Jede Demo von Rentman beginnt mit einer Beispieldatenbank von Kontakten. Du kannst schnell eigene Kontakte hinzufügen, indem du eine Kontaktdatei importierst. In diesem Artikel gehen wir die Schritte durch, die du unternehmen musst, um deine Kontakte in Rentman zu importieren.

Du kannst auch einzelne (oder eine kleine Anzahl) Kontakte im Modul Kontakte hinzufügen, anstatt eine Datei zu importieren. 

Available for: Lite Classic Pro

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Bevor du startest

Hier ist was du benötigst, bevor du deine Kontakte importieren kannst:

  • Eine Excel- oder .csv-Datei mit den Informationen deiner Kontakte. Falls du noch keine erstellt hast, kannst du auch gerne unsere Vorlage verwenden.
  • Eine logische Ordnerstruktur im Kontaktmodul, damit du deine Kontakte schneller finden kannst. Du kannst dem Link folgen, um deine Ordner vorab zu erstellen, oder Rentman automatisch die Ordnerpfade deiner Wahl erstellen lassen. Du wählst den richtigen Ordnerpfad in der Spalte Ordner deiner Datei (mehr Informationen hierzu im nächsten Abschnitt).

Bereite deine Kontaktdatei vor

Viele Rentman-Nutzer führen bereits eine Liste ihrer Kontakte. Die Liste, die du in Rentman importierst, muss eine .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) oder .csv Datei sein.

  • Es wird empfohlen, deutliche Überschriften (Titel) in der ersten Zeile der Datei aufzuführen.
  • Einige der Spalten in deiner Datei sind für Rentman notwendig, während andere optional sind.
  • Der Ordnerpfad eines Kontakts sollte wie folgt in der Spalte Ordner angegeben werden:
    Europa/Deutschland/highliterental

Du kannst unsere Vorlage am Ende dieses Artikels herunterladen. Du kannst diese als Referenz verwenden oder sie zum Erstellen einer Kontaktdatei verwenden.

Wenn du Kontaktpersonen verwendst, empfehlen wir dir, die Kontaktpersonenspalten in deine Kontaktdatei aufzunehmen. Lies im folgenden Abschnitt für mehr dazu.

Spalten für Kontaktpersonen

Um Kontaktpersonen zu importieren, kannst du neue Spalten anlegen, die spezifische Informationen zu der individuellen Kontaktperson enthalten. Diese Spalten helfen dabei mehrere Kontaktpersonen, die zum selben Kontakt gehören mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse und anderen Informationen anzulegen. 

In deiner Datei könnten die Spalten für Kontaktpersonen so aussehen:

Contact_list.png

Beachte, dass mehrere Kontaktpersonen immer mit dem gleichen Kontakt verbunden sind.

Importiere deine Kontaktdatei

  1. Gehe zum Modul Kontakte.
  2. Klicke auf den Weitere Aktionen-Button mceclip4.png neben  + Kontakte hinzufügen und wähle Importieren.

    mceclip2.png

  3. Lade deine Kontaktdatei hoch.
    mceclip0.png
    1. "Alle Zeilen als neue Items importieren" - deine Kontaktdatenbank ist leer und dies ist dein erster Import.
    2. "Vorhandene Elemente mit neuen Daten aktualisieren" - du hast bereits Kontakte importiert und möchtest deren Details aktualisieren.
    3. "Neue Elemente hinzufügen und bestehende überspringen" - du hast bereits Kontakte importiert und möchtest weitere Kontakte hinzufügen.
  4. Gib an, ob du die mit deinen Kontakten verbundenen Kontaktpersonen importieren möchtest.
  5. Lade eine Kontaktdatei in Übereinstimmung mit den aufgeführten "Bedingungen" hoch.mceclip1.png

    Auf dem nächsten Bildschirm wird eine Vorschau deiner Datei angezeigt. Achtung: Es werden nur die ersten 8 Zeilen deiner Datei angezeigt.
    Wenn du noch keine Datei mit deinen Kontakten zur Verfügung hast, kannst du unsere Vorlage über den Upload-Button "Download a sample file here" herunterladen.
  6. Gib an, ob deine Datei eine Kopfzeile (Spaltenüberschriften) enthält. Wenn du ja auswählst, wird die erste Zeile deiner Datei nicht importiert.

