Wenn du deine Projektarbeit bisher in einem anderen Tool verwaltet hast, musst du sie nicht in Rentman neu erstellen. Exportiere deine Aufgaben aus deiner aktuellen Software und importiere sie in Rentman, inklusive ihrer Fristen, Zuständigen, Status und Unteraufgaben.
In diesem Artikel erfährst du, was du vor dem Import vorbereiten musst, wie du deine Datei erstellst, wie Rentman deine Daten mit dem bereits in deinem Workspace vorhandenen abgleicht und was zu tun ist, wenn Zeilen fehlschlagen.
Bevor du startest
Das Importieren von Aufgaben erstellt Aufgaben und Unteraufgaben. Es erstellt nichts anderes. Alles, worauf eine Aufgabe verweist, muss vor dem Import bereits in Rentman existieren, sonst schlägt die Zeile fehl.
Das bedeutet, dass du mindestens Folgendes einrichten musst:
- Deine Aufgabenstatus. Rentman gleicht den Status in deiner Datei anhand des Namens mit den Status in deinem Workspace ab und erstellt keine neuen. Erfahre mehr über das Einrichten von Aufgabenstatus.
- Deine Crew-Mitglieder. Zuständige werden mit Personen abgeglichen, die bereits existieren.
- Alles, worauf du die Aufgaben verlinken möchtest, wie Projekte, Equipment oder Fahrzeuge.
Bereite deine Importdatei vor
Verwende eine .xlsx- oder .csv-Datei. Wenn du keine hast, kannst du eine Beispieldatei aus dem Importfenster in Rentman herunterladen.
- Setze klare Überschriften in die erste Zeile.
- Importiere nicht mehr als 64 Spalten auf einmal.
- Stelle sicher, dass die Datei nur ein Arbeitsblatt hat.
- Gib alles als einfachen Text ein, ohne Fett, Kursiv oder Hintergrundfarben.
- Füge keine Bilder ein.
Wie Rentman deine Daten abgleicht
Drei Spalten werden mit Daten abgeglichen, die bereits in deinem Workspace vorhanden sind, anstatt sie einfach zu übernehmen.
Status wird anhand des Statusnamens abgeglichen. Wenn kein Status mit diesem Namen in deinem Workspace existiert, schlägt die Zeile fehl. Status werden durch einen Import nie neu erstellt.
Zuständiger wird anhand von einem der folgenden Werte abgeglichen, verwende also den Wert, den deine Exportdatei enthält:
- E-Mail-Adresse
- Vollständiger Name
- Externe Referenz
Wenn kein Crew-Mitglied übereinstimmt, schlägt die Zeile fehl.
Priorität funktioniert anders: Statt automatisch abgeglichen zu werden, sagst du Rentman während des Imports, welcher Wert in deiner Datei welcher Priorität entspricht. Eine Datei mit P1, P2 und P3 ist also in Ordnung, solange du sie beim Import zuordnest.
Verknüpfen von Aufgaben mit einem Projekt oder einem anderen Element
Eine Aufgabe kann bereits verknüpft mit dem Element (Crew, Ausrüstung, Projekt usw.), zu dem sie gehört, importiert werden. Rentman sucht dieses Element anhand der untenstehenden Spalten, also füge diejenige hinzu, die deine Exportdatei enthält.
| Verknüpfe die Aufgabe mit | Abgleich anhand von |
|---|---|
| Projekt | ID, Name oder Nummer |
| Ausrüstung | ID, Name oder Code |
| Seriennummer | ID, Seriennummer oder Marke |
| Kontakt | ID, Code oder E-Mail |
| Crew-Mitglied | ID, vollständiger Name, E-Mail oder externe Referenz |
| Fahrzeug | ID, Name oder Kennzeichen |
| Angebot | ID oder Nummer |
| Vertrag | ID oder Nummer |
| Rechnung | ID oder Nummer |
| Bestellung | ID oder Nummer |
| Untervermietung | ID, Name oder Nummer |
| Reparatur | ID, interner Name oder Nummer |
| Verlorene Ausrüstung | ID |
| Inspektionsbericht | ID |
| Inventurzählung | ID oder Name |
| Statistik | ID oder Name |
Importiere deine Aufgabendatei
- Gehe zum Aufgaben-Modul.
