Con Presupuestos en línea, puedes enviar a tus clientes una versión digital de tus propuestas en lugar de un PDF. Esto te facilita el seguimiento de la interacción y a tus clientes les permite revisar, compartir y aceptar presupuestos: todo en un solo lugar.
¿Por qué utilizar la función Presupuestos en línea?
La elaboración de presupuestos es una parte fundamental del proceso de ventas en Rentman. Hasta ahora, los presupuestos se compartían principalmente como PDF adjuntos, lo que a menudo planteaba retos como:
- Visibilidad limitada sobre si el cliente había abierto o revisado el presupuesto.
- Mayor dificultad para controlar las versiones cuando se enviaban múltiples revisiones.
- Necesidad de los clientes de descargar, reenviar y gestionar los archivos PDF manualmente.
Presupuestos en línea ayuda a resolver estos desafíos al pasar de archivos estáticos a una página en línea en vivo que es más fácil de usar para ti y tus clientes.
Ventajas
| Ventajas para usuarios de Rentman (tú) |
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| Ventajas para tus clientes |
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Cómo crear y publicar un presupuesto en línea
- Dirígete a la pestaña Contabilidad de tu proyecto.
- En la sección superior izquierda, selecciona Presupuestos.
- Haz clic en Añadir presupuesto
- (Opcional) Revisa los detalles del documento, selecciona los subproyectos que quieres incluir y añade una nota personal.
- (Opcional) Cambia la plantilla de documento predeterminada o configura los ajustes avanzados.
La plantilla de tus presupuestos se puede modificar para mostrar la información que quieres que aparezca en tu documento. Aquí te explicamos cómo personalizar las plantillas de documentos y añadir membretes. - Haz clic en Generar
- Una vez generado el presupuesto, puedes Publicar para crear un enlace compartible.
- En la ventana emergente, puedes personalizar tu presupuesto en línea:
— Personalizando el título y el mensaje de bienvenida (el mensaje predeterminado se establece en el módulo Configuración > Comunicación > Presupuesto en línea. Mira aquí cómo hacerlo).
— Añadiendo tus propios recursos multimedia (por ejemplo, imágenes).
— Comprobando si la página está protegida con contraseña. Puedes actualizar esta configuración en el módulo Configuración > Comunicación > Presupuesto en línea. (Mira aquí cómo hacerlo). - Publicar y ver
- Tu presupuesto en línea se ha publicado correctamente.
- Puedes enviarlo por correo electrónico directamente a tu cliente o compartir el enlace y la contraseña.
Volver a generar un presupuesto
Cuando actualices un presupuesto tras la solicitud de un cliente, realiza los cambios en Rentman y previsualiza la nueva versión antes de publicarla.
Una vez que esté lista, publica el presupuesto actualizado a través del mismo enlace que compartiste al principio. Tu cliente verá automáticamente la última versión, sin necesidad de enviar un nuevo PDF ni preocuparse por la confusión entre versiones.
Las versiones anteriores siguen estando disponibles para su consulta, lo que permite tanto a ti como al cliente realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo.
Si vuelves a generar un presupuesto sin seleccionar Sincronizar nueva versión, la nueva versión solo será visible para ti.
Debes volver a sincronizar el presupuesto para que tu cliente pueda ver la última versión haciendo clic en Sincronizar presupuesto en línea.
| Sobrescribir | Sobrescribir la versión actual del presupuesto; los cambios serán visibles directamente en la página del presupuesto en línea para el cliente. |
| Sincronizar nueva versión | Generar una nueva versión del presupuesto, aumentar el número de versión y, opcionalmente, sincronizarlo con el entorno en línea. En caso de que quieras previsualizar los cambios sin compartirlos con el cliente. |
| Nueva versión | Generar una nueva versión del presupuesto, aumentar el número de versión y, opcionalmente, sincronizarlo con el entorno en línea: los cambios serán visibles directamente para el cliente. |
Cada documento que generas tiene un periodo de validez. Una vez transcurrido este periodo, el presupuesto deja de ser válido. Por defecto, Rentman utiliza un periodo de validez de 14 días. Sin embargo, puedes cambiar esta configuración predeterminada por el periodo que prefieras.
Siempre puedes cambiar manualmente el periodo de validez de un documento. Esto anulará la configuración predeterminada.
- Dirígete al módulo settings Configuración > Contabilidad > Contabilidad.
- Busca la opción Periodo de validez predeterminado del presupuesto/contrato e introduce el número de días que quieras.
Cómo desconectar tu presupuesto en línea
Puedes desconectar fácilmente tu presupuesto online haciendo clic en los tres puntossituados junto a Configuración y seleccionar Desconectar presupuesto.
Si cambias de opinión, siempre puedes volver a publicar la última versión en línea en cualquier momento.
Cómo funciona el presupuesto en línea desde la perspectiva del cliente
- El cliente introduce la contraseña para acceder al presupuesto en línea Ver presupuesto.
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Pueden:
Firmar presupuestoDescargar presupuestoSolicitar cambiosCualquier cambio solicitado aparecerá en tu espacio de trabajo de Rentman, donde podrás revisarlo y marcarlo como resuelto.
Configuración del documento
Selecciona la serie numérica de este documento.
El número del documento. Puedes utilizarlo como referencia interna y para el destinatario.
colour-pink120"En los ajustes del módulo Configuración, puedes configurar tu serie numérica para decidir con qué número debe comenzar cada documento.
Para crear un presupuesto o contrato adicional para tu cliente, haz clic en «Nuevo número» en la parte superior de la pantalla del documento. Esto resulta útil para ofrecer al cliente varias opciones entre las que elegir, y todos los presupuestos se mostrarán en la pestaña «Contabilidad».
Elige la fecha límite de este documento.
Plantilla: elige una plantilla para este documento. El tipo de proyecto determina qué plantilla se selecciona por defecto. Sin embargo, siempre puedes elegir una plantilla diferente a la predeterminada.
Membrete: el membrete es el fondo de un documento y puede contener imágenes, encabezados y pies de página. El tipo de proyecto determina qué membrete se selecciona de forma estándar. Sin embargo, puede elegir un membrete diferente al predeterminado.
Abrir combinaciones físicas y virtuales: elige si el contenido de tu combinación física o virtual debe mostrarse u ocultarse. Aquí puedes leer cómo hacerlo al generar un documento. Puedes configurarlo de forma predeterminada el módulo «Equipo».