En Rentman, los libros mayores son cuentas financieras que se utilizan para hacer un seguimiento y clasificar diferentes transacciones. Te ayudan a organizar tus datos fiscales y a garantizar una contabilidad precisa.
Para facilitar la exportación de Órdenes de compra (PO), hemos introducido el concepto de libros mayores de débito, lo que permite a Rentman distinguir entre transacciones financieras entrantes y salientes y prepararlas correctamente para tus flujos de trabajo de contabilidad.
¿Por qué son necesarios los libros mayores de débito?
Antes, Rentman utilizaba un solo tipo de cuenta de mayor para todas las transacciones financieras.
Estas cuentas, incluidos los valores predeterminados y cualquier cuenta creada en el módulo Configuración (imagen inferior con una vista general antigua), se utilizaban habitualmente para registrar los pagos entrantes, como los ingresos por alquileres y ventas.
Desde el punto de vista contable, estos libros mayores se trataban a menudo como libros mayores de crédito, aunque Rentman no distinguía explícitamente entre los tipos de libros mayores de débito y crédito.
Sin embargo, las PO representan los costes previstos, es decir, los pagos que salen de la empresa hacia proveedores externos. Para registrar y exportar con precisión estas transacciones salientes al programa de contabilidad, ahora admitimos un tipo de libro mayor de débito independiente junto con la configuración del libro mayor existente.
Cómo funcionan los libros mayores de débito
Con la compatibilidad con el libro mayor de débito habilitada, puedes:
Asignar libros mayores de débito y crédito por separado a elementos que afectan a tu situación financiera, como equipos, funciones del equipo, transporte y costes adicionales.
Configurar cuentas de mayor de débito predeterminadas para categorías de costes comunes junto con las cuentas de crédito predeterminadas existentes.
Garantizar que los costes salientes (PO) se clasifican correctamente en tus exportaciones de contabilidad.
Opción 1: añadir cuentas de mayor manualmente
Añadir tus propias cuentas de mayor es útil si deseas diferenciar entre diferentes fuentes de ingresos. Puedes añadir tantas cuentas de mayor como desees, dependiendo de cómo quieras diferenciarlas. Más información al respecto aquí.
Opción 2: vincular libros mayores existentes con el programa de contabilidad
Vincular libros mayores significa hacer coincidir los que ya tienes en Rentman con los correspondientes en tu programa de contabilidad. Durante este proceso, básicamente «emparejas» cada libro mayor de Rentman con su equivalente de contabilidad, asegurándote de que las transacciones se exporten al lugar correcto.
Esto es útil si ya has configurado libros mayores en Rentman y quieres conectarlos sin importar otros nuevos.
Opción 3: añadir automáticamente libros mayores desde el programa de contabilidad
En lugar de crear manualmente los libros mayores en Rentman y vincularlos posteriormente, puedes importarlos directamente desde tu programa de contabilidad.
Al hacerlo, los libros mayores se añaden automáticamente a Rentman y ya están vinculados a sus respectivos libros mayores de contabilidad. Esto ahorra tiempo, reduce el esfuerzo de configuración y ayuda a garantizar que tus datos financieros sean coherentes entre los distintos sistemas.
Consideraciones sobre QuickBooks
QuickBooks trata las cuentas del libro mayor de débito y crédito como un único tipo de cuenta, en lugar de cuentas de débito y crédito separadas. Cuando tu espacio de trabajo de Rentman está conectado a QuickBooks, Rentman cambia automáticamente a un modo de libro mayor para adaptarse a este comportamiento:
Todas las cuentas de mayor de Rentman funcionan tanto como débito como crédito.
No puedes seleccionar tipos de débito o crédito por separado al crear o asignar libros mayores.
Rentman mostrará una advertencia antes de habilitar este modo para QuickBooks, ya que los libros mayores de débito creados en Rentman se eliminarán para ajustarse a la estructura de libros mayores unificada de QuickBooks.
Próximos pasos antes de exportar tus PO
Revisa la configuración actual de tu libro mayor en el artículo Gestionar cuentas de mayor.
Crea o actualiza los libros mayores de débito para tus categorías de costes según sea necesario.
Vincula o importa tus cuentas de mayor a Rentman desde tu programa de contabilidad para garantizar flujos de trabajo de exportación sin problemas.