En Rentman, puedes añadir costes adicionales a tus proyectos, como estancias en hoteles, transporte, comidas y otros gastos relacionados con el proyecto. Estos se muestran en los presupuestos y facturas, al igual que el equipo y el personal. También puedes utilizar los costes adicionales para generar pedidos para proveedores externos directamente desde la pestaña Costes adicionales.
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¿Qué es un coste adicional?
Los costes adicionales permiten gestionar y hacer un seguimiento de los gastos relacionados con el proyecto que no están incluidos en el equipo y el personal, como viajes, alojamiento u otros costes logísticos. Pueden incluirse en presupuestos y facturas, lo que facilita su posterior repercusión al cliente.
Puedes crear un coste adicional único para un proyecto específico o establecer un coste adicional predeterminado que se utilizará para todos los proyectos futuros. Los costes adicionales también pueden organizarse en grupos de costes, que aparecerán en tus documentos financieros.
En este artículo, te explicamos cómo utilizar esta función.
Añadir un coste adicional
- Dirígete al módulo table_chart Proyectos y abre un proyecto.
- Ves a la pestaña Costes adicionales de tu proyecto.
- Selecciona + Costes
- Completa la siguiente información:
— Nombre del coste (por ejemplo, «1 noche de hotel»)
— Precio de compra por unidad
— Descuento
— Cantidad
— Precio de venta
— Precio de compra
— Clase de IVA
— Cuenta de mayor
— Detalles - Guardar
- Dirígete al módulo table_chart Proyectos y abre un proyecto.
- Ves a la pestaña Costes adicionales de tu proyecto.
- Selecciona un coste adicional.
- Haz clic en edit Editar en la parte superior de la columna para editar el coste predeterminado.
- Realiza los cambios.
- Guardar
Configurar tus costes adicionales predeterminados
La configuración de funciones predeterminadas acelera el proceso de planificación porque puedes reutilizarlas para cada proyecto.
- Abre un proyecto y ves a la pestaña Costes adicionales.
- En la barra lateral de la izquierda, haz clic en el icono +.
- Completa la siguiente información:
— Nombre del coste (por ejemplo, «1 noche de hotel»)
— Precio de compra por unidad
— Precio de venta
— Descuento
— Cantidad
— Precio de compra
— Tipo de IVA
— Cuenta de mayor
— Detalles - Guardar
- Dirígete al módulo table_chart Proyectos y abre un proyecto.
- Ves a la pestaña Costes adicionales de tu proyecto.
- Selecciona un coste adicional predeterminado.
- Haz clic en editen la parte superior de la columna para editar el coste predeterminado.
- Realiza los cambios.
- Guardar
Esto facilita añadir costes recurrentes como alojamiento, vuelos, aparcamiento y dietas sin tener que introducir los mismos datos cada vez.
Agrupar costes adicionales
Para ahorrar tiempo, mejorar la supervisión y mantener los documentos financieros claros y organizados, puedes agrupar los costes adicionales de forma estructurada. Así es como funciona:
- Los costes adicionales se pueden organizar en grupos de costes, como «Dietas», «Alojamiento» o «Transporte», para ayudar a mantener las cosas claras y estructuradas.
- Arrastra y suelta los costes individuales en el grupo de costes apropiado.
- Cada grupo muestra un subtotal.
- En esta pestaña, el orden de visualización muestra el orden de las facturas.
- Si no existen grupos, al añadir un nuevo coste se creará automáticamente un grupo predeterminado, al igual que ocurre con el equipo. Sin embargo, si ya existen grupos, se te pedirá que selecciones en qué grupo debe colocarse el nuevo coste.
Esto ayuda a estructurar los costes de modo que los elementos relacionados se mantengan juntos y se presenten claramente en presupuestos y facturas.
Equipo perdido o defectuoso
Seguimiento de equipo
Al registrar la devolución del equipo de un proyecto en el módulo warehouse Almacén, puedes marcar un artículo o número de serie como «Perdido» o «Defectuoso». Estos costes se añadirán a la pestaña Costes adicionales de un proyecto, para calcular y comunicar los costes a tu cliente.