En Rentman puedes añadir tu propio equipo importando un archivo de equipo. En este artículo, te guiamos a través de los pasos para obtener tu lista de equipo en Rentman.

Disponible para: Lite Classic Pro

Si deseas añadir artículos individuales (o un pequeño número de ellos), puedes hacerlo en the Team module.

Antes de empezar

Esto es lo que necesitas antes de importar tu lista de equipo:

  • Un archivo Excel o.csv con la información de tu equipo. Si aún no tienes uno, hemos creado una plantilla para crearlo fácilmente, o descarga un archivo muestra durante el proceso de importación: revisa el paso 4 sobre como importar tu equipo. Lee más sobre como preparar tu archivo en esta sección.
  • Si utilizas serial numbers, puedes crear columnas en tu archivo de equipo que contenga información sobre estos artículos únicos, identificados por número de serie. Lee más sobre como agregar números de serie a tu archivo en esta sección.
  • Una estructura lógica de carpetas en el módulo Equipo, para que puedas mantenerte organizado y encontrar tu equipo más rápido. Puedes seguir el enlace para crear tus carpetas con antelación, o dejar que Rentman cree automáticamente las rutas de las carpetas de tu elección. Tú eliges la ruta correcta de la carpeta en la columna Carpeta de tu archivo (lee la siguiente sección).

Importa el archivo de tu equipo

  1. Entra en el category módulo Equipo.
  2. Haz click en el botón de más acciones more_vert en la esquina derecha, y haz clic en Import.
  3. Selecciona que timpo de importación quieres hacer:

    mceclip2.png

    Importar todas las líneas como artículo nuevo:  Rentman creará un artículo nuevo por cada línea. 

    Actualizar artículos existentes con nueva información:
    Si quieres actualizar los artículos en tu base de datos (por ejemplo: precio de lista), lee como hacerlo en el artículo sobredata update

    Agregar nuevos artículos y omitir los existentes: 
    Rentman no importará artículos que ya se encuentren en tu base de datos.

  4. Selecciona también si quieres importar números de serie, o sólo articulos generales.  
  5. Arrastra un archivo o haz clic en mceclip2.png para cargar un archivo.

    mceclip5.png
      
    Si no tienes un archivo con tu equipo disponible aun, puedes descargar nuestra plantilla arriba del boton cargar "Descarga un archivo de ejemplo aquí" 
  6. Selecciona si tu archivo contiene encabezados, o no. Si seleccionas sí, la primer fila de tu archivo no será importada. 
  7.  Opcional, si seleccionaste "Sí" en importar números de serie en el paso 4. Por cada columna, el sistema va a emparejar ya sea si la columna es considerada una Columna de número de serie o como una columna de equipo normal. Corrobora en las columnas si todos los emparejamientos se han hecho correctamente. 

    mceclip2.png

  8. Por cada columna, el sistema empareja los nombres del encabezado con los de nombres de las columnas de Rentman. Revisa si todos los emparejamientos se han hecho, agrega/ajusta donde sea necesario.

    mceclip0.png

  9. Haz Clic en "Siguiente" cuando hayas hecho esto para todas las columnas.
  10. Selecciona una carpeta raiz para tu importación. La carpeta raiz es la carpeta en la parte superior y contiene la structure of your folders. Los nuevos artículos serán ubicados dentro de esta carpeta. Si tienes carpetas definidas dentro de tu archivo de importación estos artículos serán ubicados dentro de la ruta de carpetas que elijas. Cuidado: Si tu archivo de importación no contiene una columna de carpeta, todos los artículos serán ubicados en la misma carpeta raiz. Esto significa que tus artículos no serán organizados, y es posible que sea difícil localizar tu equipo. Te recomendamos create your own folder structure, y especificar la ruta correcta para tús artículos en la columna "Carpeta".
    mceclip2.png
  11. Opcional cuando se selecciona: Omitir filas duplicadas. Cuando seleccionas esta opción, es necesario seleccionar que columnas del archivo se van a utilizar por Rentman para emparejar con las columnas del archivo. Atención: Estas columnas podrían no contener valores dobles en el archivo de importación, ya que son utilizadas durante la importación para identificar que artículos o números de serie deben ser omitidos.
  12. Selecciona Siguiente.
  13. Revisa la información en la vista previa. 

    mceclip3.png

  14. Selecciona Importar 
  15. Revisa tus "resultados de importación". Si tu información ha sido importada exitosamente, no es necesario realizar más acciones. Si fallado de manera parcial o total, por favor lea la la siguiente sección en el resultado de importación.

    mceclip4.png

Información sobre los resultados de importación. 

