Vorlagen bestimmen wie und welche Informationen auf einem Dokumenten dargestellt werden. Im Vorlageneditor kannst du Vorlagen erstellen und bearbeiten. In diesem Artikel zeigen wir dir wie das Funktioniert.

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Dokumententypen

Der Dokumenttyp bestimmt, wo du in der Software eine Dokumentvorlage verwenden kannst und welche Module und Blöcke du hinzufügen kannst. Du kannst einen Dokumenttyp in den Vorlageneinstellungen ändern. 

Hier findest du eine Liste der Dokumenttypen, und wo du diese in Rentman verwenden kannst:

• Angebot, Vertrag, Rechnung - in dem Reiter Finanzen eines Projekts.
• Packliste - in dem Reiter Allgemein eines Projekts.
• Zumietungsliste - im Modul Zumietung.
• Materialliste - im Modul Materialien.
• Reparaturliste - im Modul Werkstatt.
• Fahrzeugschein - im Modul Fahrzeuge.
• Erinnerung - im Modul Rechnungen.
• Mitarbeiterdokument - im Modul Mitarbeiter.

Vorlagen Übersicht

Gehe im settings Konfigurationsmodul zu den Einstellungen > Kundenkommunikation > Dokumentvorlagen. In dieser Übersicht findest du :

• Systemvorlagen.
• Dokumentenvorlagen, die du selbst erstellt hast.

Eine Spalte zur Übersicht hinzufügen

Standardmäßig enthält die Übersicht die Spalten Name, Land, Sprache, Versteckt und Systemvorlage mit Informationen zu jeder Vorlage. Lies den Abschnitt Vorlageneinstellungen, um zu erfahren, was diese Spalten bedeuten.

Du kannst der Übersicht auch weitere Spalten hinzufügen.

Systemvorlagen

Rentman bietet für jeden Dokumenttyp nützliche und gebrauchsfertige Vorlagen. Diese Vorlagen sind für jedermann verwendbar und können in der Übersicht gefunden werden.

Systemvorlagen werden von Rentman aktualisiert und gepflegt. Daher ist es nicht möglich, ihren Inhalt direkt zu bearbeiten. Du kannst jedoch jederzeit eine Systemvorlage duplizieren und diese Kopie nach Belieben bearbeiten. Lies dazu den Abschnitt Erstellen einer Vorlage für Anweisungen.

Wenn eine Vorlage noch nicht in deiner Sprache übersetzt wurde, kannst du dich an unsere Support-Mitarbeiter wenden und um die Erlaubnis bitten, sie zu übersetzen.

In der Spalte Systemvorlage kannst du prüfen, ob eine Vorlage eine Systemvorlage ist. 

Vorlage aus der Vorlagenbibliothek hinzufügen

In der Vorlagenbibliothek findest du noch mehr Systemvorlagen, die du verwenden kannst. Sie sind in einer Reihe von Sprachen verfügbar und können in der Übersicht hinzugefügt werden.

1. Klicken in der Übersicht auf die Schaltfläche Vorlagenbibliothek.
2. Wähle die Vorlage(n), die du hinzufügen möchtest. 
3. Wähle Hinzufügen.

Wenn du eine Systemvorlage aus deiner Übersicht löschst, kannst du sie später jederzeit durch eine Suche in der Bibliothek wieder zurückholen.

Eine Vorlage erstellen

Du kannst eine neue (leere) Vorlage erstellen, indem du in der Übersicht Dokumentvorlagen auf +Dokumentvorlage hinzufügen klicken. Wir empfehlen jedoch, eine Systemvorlage zu duplizieren und dann zu bearbeiten. Dies kann viel Zeit sparen, da du deine Vorlage nicht von Grund auf neu erstellen musst.

Duplizieren einer vorhandenen Vorlage

1. Gehe im settings Konfigurationsmodul zu den Einstellungen > Kundenkommunikation > Dokumentvorlagen.
2. Wähle die Vorlage  und klicke auf die Schaltfläche file_copy Duplizieren Button.
3. Gib einen neuen Namen für diese Vorlage ein.
   
4. Konfiguriere deine Vorlageneinstellungen und füge Blöcke, Module oder Variablen zu deiner Vorlage hinzu. 
5. Speichere deine Vorlage.

Eine neue (leere) Vorlage hinzufügen

1. Gehe im settings Konfigurationsmodul zu den Einstellungen > Kundenkommunikation > Dokumentvorlagen.
2. Klicke +Dokumentvorlage hinzufügen.
3. Wähle den richtigen Dokumenttyp für diese Vorlage.
   
   
4. Konfiguriere deine Vorlageneinstellungen und füge Blöcke, Module oder Variablen zu deiner Vorlage hinzu. 
5. Speichere deine Vorlage.

Vorlageneinstellungen

Wenn du eine Vorlage bearbeitest, kannst du deine Einstellungen in der Widget-Seitenleiste auf der rechten Seite konfigurieren.

1. Gehe im settings Konfigurationsmodul zu den Einstellungen > Kundenkommunikation > Dokumentvorlagen.
2. Doppelklicke auf eine Vorlage, um sie zu bearbeiten.
   Um eine Systemvorlage zu bearbeiten, musst du diese zunächst duplizieren.

Für jede Vorlage kannst du Folgendes konfigurieren:

Beispielvorlage

Auf der rechten Seite des Bildschirms im Widget kannst du ein vorhandenes Dokument auswählen, das als Beispiel angezeigt werden soll. Dies ist nützlich, um zu sehen, wie deine Vorlage mit Beispielinformationen aussehen wird.

Briefpapier

Auf der rechten Seite des Bildschirms kannst du ein Standardbriefpapier für diese Vorlage auswählen.


Der Briefkopf ist der Hintergrund deiner Dokumente und kann dein Logo, Firmen-(Mailing-)Informationen und alle anderen (visuellen) Elemente enthalten, die dein Unternehmen in seiner Kommunikation verwendet.

Du kannst beim Generieren eines Dokuments immer einen anderen Briefkopf als den Standardbriefkopf wählen.

Wähle deine Standardvorlage

Du kannst Standardvorlagen für Dokumente (wie Angebote, Verträge oder Rechnungen) für verschiedene Projekttypen festlegen. Wenn du ein neues Projekt anlegest, wähle einen Projekttyp aus, um die Standardvorlagen anzuwenden.

Wenn du dein Dokument erstellest, kannst du anstelle der Standardvorlage immer eine andere Vorlage wählen.

Anpassen deiner Dokumentvorlage

Wenn du deine Vorlage erstellt (oder dupliziert) hast, kannst du damit beginnen, sie anzupassen. Dies geschieht, indem du Blöcke, Module und Variablen hinzufügst.

Support

Wenn du zusätzliche Hilfe benötigst, kontaktiere unser Support-Team.

Rentman bietet auch die Erstellung einer Dokumentvorlage für dein Unternehmen gegen einen Stundensatz an. Kontaktiere unseren Support für weitere Informationen.