La personalización de plantillas de invitación en Rentman permite a los usuarios crear mensajes a medida que mejoran la comunicación y optimizan los flujos de trabajo. Con esta función, los usuarios pueden personalizar las invitaciones agregando encabezados, elementos de marca y datos seleccionados, además de dar formato a los mensajes para que sean más precisos y visualmente atractivos.

Al redactar mensajes con un toque personal, los usuarios pueden fomentar conexiones más fuertes con su personal, mejorar los índices de respuesta y garantizar la claridad de sus comunicaciones. Esta función permite a los planificadores ofrecer invitaciones profesionales y de la propia marca que reflejen sus necesidades exclusivas, al tiempo que permite añadir mensajes personales en cada invitación.

¿Por qué es importante personalizar las invitaciones?

La personalización de plantillas de invitación en Rentman permite a los usuarios crear mensajes personalizados y profesionales con detalles como saludos, información sobre la función y elementos de marca, incluida una firma personalizable. Esto ayuda a que los miembros del personal se sientan informados y valorados.

El objetivo de esta función es mejorar los índices de respuesta al presentar detalles esenciales (como el nombre y la ubicación del cliente) en un formato claro y conciso, lo que facilita que los autónomos respondan rápidamente.

Al mantener toda la comunicación dentro de Rentman, los usuarios ahorran tiempo, evitan el trabajo duplicado y mantienen un flujo organizativo centralizado para la programación y la planificación.

Casos reales

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de cómo se puede utilizar esta funcionalidad:

Introducción a la personalización de las plantillas de invitación

La personalización de las plantillas de invitación se realiza en dos etapas diferentes. Primero, debes crear plantillas en el módulo settings Configuración donde puedes añadir un logotipo, configurar saludos, presentaciones y mensajes personalizados para cada tipo de invitación; planificación final, planificación borrador, disponibilidad y reservas. También puedes determinar qué información se puede mostrar en las invitaciones:

• Fecha de vencimiento: la fecha límite para que los miembros del personal respondan a la invitación.
• Ubicación: lugar donde se realiza el proyecto. Algunas empresas prefieren ocultar esta información hasta que se acepte la invitación.
• Nombre del cliente: el nombre del cliente del proyecto. Puedes optar por omitir esto en las invitaciones iniciales.
• Grupos de funciones: el grupo al que pertenece la función en el proyecto. A veces, no es necesario que el miembro del personal conozca esta información, por lo que algunos usuarios prefieren no compartirla para que las invitaciones sean breves y sencillas.
• Responsable del proyecto: el jefe del proyecto. Este se indica en la pestaña de Programación del personal de tu proyecto.
• Gestor de cuentas: el gestor que está a cargo de un proyecto en Rentman.

Así es como puedes configurar las plantillas de invitación:

1. Dirígete al módulo settings Configuración > Comunicación > Invitaciones
2. Configura las opciones.
   
   Opciones

   Correo electrónico

   Dirección de correo del remitente: la dirección de correo desde la que quieres que los miembros del personal reciban las invitaciones.

   Uso del CCO: elige si quieres usar CCO para que tu responsable o compañeros reciban automáticamente una copia del correo. Si eliges Sí, indica la(s) dirección(es) de correo de CCO.

   Firma del correo independiente

   Elige si quieres utilizar una firma de correo independiente. También puedes usar variables en la firma.

   Logotipo

   Puedes añadir un archivo con el logotipo de tu empresa para incluirlo en las invitaciones enviadas desde tu espacio de Rentman.

   Contenido de correo personalizado

   Asunto del correo electrónico: añade un asunto personalizado para los correos de invitación enviados a los miembros del personal.

   Saludos: añade saludos personalizados. Aquí también puedes utilizar variables.

   Mensajes personalizados por tipo de invitación

   Añade un mensaje diferente para cada tipo de invitación (planificación final, planificación borrador, solicitud de disponibilidad y reserva). Rentman proporciona textos de invitación predeterminados que incluyen instrucciones claras y establecen expectativas, como: «Tras la confirmación, estarás planificado en la función y contaremos contigo».

   Como planificador de personal, puedes usar estos textos predeterminados para entender mejor cómo funcionan las invitaciones. Si decides personalizarlos, asegúrate de que tus cambios se ajustan al proceso de invitación real.

   Para restablecer un tipo de invitación específico, utiliza el botón Restablecer valores predeterminados junto a esa sección. Para restablecer todos los textos de invitación a la vez, utiliza el botón Restablecer valores predeterminados en la parte superior de la sección Mensajes personalizados por tipo de invitación. Ten cuidado con esta opción, ya que sobrescribirá todos los textos personalizados.

   

   Mostrar información

   Selecciona qué información quieres mostrar por defecto en los correos de invitación. Si no quieres, por ejemplo, compartir el cliente con los autónomos, puedes modificar esta información en el momento de enviar las invitaciones.
   

3. (Opcional) Haz clic en Ver vista previa para consultar los cambios.
4. Guardar

Después de configurar estas plantillas, puedes personalizar aún más las invitaciones en el account_circle Planificador de personal.

Para aprender cómo puedes personalizar las invitaciones mientras las envías, lee este artículo.