Funciones - Qué son y cómo crearlas

En Rentman, una función es una tarea o trabajo para un proyecto. Al configurar funciones, necesitas especificar qué se debe hacer, cuántas personas son necesarias, y cuándo debe suceder. Más adelante, asignas miembros del personal y vehículos a estas tareas.

¿Qué es una función?

Una función es una tarea que debe realizarse. Una función puede estar conectada a los tiempos en tu calendario, tener su propio tiempo, o tener una duración si no deseas especificar los tiempos exactos.

Puedes crear una función única para un solo proyecto o crear una función predeterminada que puedes usar para cada proyecto futuro.

Una vez que creas tus funciones de equipo y transporte, puedes planificar y añadir funciones a diferentes proyectos

Las funciones pueden planificarse en grupos de funciones que pueden estar conectados a tu calendario.

Funciones de equipo vs. funciones de transporte

Rentman tiene dos tipos de funciones: Equipo y Transporte. Excepto por el cálculo de precio, estas funciones son esencialmente muy similares. Las funciones de equipo tienen cálculos de precio por hora, mientras que las funciones de transporte basan su precio en la distancia recorrida.

Funciones predeterminadas vs. funciones únicas

Las funciones de equipo y transporte también pueden ser predeterminadas o únicas.

Una función predeterminada es una función predefinida o estándar que se puede reutilizar en varios proyectos, lo que agiliza el proceso de planificación al eliminar la necesidad de recrearla cada vez.

Una función única es una función que configuras para usar solo en un proyecto y no se puede reutilizar. 

Configura tus funciones predeterminadas

Configurar funciones predeterminadas acelera el proceso de planificación porque puedes reutilizarlas en cada proyecto.

También puedes modificar los derechos de rol de usuario de otros usuarios con privilegios para evitar que editen, creen o eliminen funciones predeterminadas.

Añadir una función predeterminada

  1. Abre un proyecto y dirígete a la pestaña Equipo y transporte.
  2. En la barra lateral izquierda, haz clic en el icono +.
  3. Elige entre Añadir función predeterminada para equipo y Añadir función predeterminada para transporte.
  4. Completa las opciones de función.
  5. Por último haz clic en Guardar

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Editar una función predeterminada

Para editar una función predeterminada, selecciónala y haz clic en edit editar en la parte superior de la columna.

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Tarifa por hora y tarifa fija

Para la misma función, a veces puedes cobrar tarifas fijas y otras veces tarifas por hora.

En este caso, te sugerimos que crees dos funciones separadas, una con tarifa por hora y otra con tarifa fija. Puedes darles el mismo nombre externo, pero nombres internos diferentes, así no te confundirás y tus clientes no notarán la diferencia.

Opciones de función

Las funciones tienen diferentes opciones. A continuación, lees lo que significan estas opciones.

Detalles
  • Cantidad - Cuántos miembros del personal necesitas para esta función.
  • Mostrar en el planificador - Si el equipo se puede planificar en esta función o no.
  • Nombre externo - El nombre mostrado en cotizaciones, contratos y facturas.
  • Nombre interno - El nombre mostrado en hojas de llamadas y en el planificador de equipo.Captura de pantalla 2023-10-06 a las 15.15.06.png
calendario
  • Periodo de uso - El período que es importante para el cliente. Si tienes el complemento de cotización y facturación, este es el período por el cual se está cobrando al cliente. 
  • Periodo de planificación - El período que es importante para el planificador y el miembro del personal. Es el período que el miembro del personal está ocupado.
  • Descanso - Longitud del descanso (solo funciones de equipo).Captura de pantalla 2023-10-06 a las 15.15.30.png
Financiero
  • Precio
    Cotización y Facturación
    - Lo que se le cobra al cliente por la función. Puedes cobrar un precio por hora/precio por km, un precio fijo o combinar ambos. También puedes elegir entre las tarifas personalizadas del equipo que se pueden configurar en el settings módulo de configuración.
  • Costos
    Planificación de Equipos Pro
    Estos son los costes que genera para ti. Puedes cobrar un precio por hora/precio por km, un precio fijo o combinar ambos. También puedes elegir entre las tarifas personalizadas de costo del equipo que se pueden configurar en el settings módulo de configuración.
  • Clase de IVA
    Cotización y Facturación
    Seleccione qué clase de IVA se debe usar para la función.
  • Cuenta contable
    Cotización y Facturación
    la cuenta predeterminada de la factura asignada a esta función.
  • Incluir en el precio
    Cotización y Facturación
    - Deselecciona esta opción para excluir la función del cálculo del precio.Captura de pantalla 2023-10-06 a las 15.16.14.png
Distancia
  • La distancia desde tu almacén hasta la localización (solo funciones de transporte).Captura de pantalla 2023-10-06 a las 16.02.32.png
Tiempo de viaje
  • Tiempo de viaje antes/después
    Planificación de Equipos Pro
    - El tiempo de viaje necesario para llegar a la localización. Esto es visible para el planificador y se puede utilizar para seleccionar si los miembros del personal se unen al viaje en un vehículo o no.

Captura de pantalla 2023-10-06 a las 15.16.42.png

Etiquetas
  • Puedes agregar etiquetas a funciones y a los miembros de tu personal para encontrar a la persona adecuada para cada trabajo de manera más fácil y eficiente utilizando la lista de equipos.

    Ten en cuenta que las etiquetas que agregas a las funciones y las etiquetas que agregas a los miembros del personal deben ser exactamente iguales para aparecer en la lista de "Etiquetas coincidentes" de la lista de equipos.  Captura de pantalla 2023-10-06 a las 15.17.04.png
Agregar etiquetas a funciones:
  1. Dirígete al table_chart Módulo de Proyectos, abre un proyecto y ve a la pestaña Equipo y transporte.
  2. Selecciona una función del menú de la izquierda y haz clic en el botón edit Editar.
  3. En Etiquetas, agrega nuevas etiquetas o edita las existentes. Puedes agregar múltiples etiquetas a cada función.
Observaciones
  • Selecciona un cliente, planificador o miembro del personal y completa una observación que se utilizará en las comunicaciones para estas personas.Captura de pantalla 2023-10-06 a las 15.17.21.png
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