¿Para qué sirven las invitaciones?
Puedes invitar a los miembros del personal para que completen su disponibilidad, o invitarlos directamente para una función específica. En este artículo, explicamos cómo enviar una invitación para un periodo de tiempo y los diferentes tipos de invitaciones que puedes enviar a tu personal.
Los miembros del personal reciben invitaciones por correo electrónico y a través de la aplicación Rentman. Esta registra directamente las respuestas en el Planificador de personal.
Las invitaciones de Rentman pueden enviarse desde:
El módulo account_circle Planificador de personal.
La pestaña Planificación de personal en un proyecto.
Invita a miembros del personal para una función con click-to-invite
Click-to-invite es una forma más rápida de invitar a los miembros del personal. Te permite invitarlos con menos clics y te ofrece una vista general de su disponibilidad más clara. Además, tienes la posibilidad de invitar a miembros del personal para varias funciones a la vez.
Abre el módulo account_circle Planificador de personal.
En la línea de tiempo de disponibilidad, haz clic en la lupa y selecciona los miembros del personal que quieras invitar.
Selecciona el periodo de tiempo adecuado, en la parte superior de la página, y encuentra (despliega) tu proyecto.
Elige una función.
En la línea de tiempo de disponibilidad, selecciona el icono del sobre para invitar a los miembros del personal.
Haz clic en la sección resaltada de la línea de tiempo de disponibilidad e invita al miembro del personal para la función.
Si lo prefieres, también puedes invitar a un miembro del personal a una función sin utilizar la opción click-to-invite.
- Elige la(s) función(es).
- Desde la lista de miembros del personal y vehículos en el lado izquierdo, selecciona
el miembro o miembros. Si no ves la lista, puedes abrirla arrastrándola hacia la derecha.
- Haz clic en «Invitar».
- Selecciona el tipo de invitación.
- (Opcional) Define una fecha de vencimiento con un recordatorio y añade un mensaje personalizado: saludos y felicitaciones. Para añadirlos, también puedes crear/aplicar una plantilla.
- (Opcional) Haz clic en Personalizar correo electrónico para personalizar la información mostrada en las invitaciones. También puedes cambiar las plantillas de invitación predeterminadas en el módulo settings Configuración.
- Invitar.
- Selecciona
una o varias funciones del personal y selecciona
- Haz clic en «Invitar»
- Selecciona el tipo de invitación.
- (Opcional) Define una fecha de vencimiento con un recordatorio y añade un mensaje personalizado: saludos y felicitaciones. Para añadirlos, también puedes crear/aplicar una plantilla.
- (Opcional) Haz clic en Personalizar correo electrónico para personalizar la información mostrada en las invitaciones. También puedes cambiar las plantillas de invitación predeterminadas en el módulo settings Configuración.
- Invitar.
Invita miembros del personal para un periodo de tiempo
A veces, no quieres invitar a miembros del personal para una función específica, sino para un periodo de tiempo específico. Puedes hacerlo con la línea de tiempo de disponibilidad.
Abre el módulo account_circle Planificador de personal.
-
En la línea de tiempo de disponibilidad, haz clic en la lupa y selecciona los miembros del personal que quieras invitar.
¿No puedes ver la línea de tiempo?Arrastra para abrir. Arrastra el periodo de tiempo en el que quieras invitarlos en la línea de tiempo de disponibilidad.
En la ventana emergente que aparece, selecciona Invitación
Selecciona el tipo de invitación: disponibilidad o reserva
(Opcional) Define una fecha de vencimiento con un recordatorio y añade un mensaje personalizado: saludos y felicitaciones. Para añadirlos, también puedes crear/aplicar una plantilla.
(Opcional) Haz clic en Personalizar correo electrónico para personalizar la información mostrada en las invitaciones. También puedes cambiar las plantillas de invitación predeterminadas en el módulo settings Configuración.
Invitar
Tipos de invitación
Las invitaciones para una función se pueden enviar de cuatro formas:
El miembro del personal recibirá un correo electrónico con la pregunta «¿Estás disponible para este periodo?». Si elige «Sí», se mostrará como disponible. Si elige «No», se mostrará como no disponible. No se muestran detalles del proyecto o de la función.
El miembro del personal recibirá un correo electrónico con la pregunta «¿Estás disponible para este puesto?». Si elige «Sí», de forma inmediata se le asigna el puesto (planificación final). Una vez que haya un número suficiente de personas (tantas como se había planificado para la función) respondan «Sí» a la invitación, esta caducará. En caso de que haya un miembro que responda «Sí» después, recibirá el mensaje: «Ya no puedes aceptar la invitación. Esta función ya está planificada».
El miembro del personal recibirá un correo electrónico con la pregunta «¿Estás disponible para esta función?». Si elige «Sí», se planificará de forma invisible (planificación provisional) para la función. Si más miembros de los necesarios aceptan la invitación, el planificador del personal podrá elegir entre los que han confirmado.
El miembro del personal recibirá un correo electrónico con el mensaje «Se ha solicitado tu disponibilidad para la(s) siguiente(s) fecha(s). Cuando aceptes, se te planificará en estas fechas». Si elige «Sí», se marcará como reservado para las horas de la función o las horas específicas. No se comparte ningún detalle de la función o del proyecto.
Preguntas frecuentes
La invitación se enviará en un plazo de 15 minutos. Las invitaciones múltiples recibidas dentro de los 15 minutos, se combinarán en un solo correo con varias opciones.
Las invitaciones también se pueden recibir y responder en la aplicación Rentman. Haz clic en la opción «Invitaciones» de la aplicación y verás un resumen de todas las invitaciones pendientes.
Se pueden enviar notificaciones push a la aplicación para nuevas invitaciones. Asegúrate de que Rentman Mobile tenga el permiso para enviar notificaciones push en la configuración de la aplicación y de que las notificaciones en Rentman Web se hayan configurado correctamente.