Eine Aufgabe ist eine Arbeit, die erledigt werden muss: eine Bühne entwerfen, einen Kunden um eine Freigabe bitten, einen Lieferwagen zur Inspektion bringen oder bei einem Angebot nachfassen. Im Gegensatz zu einer Funktion oder einer Schicht hat eine Aufgabe keine feste Start- und Endzeit. Sie hat eine Deadline, und wer auch immer sie zugewiesen bekommt, entscheidet selbst, wann die Aufgabe erledigt wird.
Du kannst fast überall in Rentman eine Aufgabe hinzufügen. Jede Aufgabe wird im Aufgabenmodul angezeigt, sodass nichts untergeht. Das Benachrichtigungssystem von Rentman sorgt dafür, dass du nie einen Termin vergisst.
In diesem Artikel erfährst du, wie du eine Aufgabe hinzufügst, wozu die einzelnen Felder einer Aufgabe dienen, wie du sehen kannst, woran dein Team gerade arbeitet, und wie du eine Aufgabe abschließt.
Aufgabe hinzufügen
Für jeden Artikel in Rentman
- Öffne einen Posten durch Doppelklicken. Das funktioniert für Zumietungen, Bestellungen, Material, Kontakte, Mitarbeiter, Fahrzeuge, Prüfungen, verlorenes Material, Bestandszählungen und Statistiken. Wenn du keine Organize-Lizenz hast, kannst du denselben Weg nutzen, um eine Aufgabe für ein Projekt anzulegen.
- Scrolle nach unten und klicke auf „Aufgabe hinzufügen“.
- Konfiguriere die Aufgabeoptionen.
- Speichern.
Über das Aufgabenmodul
- Gehe zum Aufgabenmodul.
- Klick auf „Aufgabe hinzufügen“.
- Konfiguriere die Aufgabeoptionen.
- Speichern.
Über den Tab „Aufgaben“ eines Projekts (Organize)
- Gehe zu einem Projekt.
- Klick auf das Tab „Aufgaben“.
- Klicke auf „+ Aufgabe hinzufügen“.
- Konfiguriere die Aufgabeoptionen.
- Speichern.
Über die Detail-Seitenleiste
- Fahre mit der Maus über den Namen eines beliebigen Elements in der Übersicht und öffne die Seitenleiste „Details“.
- Scrolle nach unten zum Abschnitt „Aufgaben“.
- Klick auf „+“, um eine Aufgabe hinzuzufügen, ohne die Übersicht verlassen zu müssen.
Aufgabeoptionen
Name der Aufgabe
Gib einen Namen für die Aufgabe ein. Das ist das einzige Pflichtfeld.
Deadline
Siehe Deadlines unten.
Status (Organize)
Siehe Aufgabestatus weiter unten.
Fertigstellen
Klick hier, um die Aufgabe als erledigt zu markieren.
Priorität angeben (Organize)
Weise der Aufgabe eine Priorität zu. Wähle zwischen „Hoch“, „Mittel“, „Niedrig“ oder „Keine“.
Farbe (Organize)
Weise der Aufgabe eine Farbe zu, damit sie auf einem Board oder in einer Liste besser auffällt.
Weitere Details
Füge weitere Informationen über die Aufgabe hinzu. Nutze diesen Bereich, um Anweisungen für die Crew zu hinterlassen.
Zuweisen
Eine Aufgabe kann entweder niemandem, allen Mitarbeitern oder einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden. Wenn du eine Aufgabe erstellst, wirst du standardmäßig als Verantwortlicher ausgewählt. Klicke auf den Verantwortlichen, um diesen zu ändern.
Mit der Organize-Lizenz kannst du auch persönliche Aufgaben erstellen. Persönliche Aufgaben sind nur für die Nutzer sichtbar, die sie erstellt haben.
Zeitbudget (Organize)
Siehe Zeitbudget festlegen weiter unten.
