Die Anpassung von Einladungsvorlagen in Rentman ermöglicht es den Nutzern, maßgeschneiderte Nachrichten zu erstellen, die die Kommunikation verbessern und Arbeitsabläufe optimieren. Mit dieser Funktion können Nutzer Einladungen personalisieren, indem sie Kopfzeilen, Branding-Elemente und ausgewählte Daten hinzufügen, während sie gleichzeitig die Nachrichten so formatieren, dass sie präziser und visuell ansprechender sind.

Durch das Erstellen von Nachrichten mit einer persönlichen Note können Nutzer stärkere Verbindungen zu ihren Teams aufbauen, die Rücklaufquoten verbessern und Klarheit in ihrer Kommunikation sicherstellen. Diese Funktion ermöglicht es Planern, professionelle, markenangepasste Einladungen zu versenden, die ihre individuellen Bedürfnisse widerspiegeln, während gleichzeitig Flexibilität gewahrt bleibt, um persönliche Nachrichten pro Einladung hinzuzufügen.

Warum ist die Anpassung von Einladungen wichtig?

Die Anpassung von Einladungsvorlagen in Rentman ermöglicht es den Nutzern, personalisierte, professionelle Nachrichten mit Details wie Begrüßungen, Funktionsinformationen und Branding-Elementen, einschließlich einer anpassbaren Signatur, zu erstellen. Dies hilft den Teammitgliedern, sich informiert und geschätzt zu fühlen.

Ziel dieser Funktion ist es, die Rücklaufquoten zu verbessern, indem wichtige Details (wie der Name des Kunden und der Standort) in einem klaren, präzisen Format präsentiert werden, sodass Freelancer schnell antworten können.

Indem alle Kommunikationen innerhalb von Rentman bleiben, sparen die Nutzer Zeit, vermeiden Doppelarbeit und behalten einen zentralisierten Arbeitsablauf für die Planung und Terminierung bei.

Echte Szenarien

Hier einige Beispiele, wie diese Funktion:

Erste Schritte mit der Anpassung von Einladungsvorlagen

Die Anpassung von Einladungsvorlagen erfolgt in zwei verschiedenen Phasen. Zuerst musst du Vorlagen im settings Konfigurationsmodul erstellen, wo du ein Logo hinzufügen, benutzerdefinierte Begrüßungen und Einleitungen einrichten und benutzerdefinierte Nachrichten für jeden Einladungstyp festlegen kannst; endgültige Planung, Entwurfsplanung, Verfügbarkeit und Reservierungen. Du kannst auch festlegen, welche der folgenden Informationen in den Einladungen angezeigt werden können:

• Fälligkeitsdatum - die Frist, bis zu der Mitarbeiter auf die Einladung reagieren müssen.
• Ort - Ort des Projekts. Einige Unternehmen ziehen es vor, diese Informationen zurückzuhalten, bis die Einladung angenommen wird.
• Name des Kunden - der Name des Kunden des Projekts. Du kannst entscheiden, dies bei Ersteinladungen auszulassen.
• Funktionsgruppen - die Gruppe, zu der die Funktion im Projekt gehört. Manchmal ist diese Information für die Mitarbeiter nicht relevant, daher ziehen es einige Nutzer vor, sie nicht zu teilen, um die Einladungen kurz und unkompliziert zu halten.
• Projektleiter - der Projektleiter. Du gibst den Projektleiter im Tab Personalplanung deines Projekts an.
• Account Manager - der Account Manager des Projekts, der für ein Projekt in Rentman zuständig ist.

So richtest du Einladungsvorlagen ein:

1. Wechsle zu settings Konfigurationsmodul > Kommunikation > Einladungen

2. Konfiguriere die Optionen.
    

   Optionen

   E-Mail

   Absender-E-Mail-Adresse - Die E-Mail-Adresse, von der aus du möchtest, dass die Mitarbeiter Einladungs-E-Mails erhalten.

   BCC verwenden - Wähle aus, ob du BCC verwenden möchtest, damit dein Manager oder deine Kollegen automatisch eine Kopie der E-Mail erhalten können. Wenn du Ja wählst, gib die BCC-E-Mail-Adresse(n) an.

   Eigene E-Mail-Signatur

   Wähle aus, ob du eine eigene E-Mail-Signatur verwenden möchtest. Du kannst auch Variablen in deiner E-Mail-Signatur verwenden.

   Logo

   Du kannst eine Datei mit dem Logo deines Unternehmens hinzufügen, um es in den E-Mail-Einladungen einzuschließen, die von deinem Rentman-Arbeitsbereich gesendet werden.

   Benutzerdefinierter E-Mail-Inhalt

   Betreff der E-Mail - Füge einen benutzerdefinierten Betreff für die E-Mail-Einladungen hinzu, die an deine Teammitglieder gesendet werden.

   Anreden und Grüße - Füge benutzerdefinierte Anreden und Grüße hinzu. Du kannst hier auch Variablen verwenden.

   Benutzerdefinierte Nachrichten pro Einladungstyp

   Füge für jeden Einladungstyp (endgültige Planung, Entwurfsplanung, Verfügbarkeitsanfrage und Reservierung) eine andere Nachricht hinzu. Rentman bietet standardmäßige Einladungstexte an, die klare Anweisungen enthalten und Erwartungen festlegen, wie zum Beispiel: "Nach Bestätigung wirst du für die Funktion geplant und wir zählen auf dich."

   Als Personalplaner kannst du diese Standardtexte verwenden, um besser zu verstehen, wie Einladungen funktionieren. Wenn du sie anpassen möchtest, stelle sicher, dass deine Änderungen mit dem tatsächlichen Einladungsprozess übereinstimmen.

   Um einen bestimmten Einladungstyp zurückzusetzen, verwende die Schaltfläche Auf Standard zurücksetzenneben diesem Abschnitt. Um alle Einladungstexte auf einmal zurückzusetzen, verwende die Schaltfläche Auf Standard zurücksetzen oben im Abschnitt Benutzerdefinierte Nachrichten pro Einladungstyp. Sei vorsichtig bei dieser Option, da sie alle angepassten Texte überschreiben wird.

   

   Informationen anzeigen

   Wähle aus, welche Informationen standardmäßig in den Einladungs-E-Mails angezeigt werden sollen. Du kannst diese auch ändern, wenn du die Einladungen sendest, wenn du z.B. den Namen des Kunden nicht mit den Freiberuflern teilen möchtest.
   

3. (Optional) Klicke auf Vorschau anzeigen, um die Änderungen zu sehen.
4. Speichern.

Nachdem du diese Vorlagen eingerichtet hast, kannst du die Einladungen im account_circle Personalplaner weiter anpassen.

Um zu erfahren, wie du Einladungen anpassen kannst, während du sie sendest, lies diesen Artikel.