Es ist etwas anderes, jemanden von außerhalb des Unternehmens zu einem Board einzuladen, als einen Kollegen hinzuzufügen. Da diese Person noch nicht über ein Rentman-Konto verfügt, wird durch die Einladung ein neues Konto erstellt. Das hat Konsequenzen, die du kennen solltest, bevor du die Einladung verschickst.
In diesem Artikel erfährst du, was passiert, wenn du einen externen Nutzer zu einem Aufgabenboard einlädst, wie du eine Einladung verschickst, was der Nutzer sehen kann und was nicht, und wie du den Zugriff bei Bedarf später wieder entziehen kannst.
Was passiert, wenn du einen externen Nutzer einlädst?
Wenn du jemanden per E-Mail-Adresse zu einem Projekt-Aufgabenboard hinzufügst, passieren drei Dinge:
- Sie werden zu deinem Rentman-Workspace eingeladen. Der externe Nutzer erhält eine Einladung, und sobald er diese annimmt, ist er ein Mitarbeiter in deinem Workspace.
- Sie sehen das Projekt-Aufgabenboard in ihrem Aufgabenmodul. Die Boards erscheinen in der Liste der Boards, zusammen mit allen anderen Boards, auf die der externe Nutzer Zugriff hat.
- Sie sehen alle Aufgaben, die mit diesem Projekt zusammenhängen. Sie sehen das ganze Board. Keine Auswahl an Aufgaben und auch nicht nur die, die ihnen zugewiesen wurden.
Sie können das Projekt selbst nicht öffnen. Der Zugriff auf ein Projekt-Aufgabenboard ist nicht gleichbedeutend mit dem Zugriff auf das gesamte Projekt. Ein externer Nutzer, der zu einem Board hinzugefügt wurde, sieht es in seinem Aufgabenmodul, sieht aber sonst nichts vom Projekt: weder Material noch Personalplanung oder Finanzen.
Externe Nutzer zum Aufgabenboard eines Projekts einladen
- Öffne das Aufgabenboard eines Projekts – entweder über den Tab „Aufgaben“ des Projekts oder über das Aufgabenmodul.
- Klick auf „Teilen“.
- Gib die E-Mail-Adresse der Person ein, die du einladen möchtest.
- Klick auf „+ [E-Mail-Adresse] hinzufügen“.
- Gib den Namen ein und wähle die Benutzerrolle aus.
- Klick auf „+ Mitarbeiter einladen“.
- Speichern.
Die Person erhält eine Einladung per E-Mail. Sobald sie diese annimmt, erhält sie Zugriff auf das Board; bis zu diesem Zeitpunkt werden noch keine Informationen geteilt.
Was ist sichtbar und was nicht?
| sichtbar | verborgen |
|---|---|
| Das Projekt-Aufgabenboard im Aufgabenmodul | Das Projekt selbst, einschließlich Material, Personalplanung und Finanzen |
| Alle Aufgaben, die mit diesem Projekt verbunden sind | Andere Projekte und deren Boards |
| Aufgabendetails, Deadlines, Verantwortliche und angehängte Dateien | Boards, zu denen der Nutzer nicht hinzugefügt wurde |
| Persönliche Aufgaben, die ausschließlich für die Person sichtbar sind, die sie erstellt hat | |
| Alles andere in deinem Workspace, je nach Benutzerrolle |
Auf einem Aufgabenboard, zu dem Nutzer eingeladen wurden, können sie den Aufgabenstatus ändern, neue Aufgaben erstellen und Aufgaben bearbeiten, die von anderen Nutzern erstellt wurden.
Auf Aufgabenboards, zu denen Nutzer nicht eingeladen wurden, können sie den Aufgabenstatus ebenfalls ändern, neue Aufgaben erstellen und Aufgaben anderer Nutzer bearbeiten – allerdings nur, wenn ihre Benutzerrolle ihnen die Berechtigung dazu erteilt.
Überprüfe, was du teilst, bevor du eine Einladung versendest
Das Aufgabenboard enthält mehr als nur die Namen der Aufgaben. Alles auf dem Board wird für die eingeladene Person sichtbar, also prüfe die Informationen sorgfältig, bevor du ein Board freigibst:
- Aufgabendetails. Notizen, die für Kollegen verfasst werden, sind nicht immer für die Augen des Kunden gedacht.
- Angehängte Dateien. Auf dem Board sind alle Zeichnungen, Briefings und Angebote zu einer Aufgabe sichtbar.
- Zeitbudgets. Wenn du für eine Aufgabe ein Zeitbudget festgelegt hast, kann die eingeladene Person möglicherweise sehen, wie viele Stunden du für die Arbeit eingeplant hast.
- Verantwortliche und Deadlines. Es ist sichtbar, wer für was zuständig ist und welche Aufgaben sich verzögern.
Zugriff für Benutzer entfernen
Du kannst jemanden auch wieder aus einem Aufgabenboard entfernen. Dann wird ihm der Zugriff darauf entzogen.
- Öffne das Aufgabenboard eines Projekts – entweder über den Tab „Aufgaben“ des Projekts oder über das Aufgabenmodul.
- Klick auf „Teilen“.
- Suche den Nutzer, den du entfernen möchtest, und klicke auf „Löschen“.
- Speichern.