Teams (Organize)
Siehe Teams.
Teilaufgaben (Organize)
Siehe Teilaufgaben unten.
Notizen
Füge der Aufgabe eine Notiz hinzu.
Dateien
Füge der Aufgabe eine Datei hinzu, etwa einen Entwurf oder ein Briefing.
Tags
Füge Tags hinzu, nach denen du deine Aufgaben filtern kannst. Zum Beispiel „in Vorbereitung“, „am Veranstaltungsort“ oder „im Lager“. Erfahre mehr über Tags.
Zusätzliche Eingabefelder
Füge deinen Aufgaben individuelle Felder hinzu, um deine Aufgabenboards zu filtern, zu gruppieren und zu sortieren. Erfahre mehr über zusätzliche Eingabefelder.
Aufgabestatus (Organize)
Ein Status informiert dein Team darüber, in welchem Stadium sich eine Aufgabe gerade befindet. Neben „erledigt“ und „zu erledigen“ durchläuft eine Aufgabe oft mehrere Phasen. Erfahre, wie du Aufgabenstatus einrichtest.
Aufgabenstatus über die Listenübersicht ändern
-
Wähle die Aufgaben aus, die du verschieben möchtest.
Rentman-Tipp: Um den Status mehrerer Elemente zu ändern, kannst du mehrere Aufgaben auswählen die denselben Status haben. - Klicke oben in der Leiste über der Liste auf „Zu [Status]“. Der Button zeigt den nächsten Status in deinem Workflow an, zum Beispiel „erledigt“.
Status einer Aufgabe in der Board-Übersicht ändern
- Zieh eine Aufgabe in die gewünschte Statusspalte.
Status einer Aufgabe direkt in der Aufgabe selbst ändern
- Doppelklicke auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen.
- Klick auf den Status und wähle aus dem Dropdown-Menü aus.
- Speichern.
Jeder Nutzer, der eine Aufgabe sehen kann, kann den Status anpassen.
Zeitbudget festlegen (Organize)
Ein Zeitbudget gibt an, wie viele Stunden eine Aufgabe voraussichtlich dauern wird. Es handelt sich dabei nicht um einen festen Zeitrahmen: Es ist nicht wichtig, wann die Arbeit erledigt wird, sondern wie viel Zeit dafür eingeplant ist. Das unterscheidet eine Aufgabe von einer Funktion.
Sobald deine Mitarbeiter die gearbeiteten Stunden erfasst haben, kannst du das Zeitbudget mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit vergleichen. So kannst du herausfinden, ob deine Schätzung zutreffend war, und den Zeitaufwand für das nächste Projekt genauer berechnen. Erfahre mehr über Zeiterfassung bei Aufgaben.
Deadlines
Eine Aufgabe kann entweder keine Deadline, ein festes Datum oder eine Deadline haben, die sich im Kalender mit dem Projekt mitbewegt.
Keine Deadline
Lass das Feld für die Deadline leer. Die Aufgabe bleibt auch ohne Frist aktiv – das ist praktisch für Aufgaben, die irgendwann erledigt werden müssen, ohne dass dafür ein bestimmtes Datum feststeht.
Ein festes Datum
Wähle ein Datum aus. Liegt das Datum in der Vergangenheit und ist die Aufgabe noch nicht erledigt, wird die Aufgabe rot angezeigt.
Im Verhältnis zum Projektzeitplan (Organize)
Lege die Deadline einige Tage vor oder nach einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt fest, zum Beispiel drei Tage vor dem Aufbau. Die Deadline verschiebt sich automatisch, sollte sich der Projektzeitplan ändern. Das ist besonders nützlich bei Projektvorlagen, bei denen dieselbe Aufgabe jeweils an einem anderen Datum ausgeführt wird.
Teilaufgaben (Organize)
Eine Teilaufgabe ist ein Checklisten-Element innerhalb einer Aufgabe. Du kannst Teilaufgaben nutzen, um Aufgaben in einzelne Arbeitsschritte aufzuteilen, ohne dass du mehrere separate Aufgaben erstellen musst.