A veces la importación puede fallar (parcial o totalmente). Si esto te sucede, podrás encontrar respuestas por medio de los siguientes mensajes.

  • Los artículos /números de serie fallaron
  • Porque estos artículos/números de serie fallaron. 
  • Los artículos /números de serie han sido importados exitosamente.

En la parte inferior del resultado de importación, podrás descargar un archivo que contenga todos los artículos que fallaron, acompañado de la razón de la falla. Este te dará información precisa de la razón de la falla por cada artículo.

Algunas razones por las que falla la importación: 

  • Números de serie dobles o códigos QR - En Rentman no puede tener el mismo número de serie o código QR para más de un artículo. Si importas un artículo con número de serie o código QR x, y x ya está en tu base de datos, el artículo no se importará. 
  • Máximo de 25 digitos rn código QR - Recuerda que los códigos QR en Rentman tienen un tamaño máximo de 25 dígitos (espacios incluidos). Si tus códigos QR exceden este número, se cortará. Esto puede dar lugar a códigos QR idénticos.
  • Demasiados datos - Los archivos grandes pueden tardar demasiado en ser procesados y es posible que no se importe cierta información. Si esto sucede, borra la última importación, divide tu lista en archivos más pequeños e impórtalos por separado.
  • Formato incorrecto - Toda la información en el archivo debe ser ingresada como texto, y sin marcas de revisión (negrita, cursiva, colores de fondo, etc.).
  • Hojas Múltiples - Si tu archivo .xlsx contiene hojas múltiples, no podrá ser importado en Rentman.  

Consejos-Pro para armar tu archivo de equipo

La lista que importes en Rentman debe ser un archivo.xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o.csv.

Puedes descargar nuestra template al final de este artículo. Se puede utilizar como referencia o para crear un fichero de equipo.

He aquí algunos consejos para preparar tu archivo:

  • Es una buena idea tener cabeceras (títulos) claras en la primera fila de tu archivo.
  • No importes más de 64 columnas de una sola vez.
  • Aunque no hay un número mínimo de columnas, te aconsejamos que incluyas al menos la información más importante (por ejemplo, Nombre, Cantidad, Precio de alquiler, Carpeta).
  • La ruta de la carpeta de un elemento debe especificarse en la columna Carpeta, de esta forma:
    audio/micrófonos/micrófonos/wireless
  • Asegúrate de que el archivo no tiene varias hojas (un.xslx con varias hojas no se puede importar en Rentman).
  • Si utilizas códigos QR, asegúrate de que sean únicos y de que tengan menos de 25 dígitos.
  • No dejes filas vacías en su archivo.xlsx.
  • No insertes imágenes en su archivo.xlsx. Puedes agregarlos más adelante en el software.
  • Asegúrate de que toda la información del archivo se introduce como texto y sin marcas de revisión (negrita, cursiva, colores de fondo, etc.).It's a good idea to have clear headers (titles) in the first row of your file.

Columnas de números de serie

Si utilizas serial numbers, puedes crear columnas en tu archivo de equipo que contengan información sobre un artículo único, identificado por un número de serie. Estas columnas son útiles, porque cada pieza del mismo artículo puede tener una fecha de compra o referencia interna diferente.

Ten en cuenta que siempre hay varios números de serie conectados al mismo artículo.

Nota: Los valores de la columna "Números de Serie (Número de serie) se muestran en todo el software para identificar cada número de serie. En esta columna, introduce el nombre o el código que utilizas para referirte a tu número de serie. 

Eliminar una importación

Cuando una importación sale parcialmente mal, la mejor opción es borrar la información y volver a hacerlo todo de nuevo. Cada vez que importas un equipo, Rentman crea una etiqueta con el formato "importar-fechar-hora". Simplemente selecciona la etiqueta de tu última actualización y elimina esos elementos.

Actualizar el equipo en tu base de datos

Si ya has importado tu lista de equipos pero necesitas hacer algunos cambios importantes, puedes update the elements of your database.

Importación de campos de entrada adicionales

  1. Configura el campo de entrada extra en el módulo Configuración.
  2. Crea una columna con el valor extra del campo de entrada en tu archivo.xlsx.
  3. Al importar el archivo, haz coincidir la nueva columna con el campo de entrada extra (lo encontrarás en la sección'Extra' de las columnas). 

Descargar nuestra plantilla de importación

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