Wenn du deine Projektarbeit bisher in einem anderen Tool verwaltet hast, musst du in Rentman nicht alles neu erstellen. Exportiere deine Aufgaben ganz einfach aus deiner aktuellen Software und importiere sie in Rentman, inklusive Deadline, Zuständigkeit, Status und Teilaufgaben.
In diesem Artikel erfährst du, wie du den Import vorbereitest und deine Datei erstellst. Außerdem erklären wir, wie Rentman deine Daten mit den bestehenden Daten in deinem Workspace abgleicht und was du tun kannst, wenn Zeilen nicht importiert werden.
Bevor du beginnst
Beim Aufgabenimport werden ausschließlich Aufgaben und Teilaufgaben erstellt. Alles, worauf eine Aufgabe verweist, muss vor dem Import bereits in Rentman vorhanden sein. Andernfalls wird die entsprechende Zeile nicht importiert.
Das bedeutet, dass du mindestens Folgendes einrichten musst:
- Aufgabenstatus. Rentman gleicht den Status in deiner Datei anhand des Namens mit den Status in deinem Workspace ab. Es wird kein neuer Aufgabenstatus erstellt. Erfahre mehr über das Einrichten von Aufgabenstatus.
- Mitarbeiter. Zuständige Personen werden mit den Mitarbeitern abgeglichen, die in Rentman bereits vorhanden sind.
- Alles, womit du die Aufgaben verknüpfen möchtest, etwa Projekte, Material oder Fahrzeuge.
Importdatei vorbereiten
Verwende entweder eine .xlsx- oder eine .csv-Datei. Falls du nicht über eine solche Datei verfügst, kannst du im Importfenster von Rentman eine Beispieldatei herunterladen.
- Schreibe klare Überschriften in die erste Zeile.
- Importiere nicht mehr als 64 Spalten auf einmal.
- Achte darauf, dass die Datei nur ein Arbeitsblatt hat.
- Gib alles als einfachen Text ein, ohne Fettdruck, Kursivschrift oder Hintergrundfarben.
- Füge keine Bilder ein.
Wie Rentman deine Daten abgleicht
Rentman gleicht drei Spalten mit den Daten ab, die bereits in deinem Workspace vorhanden sind. Sie werden nicht einfach übernommen.
Der Status wird über den Statusnamen abgeglichen. Wenn in deinem Workspace kein Status mit diesem Namen existiert, wird die Zeile nicht importiert. Es werden beim Import keine neuen Status erstellt.
Die zuständige Person wird anhand von einem der folgenden Werte abgeglichen. Verwende den Wert in deiner Importdatei:
- E-Mail-Adresse
- Vollständiger Name
- Externe Referenz
Wenn kein Mitarbeiter passt, wird die Zeile nicht importiert.
Der Import der Priorität funktioniert anders: Statt automatisch abgeglichen zu werden, teilst du Rentman während des Imports mit, welcher Wert in der Datei welcher Priorität entspricht. Du kannst also eine Datei verwenden, die P1, P2 und P3 enthält, solange du diese der richtigen Priorität zuweist, wenn du dazu aufgefordert wirst.
Verknüpfen von Aufgaben mit einem Projekt oder einem anderen Element
Eine Aufgabe kann bereits mit dem Element (Crew, Material, Projekt usw.) verknüpft importiert werden, zu dem sie gehört. Rentman nutzt die folgenden Spalten, um diese Einträge zu finden und zu matchen.
| Verknüpfe die Aufgabe mit | Abgleich anhand von |
|---|---|
| Projekt | ID, Name oder Nummer |
| Material | ID, Name oder Code |
| Seriennummer | ID, Seriennummer oder Marke |
| Kontakt | ID, Code oder E-Mail |
| Mitarbeiter | ID, vollständiger Name, E-Mail oder externe Referenz |
| Fahrzeug | ID, Name oder Kennzeichen |
| Angebot | ID oder Nummer |
| Vertrag | ID oder Nummer |
| Rechnung | ID oder Nummer |
| Bestellung | ID oder Nummer |
| Zumietung | ID, Name oder Nummer |
| Reparatur | ID, interner Name oder Nummer |
| Verlorenes Material | ID |
| Inspektionsbericht | ID |
| Bestandszählung | ID oder Name |
| Statistik | ID oder Name |
Aufgabendatei importieren
- Gehe zum Aufgaben-Modul.