Eine Teilaufgabe hat einen Titel und hat entweder den Status „zu erledigen“ oder „erledigt“. Eine Teilaufgabe kann niemandem zugewiesen werden, sie hat keine eigene Deadline, kein Zeitbudget und keine eigene Zeit.
Wer kann eine Aufgabe sehen?
Jede Aufgabe verfügt über eigene Sichtbarkeitseinstellungen:
- Allen Mitarbeitern zuweisen: Die Aufgabe wird allen Mitarbeitern zugewiesen und jeder kann sie sehen.
- Bestimmten Mitarbeitern zuweisen: Das ganze Team kann die Aufgabe sehen, aber ein bestimmter Mitarbeiter ist dafür verantwortlich.
- Persönlich (Organize): Nur du kannst die Aufgabe sehen. Eine persönliche Aufgabe wird immer der Person zugewiesen, die sie erstellt hat. Sie erscheint nicht auf einem gemeinsamen Aufgabenboard.
Was können die für eine Aufgabe zuständigen Personen in einem Projekt sehen?
Wenn du jemandem innerhalb eines Projekts eine Aufgabe zuweist, braucht diese Person genügend Hintergrundinformationen, um die Aufgabe erledigen zu können. Deshalb sieht sie dieselben Projektinformationen und Dateien wie ein Mitarbeiter, der für eine Funktion eingeplant ist. Die Crew hat keinen Zugriff auf die Projektfinanzen.
Das solltest du bedenken, bevor du eine Aufgabe zuweist: Wenn du jemandem eine Aufgabe zuweist, erhält diese Person Einblick in das zugehörige Projekt. Welche Informationen diese Person einsehen kann, hängt von der jeweiligen Benutzerrolle ab. Erfahre mehr über Benutzerrollen und Berechtigungen.
Aufgaben-Tab in einem Projekt (Organize)
In Organize hat jedes Projekt einen Tab „Aufgaben“, wo das Aufgabenboard für dieses Projekt angezeigt wird. Dort kannst du Aufgaben hinzufügen, ihren Status ändern und zwischen der Board- und der Listenansicht wechseln.
Wenn du ein Aufgabenboard eines Projekts sehen kannst, bist du in der Lage, Aufgaben hinzuzufügen und zu bearbeiten. Du brauchst keine vollständigen Bearbeitungsrechte mehr für das Projekt. Die Mitarbeiter sehen das Aufgabenboard dieses Projekts ebenfalls in ihrem Aufgabenmodul.
Ohne Organize-Lizenz wird der Aufgaben-Bereich direkt im Projekt anstatt in einem separaten Tab angezeigt. Erfahre mehr über Taskboards.
Aufgabe abschließen
Eine Aufgabe gilt als erledigt, sobald ihr Status auf „erledigt“ gesetzt wird. Du kannst den Status auf verschiedene Arten ändern:
- Setze bei der offenen Aufgabe den Status auf „erledigt“ oder klicke auf „✔“.
- Zieh die Karte auf dem Aufgabenboard in die Spalte „erledigt“.
Alle deine Aufgaben anzeigen
Im Aufgabenmodul werden alle Aufgaben angezeigt, auf die du Zugriff hast. Dort kannst du häufig genutzte Ansichten filtern, gruppieren und speichern sowie die Aufgabenboards für deine Projekte und Teams öffnen.
Aufgaben automatisch zu neuen Projekten hinzufügen
Füge Aufgaben, die sich bei jedem Projekt wiederholen, einer Projektvorlage hinzu. Die Aufgaben werden dann bei jedem neuen Projekt, das anhand dieser Vorlage erstellt wird, automatisch angelegt – einschließlich Zeitbudgets, Teilaufgaben und Deadlines. Erfahre mehr über Projektvorlagen.