¿Por qué exportar órdenes de compra?

Sin una exportación directa, las Órdenes de compra (PO) creadas en tu espacio de trabajo de Rentman permanecen aisladas de tu sistema de contabilidad. Eso suele llevar a:

• Reintroducción manual de los datos de las PO en el programa de contabilidad.

• Mayor riesgo de errores en el IVA o en la codificación del libro mayor.

• Trabajo adicional al conciliar las facturas de los proveedores.

• Menor visibilidad de la rentabilidad del proyecto.

La exportación de PO garantiza que los datos de compra fluyan correctamente desde Rentman a su entorno de contabilidad, lo que te permite controlar los costes de principio a fin.

Configuración previa a la exportación  

1. Dirígete al módulo settings Configuración > Cuenta > Integraciones.

2. Para la opción Exportar automáticamente, una de las siguientes opciones:
   
   — Si eliges «Iniciar manualmente», deberás hacer clic en el botón «Iniciar exportación» cada vez que quieras enviar tus nuevas PO a tu programa de contabilidad. 
   Nota: cuando no hay nuevas PO, este botón no está disponible. 
   — Si eliges «Al día siguiente», Rentman envía automáticamente las nuevas PO a tu programa de contabilidad en los días seleccionados. Las PO siempre se exportan a las 02:00 a. m. (según la zona horaria de tu cuenta).

3. Guarda tus cambios.

Antes de exportar tus órdenes de compra

• Asegúrate de que tu integración de contabilidad está bien configurada.

  

• Repasa tus PO antes de exportarlas.

  

• Alinea las cuentas de libro mayor y la configuración del IVA para evitar problemas de conciliaciones.

How to export Purchase orders 

1. Dirígete a Configuración > Cuenta > Integraciones y confirma que estás conectado a tu programa de contabilidad.

2. Dirígete al módulo Contabilidad y selecciona Órdenes de compra.

3. (Opcional) Añade las columnas «Comentario de exportación» o «Estado de exportación» a la vista general para supervisar los resultados de la exportación.

4. Selecciona tu PO y haz clic en los tres puntos more_vert para abrir las opciones adicionales.

5. Haz clic en Reexportar al programa de contabilidad.

6. La exportación se realizará según las opciones especificadas aquí.

Para exportar inmediatamente, haz clic en Iniciar manualmente > Iniciar exportación en el módulo Configuración, tal y como se muestra en el vídeo de ejemplo a continuación.

¿Qué datos se incluyen en una exportación de PO?

Una exportación de PO suele incluir:

• Información del proveedor (igual que para las exportaciones de facturas): número de teléfono, fax, dirección de correo electrónico, sitio web, número de IVA, número de la Cámara de Comercio, nombre del proveedor y datos bancarios (los datos bancarios solo se incluyen para Exact Online).

• Detalles de la PO: número de PO, fecha, descripción y fecha de vencimiento.

• Detalles de la línea de artículo: cantidad, precio unitario y descripción. 
  Nota: en el caso de QuickBooks, solo se exporta el nombre del artículo, con un sufijo como (×3) si se han pedido tres unidades. La cantidad y el precio total se incluyen en el importe de la línea.

• Referencias fiscales: libro mayor, impuestos, condiciones de pago y referencias de cuenta (si procede).

Consejo: si utilizas números de proyectos, puedes incluirlos en el campo de descripción.

Esto garantiza que la contabilidad refleje con precisión lo que se ha ordenado en Rentman.

Consejos para la resolución de problemas

En ocasiones, es posible que se produzcan errores al exportar PO. Puedes ver el mensaje de error haciendo clic en el widget Detalles o accediendo a la columna Comentario de exportación, tal y como se muestra en el vídeo a continuación.

Por ejemplo, si el error indica que las cuentas de mayor no están correctamente vinculadas:

1. Dirígete a Configuración > Libros mayores.

2. Revisa y vuelve a vincular las cuentas de mayor necesarias.

3. Comprueba dos veces tu configuración.

4. Una vez corregido, vuelve a exportar las PO.

Preguntas frecuentes