La personalización de plantillas de invitación en Rentman permite a los usuarios crear mensajes a medida que mejoran la comunicación y optimizan los flujos de trabajo. Con esta función, los usuarios pueden personalizar las invitaciones agregando encabezados, elementos de marca y datos seleccionados, al mismo tiempo que formatean los mensajes para que sean más precisos y visualmente atractivos.
Al redactar mensajes con un toque personal, los usuarios pueden fomentar conexiones más sólidas con sus equipos, mejorar las tasas de respuesta y garantizar claridad en sus comunicaciones. Esta función capacita a los planificadores para enviar invitaciones profesionales y con marca que reflejen sus necesidades únicas, manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad para agregar mensajes personales por invitación.
¿Por qué es importante personalizar las invitaciones?
La personalización de plantillas de invitación en Rentman permite a los usuarios crear mensajes personalizados y profesionales con detalles como saludos, información sobre la función y elementos de marca, incluida una firma personalizable. Esto ayuda a que los miembros del equipo se sientan informados y valorados.
El objetivo de la función es mejorar las tasas de respuesta al presentar detalles esenciales (como el nombre y la ubicación del cliente) en un formato claro y conciso, lo que facilita que los freelancers respondan rápidamente.
Al mantener toda la comunicación dentro de Rentman, los usuarios ahorran tiempo, evitan el trabajo duplicado y mantienen un flujo de trabajo centralizado para la programación y planificación.
Escenarios de la vida real
Aquí tienes algunos ejemplos de cómo se puede utilizar esta funcionalidad:
Al abordar tanto los aspectos técnicos como humanos de la comunicación, la personalización de plantillas de invitación capacita a los usuarios para gestionar su planificación de manera más efectiva mientras fomenta mejores relaciones con sus equipos.
Empezar con la personalización de plantillas de invitación
La personalización de plantillas de invitación se realiza en dos etapas diferentes. Primero, debes crear plantillas en el settings Módulo de Configuración donde puedes agregar un logotipo, configurar saludos personalizados e introducciones y mensajes personalizados para cada tipo de invitación; planificación final, planificación preliminar, disponibilidad y reservas. También puedes determinar qué información se puede mostrar en las invitaciones:
- Fecha de vencimiento - la fecha límite para que los miembros del equipo respondan a la invitación.
- Ubicación - ubicación del proyecto. Algunas empresas prefieren retener esta información hasta que se acepte la invitación.
- Nombre del cliente - el nombre del cliente del proyecto. Puedes optar por omitir esto en las invitaciones iniciales.
- Grupos de funciones - el grupo al que pertenece la función en el proyecto. A veces, esta información no es necesaria para que el miembro del equipo la conozca, por lo que algunos usuarios prefieren no compartirla para mantener las invitaciones breves y directas.
- Líder del proyecto - el líder del proyecto. Indicas al líder del proyecto en la pestaña de Programación de equipo de tu proyecto.
- Gerente de cuenta - el gerente de cuenta del proyecto que está a cargo de un proyecto en Rentman.
Así es como puedes configurar plantillas de invitación:
- Ve a settings Módulo de Configuración > Comunicación > Invitaciones
- Configura las opciones.
OpcionesEmail
Dirección de email del remitente - La dirección de email desde donde quieres que los miembros del equipo reciban los correos de invitación.
Usar CCO - Elige si quieres usar CCO para que tu manager o colegas reciban automáticamente una copia del correo. Si eliges Sí, proporciona la(s) dirección(es) de email de CCO.
Firma de email separada
Elige si quieres usar una firma de email separada. También puedes usar variables en tu firma de email.
Logo
Puedes añadir un archivo con el logo de tu empresa para incluirlo en las invitaciones por email enviadas desde tu espacio de Rentman.
Contenido de email personalizado
Asunto del email - Añade un asunto personalizado para los correos de invitación enviados a los miembros de tu equipo.
Saludos y mensajes - Añade saludos y mensajes personalizados. También puedes usar variables aquí.
Mensajes personalizados por tipo de invitación
Añade un mensaje diferente para cada tipo de invitación (planificación final, planificación preliminar, solicitud de disponibilidad y reserva). Rentman proporciona textos de invitación predeterminados que incluyen instrucciones claras y establecen expectativas, como: "Después de la confirmación, serás planificado en la función y contaremos contigo."
Como Planificador de Equipo, puedes usar estos textos predeterminados para entender mejor cómo funcionan las invitaciones. Si decides personalizarlos, asegúrate de que tus cambios se alineen con el proceso real de invitación.
Para restablecer un tipo de invitación específico, utiliza el botón Restablecer a predeterminado junto a esa sección. Para restablecer todos los textos de invitación a la vez, utiliza el botón Restablecer a predeterminados en la parte superior de la sección Mensajes personalizados por tipo de invitación. Ten cuidado con esta opción, ya que sobrescribirá todos los textos personalizados.
Mostrar información
Selecciona qué información quieres mostrar por defecto en los correos de invitación. También puedes cambiar esto al enviar las invitaciones si, por ejemplo, no quieres compartir el nombre del cliente con los freelancers.
- (Opcional) Haz clic en Ver vista previa para ver los cambios.
- Guardar
Después de configurar estas plantillas, puedes personalizar aún más las invitaciones en el account_circle Planificador de Equipo.
Para aprender cómo puedes personalizar las invitaciones mientras las estás enviando, lee este artículo.