Manche Projekte in deinem Workspace sind über einen längeren Zeitraum geplant. Das Material soll einmalig am Veranstaltungsort aufgebaut werden. Da die eigentliche Veranstaltung aber nur an bestimmten Tagen stattfindet, möchten wir den Kunden auch nur diese Tage in Rechnung stellen und nicht den gesamten Zeitraum.
Ein Event mit demselben Kunden, demselben Material und demselben Aufbau findet an mehreren Tagen im Monat am gleichen Ort statt. Das Projekt ist für den gesamten August geplant, aber die eigentlichen Showtage sind nur am 2., 8., 11., 20. und 25. August. Wir möchten den Kunden nur für diese Showtage berechnen.
Das Material wird zu Beginn des Monats geliefert und aufgebaut, der Abbau erfolgt erst am Monatsende. Es bleibt also auch an den Tagen vor Ort, an denen keine Show stattfindet.
Erstelle ein Projekt mit Subprojekten
Der erste Schritt in diesem Szenario ist die Erstellung eines Projekts mit mehreren Subprojekten. Eines dieser Subprojekte solltest du für den gesamten Planungszeitraum deines Projekts anlegen. Nennen wir es Projektplanung. Dieses Subprojekt stellt sicher, dass dein Material für die gesamte Dauer am Veranstaltungsort reserviert ist.
Erstelle dann so viele weitere Subprojekte, wie du Showtage hast. In unserem Beispiel sind das 5 Showtage, also erstellen wir 5 Subprojekte.
Mehr Infos zu Subprojekten findest du in diesem Artikel.
Nachdem du das Subprojekt Projektplanung erstellt hast, stelle sicher, dass das Finanzkästchen deaktiviert ist – wie im obigen Beispiel gezeigt. Wir schließen den finanziellen Teil dieses Subprojekts bewusst aus, da für den gesamten Planungszeitraum keine Kosten berechnet werden sollen. Die Abrechnung erfolgt ausschließlich über die einzelnen Showtage.
Subprojekt Projektplanung
Dieses Subprojekt dient in erster Linie der zeitlichen Planung über den gesamten Projektzeitraum hinweg. Es stellt sicher, dass das Material, das durchgängig am Veranstaltungsort bleibt, in der Verfügbarkeitsanzeige korrekt berücksichtigt wird. Plane hier auch alle Zeiträume ein, an denen keine Shows stattfinden.
Im nächsten Schritt fügst du diesem Subprojekt das gesamte Material hinzu, das während des gesamten Projektzeitraums vor Ort bleibt.
Durch die Planung des Materials im Subprojekt Projektplanung wird es für den kompletten Zeitraum reserviert. Es gilt dann als gebucht und steht erst nach Ende des Projektzeitraums wieder zur Verfügung.
Subprojekte je Showtag
Um für jeden Showtag eine separate Rechnung stellen zu können, musst du für jeden einzelnen Showtag ein eigenes Subprojekt anlegen. Wenn du 5 Showtage hast, erstellst du also 5 separate Subprojekte.
Dupliziere Subprojekte, um deinen Planungsprozess zu beschleunigen!
Was jedes Subprojekt je Showtag enthalten sollte:
Stelle sicher, dass die Planer-Option für Subprojekte je Showtag deaktiviert ist. So verhinderst du, dass die Verfügbarkeit deines Materials doppelt oder dreifach verplant wird.
Mehr Informationen zu den Optionen Planer und Finanzen findest du in diesem Artikel.
Erstelle separate Rechnungen für jeden Showtag
Sobald es Zeit ist, die einzelnen Subprojekte je Showtag abzurechnen, kannst du ganz einfach auswählen, welche Subprojekte finanziell berücksichtigt werden sollen.
Wenn du nur einen bestimmten Showtag abrechnen möchtest, aktiviere die Finanzoption ausschließlich für dieses eine Subprojekt. Wähle das gewünschte Subprojekt aus und erstelle wie gewohnt eine Rechnung über den Reiter Finanzen.