Projekte umfassen oft mehr Stunden als die am Veranstaltungsort: der Bühnenentwurf, die Besichtigung des Standorts, das Anfertigen von Zeichnungen, das Einholen der Freigabe beim Kunden und das Verfassen des Abschlussberichts. Dazu kommt noch die Arbeit, die zu keinem bestimmten Projekt gehört: der Tag im Lager, die Lieferungen und die Verwaltungsarbeit im Büro.
Rentman bietet dir vier Möglichkeiten, auch diese Arbeit zu planen: Veranstaltungen, Schichten, Aufgaben und Services. Auf den ersten Blick ist nicht deutlich, wie sich diese unterscheiden, aber im Personalplaner, auf deinen Boards und in den Angeboten und Rechnungen haben sie jeweils eine andere Funktion. Achte darauf, die richtige Option für dein Ziel auszuwählen, damit deine Planung zuverlässig bleibt und du sicherstellst, dass die Stunden, die dein Team geleistet hat, korrekt erfasst werden.
In diesem Artikel erfährst du, wozu jede der vier Optionen dient und für welche du dich entscheiden solltest.
Welche Option solltest du wählen?
Am besten entscheidest du dich für die Option, die optimal zu deinem Planungsziel passt.
Planst du Personen ein? Dann brauchst du einen Dienst oder eine Schicht. Beides gibt es im Personalplaner, beide haben eine Start- und eine Endzeit, und beide beantworten die Frage „Wer ist wann wo eingeplant?“.
- Die Aufgaben gehören zu einem Projekt und sollen im Rahmen der Veranstaltung ausgeführt werden: Nutze eine Funktion.
- Die Arbeit gehört nicht zu einem Projekt; etwa ein Tag im Lager, ein Lieferauftrag oder administrative Aufgaben: Verwende eine Schicht.
Planst du Lieferaufträge ein? Dann brauchst du eine Aufgabe. Eine Aufgabe beantwortet die Frage „Was muss getan werden und bis wann?“. Sie hat zwar eine Deadline, es gibt aber keinen festen Zeitraum, in dem sie erledigt werden muss. Daher taucht sie nicht im Personalplaner auf.
Möchtest du deinem Kunden eine Gruppe von Dienstleistungen in Rechnung stellen? Fasse die Aufgaben zu einem Service zusammen.
Die vier Optionen im Vergleich
| Funktion | Schicht | Aufgabe | Service | |
|---|---|---|---|---|
| Was ist es? | Eine Funktion, die während des Events besetzt werden muss | Zeitblock für interne Aufgaben | Eine Aufgabe, die erledigt werden muss | Mehrere Aufgaben, die du dem Kunden in Rechnung stellst |
| Gehört es zu einem Projekt? | Ja | Nein | Optional | Ja |
| Wann findet die Arbeit statt? | Während des Events, zu einer festgelegten Uhrzeit | Zu einer festgelegten Zeit | Vor oder nach dem Event, bis zu einem bestimmten Termin | Umfasst die darin enthaltenen Aufgaben |
| Wie ist es geplant? | Start- und Endzeit | Start- und Endzeit | Zeitbudget und Deadline, ohne festgelegten Startzeitpunkt | Kosten und Preis |
| Wo siehst du es? | Personalplaner-Modul, Personalplanungs-Tab im Projekt | Personalplaner | Aufgabenboards, Aufgabenmodul, Aufgaben- und Projekt-Tabs und Dashboard-Widget „Aufgaben“ | Services-Tab und die finanzielle Übersicht des Projekts |
Vier Beispiele
Aufbautag: Funktion
Am Tag vor der Show werden von 08:00 bis 17:00 Uhr vier Veranstaltungstechniker vor Ort benötigt. Die Arbeit findet zu einer festgelegten Zeit und an einem festen Ort statt. Das Team wird im Personalplaner geplant, sodass du die Verfügbarkeit prüfen und Doppelbuchungen vermeiden kannst. Die Arbeitsstunden werden dem Kunden als Personalkosten in Rechnung gestellt.
Verwende hierfür eine Funktion. Mehr über Funktionen erfahren.
Reinigung der Lieferwagen: Schicht
Die Lieferwagen werden jeden Freitagnachmittag gereinigt, und dafür brauchen zwei Leute etwa drei Stunden. Die Arbeit gehört zu keinem Projekt, findet zu einer festgelegten Zeit statt und wiederholt sich jede Woche.
Erstelle eine Schicht für die „Lieferwagenreinigung“ von 14:00 bis 17:00 Uhr und plane deine beiden Mitarbeiter dafür ein. Da sich die Arbeit jede Woche wiederholt, kannst du eine wiederkehrende Schicht einrichten, sodass du sie nicht für jeden Freitag neu erstellen musst. Deine Mitarbeiter können die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden direkt in der Schicht erfassen. So wird die Zeit auch dann erfasst, wenn kein Projekt damit verknüpft ist. Mehr über Arbeiten mit Schichten erfahren.
Bühne entwerfen: Aufgaben zu einem Service gebündelt
Ein Bühnendesigner braucht ungefähr zwölf Stunden für den Entwurf eines Bühnendesigns. Die Arbeit findet irgendwann in den drei Wochen vor der Veranstaltung statt; wann genau die Aufgabe erledigt wird, spielt dabei keine Rolle, entscheidend ist nur, dass das Design vor Beginn des Aufbaus fertig ist. Du verkaufst deinem Kunden das Design als Teil eines Service-Pakets.
Erstelle einen Service für „Bühnendesign“ und anschließend eine Aufgabe: Entwurf, Kundenabnahme und Überarbeitung. Weise jeder Aufgabe ein Zeitbudget und eine Deadline zu. Die Stunden, die dein Team für diese Aufgaben erfasst, werden dem Service zugeordnet. So kannst du deine Angebote mit den tatsächlichen Arbeitskosten vergleichen. Mehr über Services erfahren.
Bearbeitung des Filmmaterials nach der Veranstaltung: Aufgabe
Jemand muss in der Woche nach der Veranstaltung ein Recap-Video schneiden. Es gibt eine verantwortliche Person und eine Deadline, aber keinen festen Termin, bis wann die Arbeit abgeschlossen sein muss.
Erstelle eine Aufgabe mit einem Zeitrahmen, einer Deadline und einer verantwortlichen Person. Wenn du dem Kunden das Editing in Rechnung stellst, verknüpfe die Aufgabe zusätzlich mit einem Service. Erfahre mehr über Aufgaben.
Wie sich die verschiedenen Optionen auf die Finanzen der Projekte auswirken
- Eine Funktion verursacht Personalkosten und bringt Personaleinnahmen ein, wenn sie in Rechnung gestellt wird. Beides erscheint in der finanziellen Übersicht deines Projekts.
- Eine Schicht gehört nicht zu einem Projekt und wird daher in der finanziellen Übersicht des Projekts nicht angezeigt. Deine Crew kann die geleisteten Stunden direkt in einer Schicht erfassen, sodass diese für die Lohnabrechnung und die Berichterstellung protokolliert wird.
- Eine Aufgabe hat keinen eigenen Preis. Sie ist mit einem Zeitbudget verbunden, und die gearbeiteten Stunden fallen als interne Kosten an. So kannst du die geplanten Stunden mit der tatsächlich gearbeiteten Zeit vergleichen.
- Ein Service verwandelt Aufgaben in Umsatz. Ein Service hat einen Tarif und einen Preis, wird bei den Angeboten und Rechnungen aufgeführt und zeigt die geplanten Stunden im Vergleich zu den erfassten Stunden an. Damit kannst du deine Margen einfach überprüfen.