Richte Kontakte ein und bearbeite sie

Du kannst deine Kontakte im contact_phone Kontaktmodul anlegen und bearbeiten. Es gibt zwei Arten von Kontakten, die du hinzufügen kannst: eine Privatperson oder eine Firma. Du kannst auch Kontaktpersonen zu einem Kontakt hinzufügen. Dies sind Personen, die mit deinem Kontakt verbunden sind. Zum Beispiel eine bestimmte Person, die die Rechnung erhalten soll, oder andere Personen in derselben Firma, mit denen du ebenfalls kommunizieren musst. Du kannst sie im Reiter Kontaktpersonen deines Kontakts hinzufügen.

In diesem Artikel wird erklärt, wie du Kontakte und Kontaktpersonen hinzufügen oder bearbeiten kannst. Außerdem gehen wir auf alle Registerkarten des contact_phone Kontaktmoduls ein.

Wenn du schnell alle deine Kontakte auf einmal hinzufügen möchtest, ist der Import deiner Kontaktliste eine bessere Option.

Available for: Lite Classic Pro

Füge einen Kontakt hinzu

  1. Gehe zum contact_phone Kontaktmodul und klicke auf + Kontakt hinzufügen.
  2. Wähle im Feld Typ entweder "Firma" oder "Privatperson" aus.
  3. Fülle die Informationen in den Registerkarten Daten, Kontaktpersonen und Zahlung aus. Alle Registerkarten werden weiter unten in diesem Artikel ausführlich behandelt.

Bearbeite einen Kontakt

  1. Doppelklicke auf einen bereits bestehenden Kontakt im contact_phone Kontaktmodul, um ihn zu bearbeiten.

Füge eine Kontaktperson hinzu

Kontaktpersonen sind Personen, die mit einem Kontakt verbunden sind, jedoch andere Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse und Telefonnummern haben.

Zum Beispiel: Eine bestimmte Person (außer deinem Hauptansprechpartner), die die Rechnung erhalten soll oder andere Personen im selben Unternehmen, mit denen du ebenfalls kommunizieren musst.

  1. Gehe beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Kontakts zum Reiter Kontaktpersonen
  2. Klicke auf + Kontaktperson hinzufügen.
  3. Fülle die benötigten Informationen aus und klicke aus Bestätigen, um die Änderungen zu übernehmen. 
  4. (Optional) Klicke auf bookmark Standard setzen, um die Person zur "Standard-Kontaktperson" für diese Firma zu machen.

Reiter Daten

  • Typ - Wähle aus "Privatperson" oder "Firma".
  • Ordner - Wähle den Ordner, unter dem der Kontakt gespeichert werden soll.
    Falls du eine neue Ordnerstruktur erstellen möchtest, lies gerne unseren Artikel über das Erstellen einer Ordnerstruktur.
  • Kontaktnummer - Die eindeutige Datenbanknummer deines Kontakts ist für deine interne Referenz und deine eigene Buchhaltung. Die Nummer ist an deine Dokumente gebunden. Wenn du dieses Feld leer lässt, wird Rentman automatisch eine Kontaktnummer generieren.

Besucher-, Post- und Rechnungsadresse

Wenn es sich bei dem Kontakt um ein großes Unternehmen handelt, könnte er unterschiedliche Adressen für seinen Standort, seine Büros und seine Buchhaltungsabteilung haben. Du kannst drei verschiedene Adressen zu deinem Kontakt hinzufügen: die Besucher-, Post- und Rechnungsadresse.

  • Die Besucheradresse wird von Rentman verwendet, um die Entfernung und Reisezeit von deinem Standort aus zu berechnen. In diesem Abschnitt hast du das Feld Strecke / Fahrtzeit.
    Vergiss nicht, auf refresh Aktualisieren zu klicken, um Entfernung und Fahrtzeit zu berechnen. Wenn du dies nicht tust, werden diese nicht berücksichtigt, wenn du den Kontakt zu einem Projekt hinzufügst.
  • Die Postanschrift wird standardmäßig auf deinen Angeboten und Verträgen angezeigt. Du kannst dies jederzeit ändern, indem du deine Dokumentvorlagen bearbeitest.
  • Die Rechnungsadresse wird standardmäßig auf deinen Rechnungen angezeigt. Du kannst dies jederzeit ändern, indem du deine Dokumentvorlagen bearbeitest.

