En este artículo, te guiaremos a través del proceso de creación y gestión de Órdenes de compra de mano de obra (LPO, por sus siglas en inglés) en la plataforma.
¿Qué es una Orden de compra de mano de obra?
Una Orden de compra de mano de obra establece un acuerdo entre tu empresa y un profesional independiente para un proyecto específico. Ayuda a garantizar la autorización adecuada y el control del presupuesto antes de iniciarse el proyecto, proporciona un registro claro para fines contables y de auditoría, a la vez que define claramente el alcance y las expectativas tanto para el cliente como para el proveedor de servicios.
Ejemplos de casos reales
Una productora necesita tres técnicos de sonido para un evento de dos días. Dado que los técnicos se contratan a través de una agencia de empleo externa, la empresa crea una LPO en la que se especifica:
- Número de técnicos
- Fechas y horas del evento
- Tarifa por hora
- Coste total estimado
Primeros pasos con las LPO
Para empezar a utilizar las LPO, primero hay que hacer algunas cosas:
- Configurar los permisos del rol de usuario.
- Ajustar los gastos del personal.
- Ajustar las tarifas del personal.
Permisos de rol de usuario
Para que un usuario pueda generar y gestionar LPO, es necesario asignar algunos permisos a su rol de usuario en el módulo settings Configuración.
| Permisos | Acción requerida | Razón |
| Usuario avanzado |
Debes ser usuario avanzado | Algunos de los siguientes permisos, indicados con una |
| Planificador de personal | Activado | Es necesario para tener acceso al permiso «Cambiar horario». |
| Planificador de personal > Cambiar horario |
Seleccionado | Es necesario para tener acceso a la pestaña Programación del personal de tus proyectos. Aquí es donde se generan las LPO. |
| Órdenes de compra | Activado | Es necesario para tener acceso a la función LPO. |
| Órdenes de compra > Órdenes de compra visibles | «Todas las órdenes de compra» | Es necesario para tener acceso a la función «Añadir actividades del personal a las órdenes de compra». |
| Órdenes de compra > Crear y editar órdenes de compra | «Todas las órdenes de compra» | Es necesario para añadir información a las LPO existentes, incluso a las que no has creado tú. |
| Órdenes de compra > Aprobar órdenes de compra |
Seleccionado | Es necesario para aprobar las órdenes de compra por cuenta propia. |
| Órdenes de compra > Cancelar órdenes de compra | Seleccionado | Es necesario para cancelar las órdenes de compra. |
| Órdenes de compra > Completar órdenes de compra | Seleccionado | Es necesario para marcar las órdenes de compra como «Completadas». |
| Órdenes de compra > Añadir actividades del personal para órdenes de compra | Seleccionado | Es necesario para crear una LPO. |
Ajusta gastos del personal
Los gastos del personal son costes adicionales, más allá de las tarifas laborales estándar, que pueden aparecer en las LPO que generas en Rentman. En Rentman, se agrupan en cuatro categorías: restauración, viajes, alojamiento y otros. Para asegurarte de que se incluyen correctamente, debes añadirlos a las funciones.
Ajusta tarifas del personal
Las tarifas del personal son costes asignados a cada miembro del personal o función (rol) por el trabajo que realizan. Representan el coste laboral por hora, día o evento para cada tipo de personal
Las tarifas del personal se pueden configurar antes de asignarlas a funciones específicas o a miembros individuales del personal.
También puedes asignar una tarifa individual a un miembro del personal específico, por ejemplo, si tienes un acuerdo especial con él.
Gastos del personal
Además de las tarifas laborales habituales, puedes incluir en la LPO gastos adicionales relacionados con el equipo, denominados Gastos del personal, como dietas o desplazamientos. En Rentman se agrupan en cuatro categorías: restauración, desplazamientos, alojamiento y otros.
Crea una orden de compra de mano de obra
- Introduce el proyecto de tu elección desde el módulo table_chart Proyectos
- Dirígete a la pestaña Programación del personal;
- Pasa el cursor sobre el nombre del miembro del personal planificado para el que deseas crear una LPO.
