Warum sollte man Bestellungen exportieren?

Ohne einen direkten Export sind die in Rentman erstellten Bestellungen von deinem Buchhaltungssystem getrennt. Das führt oft zu:

• Manueller Neueingabe von Bestelldaten in die Buchhaltungssoftware
• Erhöhtem Risiko von Fehlern bei der Mehrwertsteuer oder der Kontenzuordnung
• Zusätzlicher Aufwand beim Abgleichen von Lieferscheinen
• Geringere Transparenz hinsichtlich der Rentabilität von Projekten

Durch den Export von Bestellungen wird sichergestellt, dass die Einkaufsdaten sauber von Rentman in deine Buchhaltungsumgebung übertragen werden, sodass du eine lückenlose Kostenkontrolle hast.

Einrichtung vor dem Export 

1. Öffne das settings Konfigurationsmodul > Account > Integrationen.
2. Wähle für die Option Automatisch exportieren eine der folgenden Optionen aus:
   
   - Wenn du „Manuell starten“ wählst, musst du jedes Mal, wenn du deine neuen Bestellungen an deine Buchhaltungssoftware senden möchtest, auf den Button „Export starten“ klicken. 
   Hinweis: Wenn keine neuen Bestellungen vorhanden sind, ist dieser Button nicht verfügbar. 
   - Wenn du „Am folgenden Tag/an folgenden Tagen“ wählst, sendet Rentman neue Bestellungen automatisch an den ausgewählten Tagen an deine Buchhaltungssoftware. Bestellungen werden immer um 02:00 Uhr (basierend auf der Zeitzone deines Accounts) exportiert.
3. Speichere deine Änderungen.

Bevor du deine Bestellungen exportierst

• Stell sicher, dass deine Buchhaltungsintegration richtig konfiguriert ist

  

• Überprüfe deine Bestellungen vor dem Export

  

• Gleiche Hauptbücher und MwSt. Einstellungen an, um Abstimmungsprobleme zu vermeiden

So exportierst du Bestellungen 

1. Öffne Konfiguration > Account > Integrationen und überprüfe, ob du mit deiner Buchhaltungssoftware verbunden bist.

2. Geh zum Finanzmodul und wähle Bestellungen aus.

3. (Optional) Füge die Spalten 'Exportbemerkung' oder 'Export-Status' zur Übersicht hinzu, um die Exportergebnisse zu überwachen.

4. Wähle deine Bestellung aus und klicke auf die drei Punkte more_vert, um weitere Optionen zu öffnen.

5. Klicke auf Re-Export in Buchhaltungssoftware.

6. Der Export erfolgt basierend auf den hier angegebenen Optionen..

Für den sofortigen Export klicke im Konfigurationsmodul auf Manuell starten > Export starten, wie im folgenden Videobeispiel gezeigt.

Welche Daten sind im Export einer Bestellung enthalten?

Ein Export von Bestellungen umfasst in der Regel:

• Lieferanteninformationen (wie beim Export von Rechnungen): Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Website, USt-IdNr., Handelskammer-Nummer, Name des Lieferanten und Bankverbindung (die Bankverbindung wird nur bei Exact Online angegeben).
• Bestelldetails: Bestellnummer, Datum, Beschreibung und Fälligkeitsdatum.
• Einzelposten-Details: Menge, Stückpreis und Beschreibung.  
  Hinweis: Bei QuickBooks wird nur der Artikelname exportiert, mit einem Suffix wie (x3), wenn drei Einheiten bestellt wurden. Die Menge und der Gesamtpreis sind im Einzelpostenbetrag enthalten.
• Finanzielle Referenzen: Hauptbuch, Steuern, Zahlungsbedingungen und Kontoreferenzen (falls zutreffend).

Tipp: Wenn du Projektnummern verwendest, kannst du diese im Beschreibungsfeld angeben.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Buchhaltungseinträge genau das widerspiegeln, was in Rentman bestellt wurde.

Tipps zur Fehlerbehebung

Beim Exportieren von Bestellungen können gelegentlich Fehler auftreten. Du kannst die Fehlermeldung anzeigen, indem du auf das Widget Details klickst oder zur Spalte Exportbemerkung navigierst, wie im folgenden Video gezeigt.

Wenn der Fehler beispielsweise darauf hinweist, dass die Hauptbuchkonten nicht korrekt verknüpft sind:

1. Gehe zu Konfiguration > Hauptbücher.

2. Überprüfe die erforderlichen Hauptbuchkonten und verknüpfe sie erneut.

3. Überprüfe die Konfiguration noch einmal.

4. Sobald die Korrektur vorgenommen wurde, kannst du die Bestellungen erneut exportieren.

Häufig gestellte Fragen