Indem du QuickBooks Online mit Rentman verbindest, kann Rentman deine Rechnungen automatisch nach QuickBooks exportieren. Dadurch sparst du dir die Mühe und musst deine Rechnungen nicht selbst manuell aus dem Rechnungsmodul exportieren.

Du kannst Rentman nur mit QuickBooks Online verbinden, nicht mit QuickBooks Desktop.

Kontakte werden immer als neue Kontakte in QuickBooks importiert. Kontakte mit demselben Namen werden mit der Rentman-Kontaktnummer in Klammern hinter dem Namen in Quickbooks hinzugefügt.

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Welche Informationen werden exportiert?

• Hauptbücher
  Lies unseren Artikel über die Verwaltung von Hauptbüchern in Rentman.
  Hinweis: Nur Hauptbücher werden in Quickbooks exportiert. In den Rechnungen, die in Quickbooks exportiert werden, finden du also nicht jeden von dir geplanten Artikel oder jede Funktion.
• Rechnungsinformation
  Rechnungen beinhalten alle finanziellen Informationen, die du der Rechnung in Rentman hinterlegt hast. Diese Informationen sind nötig für eine vollständige Übersicht und damit die Rechnungen in der Buchhaltungssoftware korrekt verarbeitet werden können. Darunter fallen Informationen wie MwSt.-Sätze, Zahlungskonditionen, Rechnungszeitpunkte und Rechnungsnummern.
  
  
• Informationen über relevante Kontakte 
  Die Informationen zu den für deine Rechnung relevanten Ansprechpartnern werden ebenfalls exportiert. Dazu gehören z. B. der Firmenname, die Ansprechpartner und die Kontaktnummer.
  Kontakte in Rentman können nicht mit bereits in QuickBooks eingegebenen Kontakten abgeglichen werden. Kontakte mit demselben Namen werden mit der Rentman-Kontaktnummer in Klammern hinter dem Namen zu QuickBooks hinzugefügt.
  

Hinweis: Projektinformationen können nicht automatisch nach QuickBooks exportiert werden. Dies bedeutet, dass Informationen wie der Projektname, die Projektnummer, die Kosten eines Projekts und andere Projektinformationen nicht automatisch an Quickbooks gesendet werden können. Das ist jedoch möglich, wenn du die Rechnungen manuell aus dem Modul Rechnungen exportierst.

Produkte & Leistungen in QuickBooks erstellen

Um die Hauptbücher deiner Rentman-Rechnungen zu exportieren, musst du sie mit den Produkten und Leistungen in QuickBooks verbinden. So legst du Produkte und Leistungen in QuickBooks an:

1. Öffne das Rechnungsmodul.
2. Wähle den Reiter Produkte und Leistungen
3. Klicke auf 'Neu' in der oberen rechten Ecke, um ein Produkt hinzuzufügen.

Wir empfehlen, ein Produkt für jedes zu exportierende Hauptbuch zu erstellen:
Vermietung, Verkauf, Personal, Transport, Versicherungen, Sonstiges und Voreinstellungen.

QuickBooks anbinden

Um QuickBooks zu verbinden, musst du zuerst deine QuickBooks-Kontodaten in Rentman eingeben. Anschließend musst du deine Einstellungen für den automatischen Export konfigurieren.

Anbindung erstellen

1. Geh in die Konfiguration > Account > Integrationen.
2. Unter Externe Eweriterungen findest du QuickBooks. Klicke auf Verbinden.
   Stelle sicher, dass dein Browser Pop-Ups erlaubt.
3. Log dich im Pop-Up mit deinen Daten ein.
4. Nach der erfolgreichen Anbindung kannst du die Einstellungen für den automatischen Export vornehmen.

Einstellungen

1. Öffne Konfiguration > Account > Integrationen.
2. Wähle für die Option Automatisch Exportieren aus, wie exportiert werden soll:
   
   
   
   

   Wenn du manuell starten wählst, musst du auf den Button Export starten klicken, um deine neuen Rechnungen an QuickBooks zu senden. Hinweis: Wenn es keine neuen Rechnungen gibt, ist diese Schaltfläche nicht verfügbar.

   Wenn du An folgenden Tag(en) wählst, kann Rentman automatisch neue Rechnungen an QuickBooks senden. Du wählst alle Tage aus, an denen der Export erfolgen soll. Neue Rechnungen werden immer um 02:00 Uhr morgens exportiert, an den Tagen, die du hier auswählst.

3. Anschließend musst du deine Hauptbücher, die Mehrwertsteuersätze und das Journal der Buchhaltungssoftware in Rentman mit denen in QuickBooks abgleichen. Klicke dazu auf eine der Buttons. Dies ist notwendig, da die Namen der Bücher leicht unterschiedlich sein können.
   
4. Speichere alle Änderungen, sobald du die Felder zugewiesen hast. 
   Falls du nicht Speichern drücken kannst, sind die Felder wahrscheinlich nicht korrekt zugewiesen. Sollte das der Fall sein, überprüfe die Werte bitte erneut. 

Du kannst den Status deiner Rechnung im Unterordner Rechnungen des monetization_on Finanzmoduls einsehen(siehe den folgenden Abschnitt).

Status deiner Rechnungen ansehen

Wenn die Rechnungen nach QuickBooks exportiert wurden, kannst du in Rentman überprüfen, ob dies korrekt geschehen ist. Das tust du wie folgt: 

1. Öffne den Unterordner Rechnungen des monetization_on Finanzmoduls.
2. Füge die Spalte "Export Status" zu deiner Übersicht zu.
   Lies hier wie du eine Spalte hinzufügst.
3. In dieser neuen Spalte kannst du dann den Status jeder einzelnen Rechnung überprüfen. 

Aktualisiere den Zahlungsstatus deiner Rechnungen

Rechnungen, die in QuickBooks als bezahlt markiert sind, werden automatisch in Rentman in den Zahlungsstatus übernommen. Wie es funktioniert:

1. Erhalte deine Zahlung in QuickBooks online. Der Zahlungsstatus deiner Rechnung in QuickBooks Online sollte als vollständig bezahlt markiert sein.
2. Deine Rechnung wird nun automatisch in Rentman als bezahlt markiert. 

Bitte beachte, dass diese Informationen in Rentman aktualisiert werden, wenn Rechnungen das nächste Mal von deinem Rentman-Account nach QuickBooks Online exportiert werden.

Diese Funktion ist nur in Verbindung mit dem Rentman Add-on Angebote & Rechnungen verfügbar. Dafür muss eine aktive Verbindung zwischen Rentman und QuickBooks Online bestehen.

Probleme lösen

Meine Rechnung wurde exportiert, taucht aber nicht in QuickBooks auf.
Es kann vorkommen, dass eine Rechnung nicht korrekt exportiert werden konnte. In manchen Fällen können wir den Grund dafür ausweisen. Diesen kannst du dir in einer separaten Spalte anzeigen lassen:

1. Öffne den Unterordner Rechnungen des monetization_on Finanzmoduls.
2. Füge die Spalte Kommentar Export zu deiner Übersicht hinzu. 
   Lies hier wie du eine Spalte hinzufügst.
3. In dieser neuen Spalte kannst du dann, falls verfügbar, mehr Informationen zum Export der Rechnung finden. 

Leider können wir nicht immer eine eindeutige Ursache für exportierte Rechnungen ermitteln, die nicht in QuickBooks angezeigt werden. Im Folgenden findest du eine Liste der bekannten Fehler bei der Rechnungserstellung.

Bekannte Fehler

• Es wurde kein Kontakt für die Rechnung ausgewählt.

Häufig gestellte Fragen