- Klicke auf Importieren.
- Wähle die Art des Imports, den du durchführen möchtest, und klicke auf Nächster Schritt.
- Lade deine Datei hoch.
- Wähle aus, ob deine Datei eine Kopfzeile hat. Falls ja, wird die erste Zeile nicht importiert.
- Überprüfe die Spaltenzuordnung. Rentman ordnet deine Überschriften seinen eigenen Feldern zu, wo es kann, und du kannst den Rest korrigieren.
- Klicke auf Nächster Schritt und überprüfe die Vorschau. Es werden nur die ersten zehn Zeilen angezeigt.
- Klicke auf Importieren.
Import von Unteraufgaben
Unteraufgaben werden zusammen mit ihrer übergeordneten Aufgabe importiert, genauso wie Seriennummern mit Ausrüstung oder Kontaktpersonen mit Kontakten importiert werden.
Gib jeder Unteraufgabe ihre eigene Zeile. Wiederhole in jeder dieser Zeilen die Details der übergeordneten Aufgabe genau so, wie sie sind, und ändere nur die zwei Spalten, die die Unteraufgabe beschreiben: ihre Beschreibung und ob sie abgeschlossen ist.
Beispiel für eine Aufgabe mit drei Unteraufgaben:
| Name | Frist | Zuständiger | Unteraufgabe | Abgeschlossen |
|---|---|---|---|---|
| Hauptbühne entwerfen | 2026-08-07 | Mike Sander | Grober Entwurf | 1 |
| Hauptbühne entwerfen | 2026-08-07 | Mike Sander | 3D-Rendering | 1 |
| Hauptbühne entwerfen | 2026-08-07 | Mike Sander | Technische Zeichnung | 0 |
Dies erstellt eine Aufgabe namens Hauptbühne entwerfen, mit drei angehängten Unteraufgaben: zwei abgeschlossen und eine nicht abgeschlossen.
Halte die übergeordneten Details in jeder wiederholten Zeile identisch. Wenn sie sich unterscheiden, kann Rentman nicht erkennen, dass die Zeilen zur gleichen Aufgabe gehören.
Während des Schritts zur Spaltenzuordnung ordne deine zwei Unteraufgaben-Spalten den Feldern Beschreibung und Abgeschlossen der Unteraufgabe zu, damit Rentman weiß, dass sie die Unteraufgabe und nicht die Aufgabe beschreiben.
Nach dem Import
Wenn der Import abgeschlossen ist, zeigt ein Fenster das Ergebnis: welche Zeilen importiert wurden, welche fehlgeschlagen sind und warum. Du kannst es schließen oder durchklicken, um die gerade importierten Aufgaben zu sehen.
Wenn Zeilen fehlgeschlagen sind, lade die Datei der fehlgeschlagenen Zeilen unten im Ergebnisfenster herunter. Sie enthält jede fehlgeschlagene Zeile zusammen mit dem Grund, damit du diese Zeilen korrigieren und nur diese Datei erneut importieren kannst.
Häufige Gründe, warum ein Import fehlschlägt:
- Ein Status, der in deinem Workspace nicht existiert.
- Ein Zuständiger, der nicht existiert oder dessen E-Mail oder Name nicht mit dem in Rentman übereinstimmt.
- Falsche Formatierung - Text mit Markup oder Werte, die kein reiner Text sind.
- Mehrere Tabellenblätter in einer .xlsx-Datei.
- Zu viele Daten auf einmal. Teile eine sehr große Datei in kleinere auf.
Einen Import rückgängig machen
Jeder Import erstellt ein Tag im Format import-datum-stunde. Wenn ein Import schiefgelaufen ist, filtere nach diesem Tag, wähle die Aufgaben aus und lösche sie. Korrigiere dann deine Datei und importiere erneut. Erfahre mehr über Tags.
Was du nicht importieren kannst
- Private Aufgaben. Importierte Aufgaben sind immer bestimmten Crew-Mitgliedern zugewiesen.
- Aufgaben, die allen Crew-Mitgliedern zugewiesen sind. Weise diese nach dem Import zu oder erstelle sie direkt in Rentman.
- Neue Aufgabenstatus. Status müssen vor dem Import bereits in deinem Workspace existieren.