- Haz clic en more_vert à cerca de menu_openDetalles
- Selecciona Añadir a la orden de compra;
- En la ventana Añadir en la orden de compra Confirma
- Una vez que aparece el formulario de la orden de compra, introduce cualquier información necesaria.
- Guardar
En la pestaña «Programación del personal» de tu proyecto, utiliza el filtro «Miembros del personal» para ver todas las tareas asignadas a una persona concreta.
Crear LPO de forma masiva
- Introduce el proyecto de tu elección desde el módulo table_chart Proyectos.
- Dirígete a la pestaña Programación del personal.
-
Selecciona
los miembros del personal planificados para los que deseas crear una LPO.
- Desde la barra azul que aparece arriba, haz clic en more_vert
- Selecciona Añadir a la orden de compra
- En la ventana emergente, haz clic en Confirmar
- Utiliza los botones chevron_left y chevron_right en la esquina superior derecha de tu pantalla, para ir a la LPO siguiente o anterior.
- Una vez que aparece el formulario de la orden de compra, introduce cualquier información necesaria.
- Guardar
Añadir a la orden de compra
La ventana emergente Añadir a orden de compra aparece cuando creas una o más órdenes de compra de mano de obra. Proporciona un resumen de las acciones que estás a punto de realizar.
Si aún no existe ninguna LPO para los miembros del personal seleccionados en este (sub)proyecto, o si una LPO existente tiene el estado Completada o Cancelada, se creará una nueva para cada miembro del personal seleccionado.
Si ya existe una LPO con un estado distinto a Completada o Cancelada, los miembros del personal seleccionados se añadirán a sus respectivas LPO existentes.
Comparación de costes
Si quieres comprobar que el importe aprobado para tu LPO coincide con el coste total final, puedes utilizar la línea Comparación de costes. Descubre más detalles en este artículo.
Estados e historial de LPO
A lo largo del proceso de creación de la LPO, el documento pasará por varios estados. También puedes revisar el historial completo de estados de cualquier LPO específica en la sección Historial de orden de compra. Para comprender cómo funciona la sección Historial de orden de compra y cada función de estado, consulta este artículo.
Los estados disponibles para las LPO son los mismos que los disponibles para las órdenes de compra normales. Sin embargo, los flujos de trabajo de cada función pueden diferir, por lo que es posible que no necesites todos los estados al gestionar tus LPO. Por ejemplo, es posible que no necesites un paso de aprobación para las órdenes de compra de mano de obra, pero el estado de aprobación sigue existiendo y cada LPO debe pasar a «Aprobada» antes de poder enviarse.
Generar un documento
Después de que la LPO esté aprobada, puedes generar un documento y enviarlo a un miembro del personal.
En la pestaña Órdenes de compra de tu proyecto, selecciona
En la barra azul de arriba, haz clic en Editar
Selecciona Crear documento
En la ventana emergente, elige la plantilla de documento y el membrete que deseas usar.
Haz clic en Generar
- Dirígete al módulo settings Configuración > Comunicación > Plantillas de documento.
- Selecciona
- En la barra azul de arriba, haz clic en Editar
- Duplica la plantilla al hacer clic en Hacer clic aquí para duplicar plantilla arriba.
- En el menú de la derecha, haz clic en add_circle.
- Arrastra y suelta el módulo Desglose de los costes del personal desde el lado derecho en la sección del documento de tu elección.
-
Guardar.
Consejo de Rentman: como alternativa, puedes utilizar dos plantillas separadas. Conserva la plantilla original para las órdenes de compra estándar y crea una copia específica para las LPO en la que se incluya el módulo de información sobre los gastos del personal «Desglose de los costes del personal».
Preguntas frecuentes
Si se rellena el campo Nombre de la empresa en la sección Detalles de la empresa de la pestaña Administración del miembro del personal, ese nombre aparecerá como proveedor en la LPO. Si se deja vacío, se utilizará el nombre y los apellidos del miembro del personal.