En Rentman puedes añadir tu propio equipo importando un archivo de equipo. En este artículo, te guiamos a través de los pasos para obtener tu lista de equipo en Rentman.

Disponible para: Lite Clásica Pro

Como alternativa, puedes añadir elementos manualmente, esto es ideal para uno o pocos equipos.

Antes de comenzar

Esto es lo que necesitas antes de importar tu lista de equipo:

  • Un archivo Excel o.csv con la información de tu equipo. Si aún no tienes este archivo preparado, puedes utilizar nuestra plantilla como referencia. Lee más sobre como preparar tu archivo en esta sección. 
  • Si utilizas números de serie, puedes crear columnas en tu archivo de equipo que contenga información sobre estos artículos únicos, identificados por número de serie. Lee más sobre como agregar números de serie a tu archivo en esta sección.
  • Una estructura lógica de carpetas en el módulo Equipo, para que puedas mantenerte organizado y encontrar tu equipo más rápido. Puedes seguir el enlace para crear tus carpetas con antelación, o dejar que Rentman cree automáticamente las rutas de las carpetas de tu elección. Tú eliges la ruta correcta de la carpeta en la columna "Carpeta" de tu archivo (lee la siguiente sección).

Importa tus equipos

  1. Entra en el category  módulo Equipo.
  2. Click on the Más acciones more_vert en la esquina derecha, y selecciona Importar.
  3. Selecciona aquí el tipo de importación que quieres hacer:

    mceclip2.pngImporta todas las filas como artículos nuevos:  Rentman crea un nuevo artículo para cada fila. 

    Actualizar los artículos existentes con datos nuevos:
     Si deseas actualizar los artículos de tu base de datos (por ejemplo, el precio de lista), lee cómo hacerlo en nuestro artículo sobre la actualización de datos.

    Añade nuevos artículos y omite las filas duplicadas: 
    Rentman no importa artículos que ya estén en tu base de datos.
  4. Selecciona también si quieres importar números de serie, o sólo articulos generales.  
  5. Arrastra un archivo o haz clic mceclip2.png para cargarlo. 

    mceclip5.png

    Si no tienes un archivo con tu equipo disponible aun, puedes descargar nuestra plantilla arriba del boton cargar "Descarga un archivo de ejemplo aquí" 
  6. Selecciona si tu archivo contiene una cabecera, o no. Si seleccionas "sí", la primera fila de tu archivo no se importará. 
  7. Para cada columna, el sistema hace coincidir los nombres de las cabeceras con los nombres de las columnas en Rentman. Comprueba si se han hecho todos los emparejamientos y ajusta/añade lo que sea necesario. 

    mceclip0.png

    Si has seleccionado "Sí" en la importación de números de serie en el paso 4., el sistema hará coincidir las columnas de tu archivo con columnas de números de serie o columnas normales de Equipos en Rentman. Corrobora en las columnas si todos los emparejamientos se han hecho correctamente.mceclip0.png

  8. Haz clic en "Siguiente paso" cuando hayas hecho esto para todas las columnas.
  9. Selecciona una carpeta raíz para tu importación. La carpeta raíz es la que se encuentra en la parte superior, y contiene tu estructura de carpetas. Los nuevos artículos se colocarán en esta carpeta. Si has definido carpetas en tu archivo de importación, estos elementos se colocarán bajo la carpeta raíz elegida. Advertencia: Si tu archivo de equipo no contiene una columna de Carpeta, todos los elementos se colocarán en la misma carpeta raíz. Esto significa que tus artículos no estarán organizados, y puede ser difícil encontrar el equipo. Te recomendamos que crees tu propia estructura de carpetas y que especifiques la ruta correcta de tus elementos en la columna Carpeta.
    mceclip2.png
  10. Opcional Si has seleccionado "Añadir nuevos elementos y omitir filas duplicadas" o "Actualizar elementos existentes con nuevos datos" en el paso 3, debes seleccionar emparejar columnas. Normalmente, "Código", "Nombre (en la base de datos)" o "Número de serie" son las mejores columnas para elegir. Por ejemplo, si estás actualizando el precio de todos los artículos de equipo, seleccionarías "Código" como columna de coincidencia, ya que es único para cada artículo de equipo que se actualiza y no se actualiza por sí mismo. La columna emparejada nunca debe ser la columna que se intentas actualizar. Advertencia: Estas columnas no pueden contener valores dobles en el archivo de importación, ya que se utilizan durante la importación para identificar qué artículo o número de serie debe omitirse. 
  11. Haz clic en Siguiente paso.
  12. Comprueba tus datos en la vista previa. 

    mceclip3.png
    Nota: Sólo se mostrarán las 10 primeras filas en la vista previa. 
  13. Selecciona Importar 
  14. Una vez finalizada la importación, aparecerá una ventana con los resultados. Si los datos se han importado correctamente, puedes cerrar la ventana o elegir la opción "Ver equipos importados". Si la importación ha fallado, por favor, lee la sección de información sobre el resultado de la importación más abajo.

    mceclip4.png

Conoce el resultado de tu importación

A veces ocurre que la importación puede fallar (parcial o totalmente). Si esto sucede, puedes encontrar todas las respuestas en el resultado de la importación como: 

  • Cuales artículos /números de serie fallaron 
  • Porque estos artículos/números de serie fallaron. 
  • Cuales artículos /números de serie han sido importados exitosamente.

