In Rentman ist es möglich, Rechnungen zu erstellen, sie in eine Buchhaltungssoftware zu exportieren oder als bezahlt zu kennzeichnen. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du deine Rechnungsstellung einrichten kannst.
Rechnungszeitpunkt
Die Rechnungszeitpunkt bestimmt, wann ein Projekt in der Registerkarte "Fakturieren" des Rechnungsmoduls angezeigt wird.
Du kannst ein Projekt in einem Zug in Rechnung stellen oder die Rechnung in bis zu drei Zeitpunkten aufteilen. Die verschiedenen Zeitpunkte sind:
- Nach Bestätigung: Die Rechnung muss erstellt werden, wenn ein Projekt bestätigt wird.
- Vor dem ersten Tag: Die Rechnung muss vor dem ersten Tag der Planungsperiode des Projekts erstellt werden.
-
Nach Ablauf: Die Rechnung muss nach dem letzten Tag der Planungsperiode erstellt werden.
Richte deine Rechnungszeitpunkte ein:
- Gehe zu Konfiguration > Finanzen > Rechnungszeitpunkte.
- Klicke auf + Rechnungszeitpunkt hinzufügen oder doppelklicke auf einen bestehenden Rechnungszeitpunkt, um ihn zu bearbeiten.
- Füge einen Namen hinzu, sowie den Namen, der auf der Rechnung stehen und welcher Prozentsatz des Projekts zu welchem Zeitpunkt in Rechnung gestellt werden soll.
Du kannst jetzt für jeden Projekttyp einen Standard-Rechnungszeitpunkt festlegen.
Zahlungskonditionen
Die Zahlungskonditionen bestimmen, wie viel Zeit dein Kunde für die Bezahlung seiner Rechnungen hat.
Richte deine Zahlungskonditionen ein:
- Gehe zu Konfiguration > Finanzen > Zahlungskonditionen.
- Klicke auf + Zahlungskondition hinzufügen oder doppelklicke auf eine bestehende Zahlungskondition, um sie zu bearbeiten.
- Gebe die benötigten Informationen ein.
Submodul ‘Zu fakturieren’
Das Submodul ‘Zu fakturieren’ listet jedes Projekt oder Subprojekt mit einem ausstehenden Rechnungszeitpunkt auf, basierend auf den Rechnungszeitpunkten, die auf dem Reiter Finanzen des Projekts festgelegt sind. Normalerweise werden bei Projekten mit Subprojekten alle Rechnungszeitpunkte unter dem Hauptprojekt zusammengefasst.
Wenn ein langfristiges Projekt periodenweise abgerechnet wird (z. B. eine monatlich abgerechnete Vermietung), können jetzt die Rechnungszeitpunkte für jedes Subprojekt einzeln in ‘Zu fakturieren’ angezeigt werden. So erhältst du für jede Periode eine Erinnerung, anstatt alles selbst im Blick behalten zu müssen.
Rechnungszeitpunkte pro Subprojekt einzeln anzeigen
Um die Rechnungszeitpunkte eines Subprojekts als eigene Zeile in ‘Zu fakturieren’ anzuzeigen:
- Öffne das Modul Konfiguration > Finanzen > Rechnungszeitpunkte.
- Wähle einen Rechnungszeitpunkt aus und klicke auf Bearbeiten.
- Aktiviere die Option Separate Zeitpunkte pro Subprojekt berechnen.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird dieser Rechnungszeitpunkt als eigene Zeile pro Subprojekt in ‘Zu fakturieren’ angezeigt, mit einer neuen Spalte Subprojekt. Jede Zeile wird anhand der eigenen Termine des jeweiligen Subprojekts berechnet, anstatt anhand der Termine des Projekts.
Ein Subprojekt als extern fakturiert markieren
Manche AV-Unternehmen müssen bestimmte Rechnungsvorlagen verwenden, die Rentman nicht abbilden kann. Bestimmte Finanzbehörden akzeptieren zudem nur Rechnungen aus zertifizierter Fakturierungssoftware. Aus diesem Grund fakturieren manche Kunden ausgewählte Projekte außerhalb von Rentman.
Bisher wurde ein Projekt komplett aus ‘Zu fakturieren’ entfernt, sobald es als extern fakturiert markiert wurde, auch wenn nur ein Teil davon betroffen war. Ist die Option Separate Zeitpunkte pro Subprojekt berechnen aktiv, kannst du jetzt nur dieses Subprojekt als extern fakturiert markieren, während der Rest des Projekts in ‘Zu fakturieren’ bleibt.
So markierst du ein Projekt oder Subprojekt als extern fakturiert:
- Öffne das Submodul ‘Zu fakturieren’.
- Suche das Projekt oder Subprojekt, das bereits extern fakturiert wurde.
- Klicke auf Als extern fakturiert markieren und bestätige mit Ja.
Das Projekt oder Subprojekt wird in die Liste ‘Extern fakturiert’ verschoben und erscheint nicht mehr in ‘Zu fakturieren’.
Standardeinstellungen für Kontakte
Du kannst jedem Kontakt Standard-Rechnungszeitpunkte und Zahlungsbedingungen zuweisen. Um dies zu tun, musst du:
- Einen Kontakt hinzufügen oder einen bestehenden Kontakt bearbeiten.
- In die Registerkarte Bezahlung gehen.
- Die Standard-Rechnungszeitpunkte und Zahlungsbedingungen dort hinterlegen.
Wenn du einen Kontakt als Auftraggeber für ein Projekt hinzufügst, wirst du gefragt, ob du diese Einstellungen übernehmen möchtest.