- Klicke auf „Importieren“.
- Wähle die Art des Imports und klicke auf „Nächster Schritt“.
- Lade deine Datei hoch.
- Wähle aus, ob deine Datei eine Kopfzeile hat. Falls ja, wird die erste Zeile nicht importiert.
- Überprüfe die Spaltenzuordnung. Rentman ordnet deine Überschriften, wo möglich, den internen Feldern zu und du kannst den Rest manuell korrigieren.
- Klicke auf „Nächster Schritt“ und überprüfe die Vorschau. Es werden nur die ersten zehn Zeilen angezeigt.
- Klicke auf „Importieren“.
Teilaufgaben importieren
Teilaufgaben werden zusammen mit ihrer übergeordneten Aufgabe importiert; Seriennummern werden zusammen mit dem Material und den Ansprechpartnern mit den Kontakten importiert.
Verwende für jede Teilaufgabe eine eigene Zeile und dupliziere jeweils die Informationen der übergeordneten Aufgabe. Ändere nur die beiden Spalten, die die Teilaufgabe beschreiben: ihre Beschreibung und den Status „abgeschlossen“.
Beispiel für eine Aufgabe mit drei Teilaufgaben:
| Name | Deadline | Zuständiger | Teilaufgabe | Abgeschlossen |
|---|---|---|---|---|
| Hauptbühne entwerfen | 07.08.2026 | Mike Sander | Grober Entwurf | 1 |
| Hauptbühne entwerfen | 07.08.2026 | Mike Sander | 3D-Rendering | 1 |
| Hauptbühne entwerfen | 07.08.2026 | Mike Sander | Technische Zeichnung | 0 |
Dies erstellt eine Aufgabe „Hauptbühne entwerfen“ mit drei untergeordneten Teilaufgaben: zwei abgeschlossen und eine nicht abgeschlossen.
Achte darauf, dass die Angaben zum übergeordneten Eintrag in jeder wiederholten Zeile identisch sind. Wenn sie sich unterscheiden, kann Rentman nicht erkennen, dass die Zeilen zu derselben Aufgabe gehören.
Ordne beim Zuordnen der Spalten deine beiden Spalten der Teilaufgabe den Feldern „Beschreibung“ und „Abgeschlossen“ der Teilaufgabe zu. So weiß Rentman, dass sie die Teilaufgabe und nicht die Aufgabe beschreiben.
Nach dem Import
Nach dem erfolgreichen Import wird in einem Fenster das Ergebnis angezeigt: alle importierten und fehlgeschlagenen Zeilen inklusive Grund. Du kannst das Fenster schließen oder weiterklicken, um alle Aufgaben anzusehen, die gerade importiert wurden.
Zeilen, die nicht importiert wurden, kannst du unten im Ergebnisfenster herunterladen. Der Download enthält alle fehlgeschlagenen Zeilen zusammen mit dem Grund. Korrigiere diese Zeilen und importiere diese Datei erneut.
Häufige Gründe, warum ein Import fehlschlägt:
- Der Status existiert in deinem Workspace nicht.
- Die zuständige Person existiert nicht, oder die E-Mail-Adresse sowie der Name weichen von den Angaben in Rentman ab.
- Falsche Formatierung: Die Daten enthalten Markup oder Werte, die kein reiner Text sind.
- Mehrere Tabellenblätter in einer .xlsx-Datei.
- Zu viele Daten auf einmal. Teile umfangreiche Dateien in kleinere auf.
Einen Import rückgängig machen
Bei jedem Import wird ein Tag im Format import-datum-stunde erstellt. Bei einem fehlerhaften Import kannst du einfach nach diesem Tag filtern und die Aufgaben auswählen und löschen. Korrigiere anschließend die Importdatei und führe den Import erneut aus. Mehr über Tags erfahren.
Was du nicht importieren kannst
- Private Aufgaben: Importierte Aufgaben werden immer einem Mitarbeiter zugewiesen.
- Aufgaben, die allen Mitarbeitern zugewiesen sind. Weise solche Aufgaben erst nach dem Import dem ganzen Team zu oder erstelle sie direkt in Rentman.
- Neue Aufgabenstatus. Status müssen vor dem Import bereits in deinem Workspace existieren.