Jede Demo von Rentman beginnt mit einer Beispieldatenbank von Kontakten. Du kannst schnell eigene Kontakte hinzufügen, indem du eine Kontaktdatei importierst, oder du kannst die Kontakte einzeln im Kontaktmodul hinzufügen.
In diesem Artikel gehen wir durch die einzelnen Schritte, zum Importieren deiner Kontaktliste in Rentman.
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Eine .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) oder .csv-Datei mit den Informationen deiner Kontakte. Wenn du noch keine hast, kannst du die Vorlage aus dem Importfenster in Rentman herunterladen. Am Ende dieses Artikels kannst du außerdem eine Beispieldatei mit Erklärungen herunterladen, die du als Referenz für die Erstellung einer Kontaktdatei verwenden kannst.
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Verwende eindeutige Überschriften (Titel) in der ersten Zeile deiner Datei.
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Importiere nicht mehr als 64 Spalten in einem Durchgang.
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Gib die wichtigsten Informationen an (z. B. Name, Nachname, Ordner).
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Der Ordnerpfad eines Artikels muss in der Spalte "Ordner" angegeben werden, etwa so: Freelancer/Audiotechniker
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Vergewissere dich, dass die Datei nicht aus mehreren Blättern besteht.
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Die .xlsx-Datei darf keine leeren Zeilen enthalten.
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Füge deiner .xlsx-Datei keine Bilder hinzu. Diese kannst du später in der Software hinzufügen.
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Stelle sicher, dass alle Informationen in der Datei als Text und ohne Markierungen (fett, kursiv, Farben usw.) eingegeben werden.
- Richte im contact_phone Modul Kontakte eine logische Ordnerstruktur ein, damit du organisiert bleibst und deine Kontakte schneller findest.
Kontaktpersonen importieren
Wenn dein Kontakt auch Kontaktpersonen einsetzt, kannst du Spalten in deiner Kontaktdatei erstellen, die Informationen über einzelne Kontaktpersonen enthalten. Diese Spalten helfen dabei mehrere Kontaktpersonen, die zum selben Kontakt gehören mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse und anderen Informationen anzulegen. In deiner Datei könnten die Spalten für Kontaktpersonen so aussehen:
Mehrere Kontaktpersonen pro Kontakt anlegen
Wenn der Kontakt, den du hinzufügen möchtest, mehr als eine Kontaktperson hat, kannst du sie trotzdem alle auf einmal importieren. Um mehrere Kontaktpersonen zu importieren, muss jede Kontaktperson eine Zeile in deiner Importdatei haben. Jede Zeile enthält dann Informationen sowohl über den Kontakt als auch über die Kontaktperson, wie im untenstehenden Beispiel gelb dargestellt.
Importiere deine Kontaktdatei
- Geh zum contact_phone Kontaktmodul.
- Klicke auf Weitere Aktionen more_vert und wähle Importieren.
- Wähle die gewünschte Art des Imports:
Alle Zeilen als neuen Artikel importieren Rentman erstellt für jede Zeile einen neuen Kontakt. Vorhandene Artikel mit neuen Daten aktualisieren Wenn du die Kontakte in deiner Datenbank aktualisieren möchtest, findest du in unserem Artikel über die Aktualisierung von Daten eine Anleitung dazu.
Neue Artikel hinzufügen und bestehende überspringen Rentman importiert keine Kontakte, die sich bereits in deiner Datenbank befinden. - Gib an, ob du die mit deinen Kontakten verbundenen Kontaktpersonen importieren möchtest.
- Lade eine Kontaktdatei gemäß den aufgeführten "Bedingungen" hoch.
Wenn du noch keine Datei mit deinen Kontakten zur Verfügung hast, kannst du unsere Vorlage unter Datei Uploaden “Lade hier eine Beispieldatei herunter" herunterladen. - Gib an, ob deine Datei eine Kopfzeile (Spaltenüberschriften) enthält. Wenn die ja ausgewählt wird, wird die erste Zeile der Datei nicht importiert.
- Für jede Spalte gleicht das System die Namen der Überschriften mit den Spaltennamen in Rentman ab. Prüfe, ob alle Übereinstimmungen korrekt sind, und passe sie gegebenenfalls an.
Wenn du in Schritt 4 "Ja" zum Importieren von Kontaktpersonen gewählt hast, wird das System versuchen, die Spalten in deiner Datei entweder mit den Kontaktspalten oder mit den Spalten der Kontaktpersonen abzugleichen. Überprüfe, ob alle Spaltenübereinstimmungen korrekt vorgenommen wurden, und passe sie gegebenenfalls an.
- Klicke auf "Nächster Schritt", wenn alle Spalten richtig zugeordnet wurden.
