XML - UBL ist das bei der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) verwendete Format. In einigen Ländern muss bei jeder Transaktion die elektronische Rechnungsstellung anstelle der herkömmlichen Rechnungsstellung verwendet werden. In anderen Ländern ist die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung nur für Transaktionen mit Regierungsbehörden verpflichtend.

In Rentman kann jede Rechnung im XML - UBL-Format exportiert werden. Dieser Artikel zeigt dir die grundlegenden Einstellungen, die du für die elektronische Rechnungsstellung einrichten musst.

Unstrukturierte Rechnungsdaten im PDF- oder Word-Format sind als E-Rechnungen nicht gültig.

.

Unterstützte Formate

In Rentman kannst du jede Rechnung im XML-UBL-Format exportieren.

Neben dem bestehenden UBL 2.3-Format haben wir auch die Unterstützung für das UBL 2.1-Format wieder aktiviert. Dadurch kannst du je nach regionalen Anforderungen das passende Format für Hauptbuch und Export auswählen.

Wir haben außerdem die Unterstützung für das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen eingeführt, als Alternative zur XRechnung, um den deutschen Rechnungsanforderungen gerecht zu werden.

Da ZUGFeRD identisch mit dem Factur-X-Format ist, kann es auch für die elektronische Rechnungsstellung in Frankreich verwendet werden.

MwSt. Regelungen einrichten

1. Gehe zum settings Konfigurationsmodul > Finanzen > MwSt. Regelungen.
2. Doppelklicke auf eine MwSt. Regelung, um diese zu öffnen.
3. Gebe die korrekte Steuerkategorie an. Hier kannst du die verschiedenen Kategorien nachschlagen: EDIFACT code (5305 Norm) 
4. Klicke auf Bestätigen.
5. Wiederhole dies für jede MwSt. Regelung.

Beispiel (basierend auf niederländischen MwSt. Regelungen und Kategorien):

Konfigurieren die Einstellungen deiner E-Rechnung

Gehe zum settings Konfigurationsmodul > Finanzen > Digitale Rechnungsstellung und fülle die folgenden Felder aus:

• Identifikationsnummer: die eindeutige Nummer, die ein Unternehmen auf der Grundlage des Identifikationsschemas des Landes kennzeichnet. Für viele europäische Länder ist dieses System die Mehrwertsteuer. Hier findest du die Europäische Unternehmens-Identifikationsnummer, um deine ID-Nummer zu finden (nur Deutschland und Österreich).
  • Für deutsche Kunden: Wenn dein Unternehmen hauptsächlich in der EU tätig ist, ist die UST-ID die beste Option (Code 9917). Es ist aber auch über die DUNS-Nummer (Code 0002) möglich. Bitte wähle die für dich am besten geeignete Variante.
• Identifikationsschema: der Code, der dein Land definiert. Für viele europäische Länder ist dieses Schema die Mehrwertsteuer. Überprüfe diese Liste, wenn du das Identifikationsschema deines Landes nicht kennst (Spalte 'schemeID').
• Währungscode: Wähle den passenden Währungscode, falls er nicht bereits standardmäßig eingestellt ist. Hier findest du Informationen zu deinem Währungscode. 

Hinweis: Aufgrund ihrer Einzigartigkeit bietet Rentman keine Unterstützung bei der Suche oder Identifizierung deiner Unternehmens-ID-Nummer, deines Schemas oder deines Währungscodes. Bitte wende dich an deinen Finanzberater und sieh dir die Codeliste von Peppol an.

Konfiguriere die E-Rechnung-Einstellungen deiner Kontakte

Gebe die Daten deiner Kontakte ein, um digitale Rechnungen zu erstellen.

1. Gehe zum contact_phone Kontaktmodul.
2. Doppelklicke auf einen Kontakt, um ihn zu öffnen.
3. Gehe zum Reiter Digitale Rechnungsstellung.
4. Gebe die Identifikationsnummer und das Identifikationsschema des Kontaktes ein.

Wenn du die Identifikationsnummer eines Kontakts nicht kennst, fordere sie bei ihm an oder schau in der Identifikationsschema-Datenbank deines Landes nach.

Exportiere deine digitale Rechnung

Nachdem du die Rechnung erstellt hast, kannst du sie im XML - UBL Format exportieren. 

1. Erstelle eine Rechnung.
2. Klicke beim Bearbeiten der Rechnung auf den Download Button.
3. Wähle aus 'UBL basierend auf Hauptbüchern' (für den internen Gebrauch) und 'UBL zum Senden' (für deine Kunden).