Eine Bestellung (Purchase Order, PO) ist ein Geschäftsdokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer ausgestellt wird und in dem Art, Menge und vereinbarte Preise für Produkte oder Dienstleistungen angegeben werden, die der Verkäufer dem Käufer liefern wird. Es handelt sich um eine formelle Anfrage des Käufers an den Verkäufer, die im Wesentlichen als Vertrag zwischen den beiden Parteien dient.
Welchen Zweck erfüllen Bestellungen?
- Ermöglichen dir eine effektivere Kostenkontrolle, sowohl innerhalb als auch außerhalb von Projekten
- Sie ermöglichen eine nahtlose Integration zwischen Projektausgaben und Buchhaltung
- Verbessern und straffen die Kommunikation mit Lieferanten
- Reduzieren manuelle Fehler und Ineffizienzen
- Eine Bestellung kann erstellt werden, wenn zusätzliche Kosten anfallen – zum Beispiel für Hotelübernachtungen von Mitarbeitern während eines Projekts.
- Bestellung für Zumietungen – Wenn du Material von einem Lieferanten zumieten möchtest, kannst du eine Bestellung erstellen, in der alle zumietbaren Artikel sowie die Gesamtkosten aufgeführt sind.
Hinweis: Bestellungen können in Rentman nicht gelöscht werden, da sie als finanzielle Dokumente gelten. Um annullierte Bestellungen auszublenden, filtere nach dem Status im Bereich monetization_on Finanzen > Bestellungen.
Bestellungen erstellen und Genehmigungen anfordern
- Wähle das gewünschte Projekt aus oder wähle unter dem Finanzmodul im linken Menü Bestellungen aus.
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Du kannst alle Bestellungen zu einem bestimmten Projekt einsehen, indem du den Reiter Bestellungen im Projekt öffnest. Eine neue Bestellung kannst du erstellen im:
- Reiter Zusatzkosten
- Reiter Zumietungen
- Direkt in der Zumietungsliste
- Wähle
im ausgewählten Tab die Kosten aus, die in einem Kaufauftrag enthalten sein sollen
- Wähle Bestellung anlegen
- Jetzt hast du die Möglichkeit, eine neue Bestellung zu erstellen oder die Kosten in einen bestehenden Auftrag einzubeziehen
- Wenn neu, wähle Neue Bestellung anlegen
- Fülle die erforderlichen Felder im Reiter Daten deiner Bestellung aus
- Überprüfe den Reiter Kosten und die Details, um sicherzustellen, dass die Kosten korrekt sind
- Anfragen
Du kannst nur neue Kosten zu bestehenden Bestellungen mit dem Status "Entwurf" oder "Genehmigung ausstehend" hinzufügen. Sobald die Bestellung genehmigt ist, können keine neuen Kosten hinzugefügt werden.
Wenn deine Bestellung Zumietungskosten enthält, muss der Lieferant in deinem Kaufauftrag mit dem Lieferanten in der Zumietung übereinstimmen. Du kannst nur mehrere Zumietungen zu einer Bestellung hinzufügen, wenn der Lieferant derselbe ist.
Nachdem du Anfragen ausgewählt hast, erscheint ein Popup-Fenster, das dir die Möglichkeit bietet, einen bestimmten Poweruser zu benachrichtigen. Dies hindert andere Poweruser jedoch nicht daran, diese Bestellung zu genehmigen. Alle Poweruser mit den richtigen Benutzerrollen können Bestellungen genehmigen.
Bestätigen, Ablehnen oder Annullieren der Bestellung
Nachdem der Entwurf der Bestellung angefordert wurde, können nur Poweruser mit den entsprechenden Berechtigungen diese autorisieren.
| Bestätigen einer Bestellung | Als Poweruser bist du mit den Kosten der Bestellung zufrieden und möchtest fortfahren. Wähle Bestätigen |
|
Ablehnen der Autorisierung |
Lehne die Bestellung ab und versuche es erneut, wenn diese Bestellung Anpassungen oder Änderungen erfordert. |
| Annullieren der Bestellung | Annulliere deine Bestellung jederzeit. Diese Option gilt, wenn du die Bestellung komplett annullieren möchtest und nicht weiter fortsetzen möchtest. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. |
Nur Poweruser können Bestellungen genehmigen. Überprüfe die Benutzerrollenberechtigungen in der Konfiguration.
Vergleiche, Sende und Schließe die Bestellung ab
Kostenvergleich
Vor dem Versenden deiner Bestellung vergleiche die genehmigten Kosten mit den Gesamtkosten. Indem du die Zeile "Kostenvergleich" unter Details überprüfst, kannst du schnell sehen, ob die beiden Kosten übereinstimmen, über- oder unterschritten werden.
Ein Bestelldokument kann nur erstellt werden, wenn die Gesamtkosten die genehmigten Kosten nicht überschreiten. Wenn die Kosten nach der Genehmigung steigen, erfordert die Bestellung eine erneute Genehmigung.
Sende und Schließe deine Bestellung ab
Nachdem die Bestellung genehmigt und korrekt abgestimmt wurde, kann ein Mitarbeiter ein Dokument generieren, das durch Auswahl von Dokumente erstellen gesendet werden kann.
Nachdem das Dokument gesendet wurde, wird der Bestellvorgang automatisch als gesendet markiert. Ändere deinen Status bei Bedarf manuell in "Abgeschlossen".
Wenn du ein Dokument mit einem Zumietungsbeleg erstellst, wird der Zumietungsbeleg dem Bestelldokument hinzugefügt, um den genauen Inhalt der Bestellung weiter zu verdeutlichen.
Status und Bestellverlauf
Der Status der Bestellung hilft dir, den Fortschritt und den aktuellen Stand zu verfolgen. Du kannst auch den Statusverlauf für eine bestimmte Bestellung im Abschnitt Bestellverlauf einsehen.