- Wähle einen Hauptordner für deine eigene Ordnerstruktur. Der Hauptordner ist der oberste Ordner, der deine Ordnerstruktur enthält. Neue Artikel werden in diesem Ordner abgelegt. Wenn du in deiner Importdatei Ordner definiert hast, werden diese Artikel unter dem gewählten Hauptordner platziert.
Achtung! Wenn deine Kontaktdatei keine Spalte "Ordner" enthält, werden alle Kontakte im gleichen Hauptordner gespeichert. Das bedeutet, dass deine Kontakte nicht geordnet sind und es daher schwierig sein kann, Kontakte zu finden. Wir empfehlen dir daher, deine eigene Ordnerstruktur zu erstellen und den richtigen Ordnerpfad für deine Kontakte in der Spalte Ordner anzugeben. - Optional: Wenn du in Schritt 3 "Neue Artikel hinzufügen und doppelte Zeilen überspringen" oder "Vorhandene Artikel mit neuen Daten aktualisieren" gewählt hast, musst du Abgleichspalten auswählen, damit das System weiß, welche Einträge zu aktualisieren sind. Wenn du beispielsweise die Kontaktpersonen aller Kontakte aktualisierst, könntest du "Name" als Übereinstimmungsspalte auswählen, da sie für jeden zu aktualisierenden Kontakt eindeutig ist und nicht selbst aktualisiert wird. Die Abgleichspalte sollte niemals die Spalte sein, die aktualisiert werden soll.
Achtung! Diese Spalten dürfen in der Importdatei keine doppelten Werte enthalten, da sie während des Imports verwendet werden, um festzustellen, welcher Artikel oder welche Seriennummer übersprungen werden soll. - Klicke "Nächster Schritt" und überprüfe die Vorschau deiner Daten ein letztes Mal.
Hinweis: In der Vorschau werden nur die ersten zehn Zeilen angezeigt. - Klicke Importieren
- Nach Abschluss des Imports wird ein Fenster mit den Ergebnissen angezeigt. Wenn deine Daten erfolgreich importiert wurden, kannst du das Fenster schließen oder "Importierte Kontakte anzeigen" wählen. Wenn der Import (teilweise) fehlgeschlagen ist, lies bitte den untenstehenden Abschnitt "Einblick in dein Importergebnis".
Einblick in dein Importergebnis
Manchmal kann es passieren, dass der Import (teilweise oder ganz) fehlschlägt. Wenn das passiert, kannst du alle Antworten im Importergebnis finden, wie z.B.:
- Welche Zeilen (Kontakte) fehlgeschlagen sind
- Warum diese Zeilen (Kontakte) fehlgeschlagen sind
- Welche Zeilen (Kontakte) erfolgreich importiert wurden
Am Ende des Importergebnisses kannst du eine Datei herunterladen, die alle fehlgeschlagenen Zeilen enthält, zusammen mit dem Grund des Fehlschlags. So hast du pro Zeile einen direkten Einblick, was der Grund für das Scheitern ist.
Gründe, warum der Import fehlschlägt:
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Zu viele Daten - Bei großen Dateien kann die Verarbeitung zu lange dauern, und einige Informationen werden möglicherweise nicht importiert. Lösche in diesem Fall den letzten Import, teile deine Liste in kleinere Dateien auf und importiere sie separat.
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Falsche Formatierung - Alle Informationen in der Datei müssen als Text eingegeben werden, und zwar ohne Markierungen (fett, kursiv, Hintergrundfarben usw.).
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Mehrere Blätter - Wenn deine .xslx-Datei mehrere Blätter hat, kann sie nicht in Rentman importiert werden.
Löschen eines Imports
Wenn ein Import teilweise schief geht, ist es am besten, die Informationen zu löschen und alles noch einmal zu wiederholen. Jedes Mal, wenn du Kontakte importierst, erstellt Rentman einen Tag mit dem Format " Import-Datum-Stunde". Wähle einfach den Tag deiner letzten Aktualisierung aus und lösche diese Artikel.
Kontakte in deiner Datenbank aktualisieren
Wenn du deine Kontaktliste bereits importiert hast, aber einige Massenänderungen vornehmen musst, kannst du die Artikel in deiner Datenbank aktualisieren.
Extra Eingabefelder importieren
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Richte das zusätzliche Eingabefeld im settings Konfigurationsmodul ein
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Erstelle eine Spalte mit dem Wert des zusätzlichen Eingabefeldes in deiner .xlsx-Datei.
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Wenn du die Datei importierst, stimme die neue Spalte mit dem zusätzlichen Eingabefeld ab (du findest es im Abschnitt "Extra" der Spalten).