Details

  • Warnung - Diese Warnmeldung wird angezeigt, wenn dieser Kontakt in einem Projekt ausgewählt wird.
  •  - Der Betreff der automatischen Projektnotiz (siehe unten).
  • - Diese Bemerkung wird automatisch zu Projekten hinzugefügt, wenn dieser Kontakt als Auftraggeber oder Veranstaltungsort ausgewählt wird.

Reiter Zahlung

Zahlungsinformationen

  • RechnungszeitpunktWähle einen Rechnungszeitpunkt für diesen Kontakt. Du kannst deine eigenen Rechnungszeitpunkte unter settings Konfiguration > Finanzen > Rechnungszeitpunkte erstellen.
    Hinweis: Die Wahl eines Rechnungszeitpunkts für einen Kontakt hat Vorrang vor dem Rechnungszeitpunkt des Projekts, wenn der Kontakt als Auftraggeber ausgewählt wird.
  • ZahlungskonditionWähle die Zahlungskondition für diesen Kontakt. Du kannst deine eigenen Zahlungskonditionen unter settings Konfiguration > Finanzen > Zahlungskonditionen erstellen.
    Hinweis: Die Wahl einer Zahlungskondition für einen Kontakt hat Vorrang vor der Zahlungskondition des Projekts, wenn der Kontakt als Auftraggeber ausgewählt wird.
  • MwSt-RegelungWähle eine MwSt. Regelung für diesen Kontakt. Lies unseren Artikel über die Besteuerung für weitere Informationen.
    Hinweis: Die Wahl einer MwSt. Regelung für einen Kontakt hat Vorrang vor der MwSt. Regelung des Projekts, wenn der Kontakt als Auftraggeber ausgewählt wird.
  • Kontaktspezifischer Versicherungsprozentsatz - Wenn du "Ja" wählst, kannst du einen Versicherungsprozentsatz für diesen Kontakt angeben.

Rabattgruppen

Wähle den Rabattprozentsatz für deine Vermiet- und Verkaufsmaterialien. Du kannst deine eigenen Rabattgruppen im settings Konfigurationsmodul anlegen.

Gruppiere deine Kontakte

Du kannst Labels verwenden, um einem Kontakt eine bestimmte Bezeichnung zu geben. Um mehrere Kontakte zu gruppieren, weise ihnen einfach dasselbe Label zu. Es ist nicht möglich, die Kontakte mithilfe der Ordnerstruktur zu gruppieren, da diese nur für die Speicherung deiner Kontakte in der Rentman-Datenbank vorgesehen ist.

Wenn ein Kontakt sowohl Kunde als auch Lieferant ist, kannst du ihm ein Label mit der Bezeichnung Kunde und ein Label mit der Bezeichnung Lieferant geben.

Massenbearbeitung

Durch die Auswahl aller gewünschten Kontakte im contact_phone Kontaktmodul kannst du deren Eigenschaften auf einmal bearbeiten. Dies kann viel Zeit sparen, wenn du den/die gleichen Wert(e) für eine Gruppe von Kontakten ändern möchtest.

Du kannst deine Kontakte auch in großen Mengen bearbeiten, indem du sie exportierst, aktualisierst und wieder importierst.

  1. Gehe zum contact_phone Kontaktmodul.
  2. Wähle mceclip0.png die gewünschten Kontakte aus.
  3. Klicke auf edit Bearbeiten.
  4. Wähle die Felder, die du bearbeiten möchtest und ändere ihre Werte. 

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Kontaktperson zu einem anderen Kontakt verschieben? (z.B. eine Person, die für zwei verschiedene Firmen arbeitet) 
Nein, das ist nicht möglich. Stattdessen kannst du die gleiche Kontaktperson zu beiden Kontakten hinzufügen.
Wie füge ich einen Kontakt (Ort) mit mehreren Bühnen, Bereichen oder Räumen und den dazugehörigen  Kontaktpersonen hinzu?
Derzeit ist es nicht möglich, einen Kontakt mit Unterkategorien für mehrere Bühnen, Bereiche oder Räume zu erstellen. Du kannst einfach einen neuen Kontakt anlegen und dort deine Informationen und Kontaktpersonen hinzufügen. Zum Beispiel einen Kontakt mit dem Namen Tivoli Utrecht (Stufe A) und einen Kontakt mit dem Namen Tivoli Utrecht (Stufe B).
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