En la parte inferior del resultado de importación, podrás descargar un archivo que contenga todos los artículos que fallaron, acompañado de la razón de la falla. Esto te da una visión directa por artículo de cuál es la razón del fallo. 

Algunas razones por las que falla la importación: 

  • Números de serie dobles o códigos QR - En Rentman no puede tener el mismo número de serie o código QR para más de un artículo. Si importas un artículo con número de serie o código QR x, y x ya está en tu base de datos, el artículo no se importará. 
  • Máximo de 25 dígitos para los código QR - Recuerda que los códigos QR en Rentman tienen un tamaño máximo de 25 dígitos (espacios incluidos). Si tus códigos QR exceden este número, se cortará. Si tus códigos QR superan este número, se cortarán. Esto puede dar lugar a códigos QR idénticos.
  • Demasiados datos - Los archivos grandes pueden tardar demasiado en ser procesados y es posible que no se importe cierta información. Si esto sucede, borra la última importación, divide tu lista en archivos más pequeños e impórtalos por separado.
  • Formato incorrecto - Toda la información en el archivo debe ser ingresada como texto, y sin marcas de revisión (negrita, cursiva, colores de fondo, etc.).
  • Hojas Múltiples - Si tu archivo .xlsx contiene hojas múltiples, no podrá ser importado en Rentman.

Consejos-Pro para armar tu archivo de equipo

La lista que importes en Rentman debe ser un archivo.xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o.csv.

Puedes descargar nuestra plantilla al final de este artículo. Se puede utilizar como referencia o para crear un fichero de equipo.

He aquí algunos consejos para preparar tu archivo: 

  • Es una buena idea tener cabeceras (títulos) claras en la primera fila de tu archivo.
  • No importes más de 64 columnas de una sola vez.
  •  Aunque no hay un número mínimo de columnas, te aconsejamos que incluyas al menos la información más importante (por ejemplo, Nombre, Cantidad, Precio de alquiler, Carpeta).
  • La ruta de la carpeta de un elemento debe especificarse en la columna Carpeta, de esta forma:
    audio/micrófonos/micrófonos/wireless
  • Asegúrate de que el archivo no tiene varias hojas (un.xslx con varias hojas no se puede importar en Rentman). 
  • Si utilizas códigos QR, asegúrate de que sean únicos y de que tengan menos de 25 dígitos.
  • No dejes filas vacías en tu archivo.xlsx.
  • No insertes imágenes en tu archivo.xlsx. Puedes agregarlos más adelante en el software.
  • Asegúrate de que toda la información del archivo se introduce como texto y sin marcas de revisión (negrita, cursiva, colores de fondo, etc.)

Columnas de números de serie

Si utilizas números de serie puedes crear columnas en tu archivo de equipo que contengan información sobre un artículo único, identificado por un número de serie. Estas columnas son útiles, porque cada pieza del mismo artículo puede tener una fecha de compra o referencia interna diferente.

Ten en cuenta que siempre hay varios números de serie conectados al mismo artículo.

Nota: Los valores de la columna "Números de Serie (Número de serie) se muestran en todo el software para identificar cada número de serie. En esta columna, introduce el nombre o el código que utilizas para referirte a tu número de serie. 

Eliminar una importación

Cuando una importación sale parcialmente mal, la mejor opción es borrar la información y volver a hacerlo todo de nuevo. Cada vez que importas un equipo, Rentman crea una etiqueta con el formato "importar-fechar-hora". Simplemente selecciona la etiqueta de tu última actualización y elimina esos elementos. 

Actualizar el equipo en tu base de datos

Si ya has importado tu lista de equipos pero necesitas hacer algunos cambios importantes, puedes actualizar los elementos de tu base de datos.

Importación de campos de entrada adicionales

  1. Configura el campo de entrada extra en el módulo Configuración.
  2. Crea una columna con el valor extra del campo de entrada en tu archivo.xlsx.
  3. Al importar el archivo, haz coincidir la nueva columna con el campo de entrada extra (lo encontrarás en la sección 'Extra' de las columnas). 

Descargar nuestra plantilla de importación

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