Mitarbeiter aus.
Die Zeitabgleichspalten sind Teil der Standardspaltensets, aber du kannst auch auf settings Ansicht anpassen klicken, um deine eigenen Spaltensets zu erstellen.

So exportiert man Lohnunterlagen

Rentman ermöglicht dir auch den Export von Lohnunterlagen, was die Lohnabrechnung vereinfacht, indem es Daten aus dem watch_later Stundenerfassungsmodul und den Submodulen Aktivitäten in einer einzigen exportierbaren Datei zusammenfasst. Auf diese Weise lassen sich häufig verwendete Abrechnungsdaten schnell in andere Abrechnungssysteme übertragen, sodass eine genaue und effiziente Bezahlung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter gewährleistet wird. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern bei der Lohnberechnung.

Hier erfährst du, wie du Lohnunterlagen exportieren kannst:

export payroll document.gif

Öffne das watch_later Stundenerfassungsmodul
Wähle die zu exportierenden Stundenerfassungen aus.
Klicke in der blauen Leiste auf Weitere Optionen more_vert und wähle "Lohnunterlagen exportieren"
Wähle die Spalten aus, die du in deine Exportdatei aufnehmen möchest.

Optionen für die Spaltenauswahl

Alle in der Übersicht sichtbaren Spalten - Alle Spalten, die derzeit in der Übersicht sichtbar sind, werden in die Exportdatei aufgenommen..

Alle Spalten der Stundenerfassung hinzufügen - Alle Spalten, die im watch_later Stundenerfassungsmodul verfügbar sind, werden in die Exportdatei aufgenommen.

Manuelles Auswählen von Spalten.... - Wähle manuell aus, welche Spalten du in den Export aufnehmen möchten.

Unter Ausgewählte Spalten siehst du alle Spalten die derzeit ausgewählt sind.
Wähle aus, ob du auch die mit diesen Stunden verbundenen Aktivitäten exportieren möchtest.

Optionen für Aktivitäten

Nein - Es werden keine Aktivitäten in den Export aufgenommen.

Ja, alle Aktivitätsspalten hinzufügen - Alle Spalten, de sich auf die Aktivität beziehen, werden in den Export einbezogen.

Ja, Spalten manuell auswählen... - Wähle manuell aus, welche Spalten du in den Export aufnehmen möchtest. Hinweis: Wenn du Nein auswählst, kannst du keine Stunden ohne Aktivitäten exportieren - also registrierte Stunden, die nicht mit einer Aktivität verknüpft sind. Wenn du zum Beispiel eine Zeitregistrierung mit einer Startzeit von 28-01-2025 um 09:00 und einer Endzeit von 28-01-2025 um 18:00 hast und nur eine Aktivität mit einer Dauer von 4 Stunden hinzufügst, hast du 5 Stunden ohne Aktivitäten.
Klicke auf Exportieren um deine .xlsx-Datei herunterzuladen.