  7. Für jede Spalte werden die Namen der Kopfzeile mit den Spaltennamen in Rentman abgeglichen. Überprüfe, ob alle Übereinstimmungen korrekt vorgenommen wurden und passe sie gegebenenfalls an.
    mceclip3.png
    Wenn du "Ja" beim Importieren von Kontaktpersonen in Schritt 4 gewählt hast, wird das System versuchen, die Spalten in deiner Datei entweder mit den Kontaktspalten oder den Kontaktpersonenspalten abzugleichen. Überprüfe, ob alle Spaltenübereinstimmungen korrekt gemacht wurden und passe sie gegebenenfalls an.

    mceclip4.png

  8. Klicke auf "Nächster Schritt", wenn alle Spalten richtig zugeordnet wurden.

  9. Wähle einen Stammordner deiner eigenen Ordnerstruktur. Der Stammordner ist der Ordner ganz oben, der deine Ordnerstruktur enthält. Neue Elemente werden in diesem Ordner platziert. Wenn du Ordner in deiner Importdatei definiert hast, werden diese Elemente unter dem gewählten Stammordner platziert.
    Achtung! Wenn deine Kontaktdatei keine Ordner-Spalte enthält, werden alle Kontakte im gleichen Stammordner platziert. Dies bedeutet, dass deine Kontakte nicht organisiert sind und es schwierig sein kann, Kontakte zu finden. Wir empfehlen dir, deine eigene Ordnerstruktur zu erstellen und den richtigen Ordnerpfad für deine Kontakte in der Spalte Ordner anzugeben.mceclip5.png
  10. Optional: Wenn du in Schritt 3 "Neue Artikel hinzufügen und doppelte Zeilen überspringen" oder "Vorhandene Artikel mit neuen Daten aktualisieren" ausgewählt hast, musst du Abgleichspalten auswählen, damit das System weiß, welche Einträge aktualisiert werden sollen. Wenn du zum Beispiel die Kontaktpersonen aller Kontakte aktualisierst, könntest du "Name" als Übereinstimmungsspalte auswählen, da sie für jeden zu aktualisierenden Kontakt eindeutig ist und selbst nicht aktualisiert wird. Die Übereinstimmungsspalte sollte niemals die Spalte sein, die du versuchst zu aktualisieren.
    Achtung! Diese Spalten dürfen keine doppelten Werte in der Importdatei enthalten, da sie während des Imports verwendet werden, um zu identifizieren, welcher Artikel oder welche Seriennummer übersprungen werden soll. 
  11. Klicke auf "Nächster Schritt" und prüfe die Vorschau deiner Daten ein letztes Mal.

    mceclip6.png
    Hinweis:
    Nur die ersten 10 Zeilen werden in der Vorschau angezeigt. 
  12. Klick auf Importieren
  13. Nachdem der Import abgeschlossen ist, öffnet sich ein Fenster mit den Ergebnissen. Wenn deine Daten erfolgreich importiert wurden, kannst du das Fenster schließen oder "Importiertes Material anzeigen" wählen. Wenn der Import (teilweise) fehlgeschlagen ist, lies bitte den Abschnitt "Einblick in dein Importergebnis" weiter unten.mceclip7.png

Einblick in dein Importergebnis

Manchmal kann es passieren, dass der Import (teilweise oder ganz) fehlschlägt. Wenn das passiert, kannst du alle Antworten im Importergebnis finden, wie z.B.: 

  • Welche Zeilen (Kontakte) fehlgeschlagen sind
  • Warum diese Zeilen (Kontakte) fehlgeschlagen sind
  • Welche Zeilen (Kontakte) erfolgreich importiert wurden

Am Ende des Importergebnisses kannst du eine Datei herunterladen, die alle fehlgeschlagenen Zeilen enthält, zusammen mit dem Grund des Fehlschlags. So hast du pro Zeile einen direkten Einblick, was der Grund für das Scheitern ist. 

Lade unsere Importvorlage herunter

 

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