Una vez que un proyecto tiene más de unas pocas tareas repartidas entre varias personas, una lista de todo lo que eres responsable deja de ser útil. Necesitas ver qué está en progreso, qué está atrasado y quién está trabajando en qué, sin tener que preguntarle a nadie.
Un tablero de tareas te da esa imagen. Es una vista visual de tus tareas, que puedes organizar por estado, por asignado, por proyecto o por cualquier otro criterio que sigas, y compartir con los colegas que lo necesiten.
En este artículo, aprenderás qué es un tablero de tareas, cómo funcionan las dos vistas, cómo agrupar y filtrar tus tareas, y cómo compartir un tablero de proyecto con tu equipo.
Qué es un tablero de tareas
Un tablero de tareas es una vista filtrada de las tareas a las que ya tienes acceso. No es un contenedor: una tarea no vive en un tablero, y agregar un tablero no mueve nada.
Eso tiene dos consecuencias que vale la pena entender antes de empezar:
- Una tarea puede aparecer en varios tableros a la vez. Una tarea de diseño puede aparecer en el tablero de su proyecto, en el tablero del equipo de Diseño y en una vista que guardaste para esta semana. Es la misma tarea en los tres lugares.
- Una tarea tiene solo un estado. Cámbialo en un tablero y cambia en todos lados, porque estás editando la tarea, no una tarjeta.
Los dos tipos de tableros
Los tableros de tareas de proyecto se crean para ti. Cada proyecto tiene uno, en la pestaña Tareas del proyecto, mostrando las tareas de ese proyecto. No necesitas configurarlo.
Los tableros de tareas de equipo son creados por usuarios avanzados en el módulo de Tareas y pertenecen a un equipo, como Diseño o Taller. Responden a una pregunta diferente: no "cómo va este proyecto" sino "en qué está trabajando mi equipo esta semana". Aprende más sobre equipos y tableros de tareas de equipo.
Vista de tablero
En la vista de tablero, tus tareas aparecen como tarjetas en columnas. Las columnas vienen de lo que hayas agrupado, que por defecto son los estados de tus tareas.
Mover una tarjeta cambia la tarea. Cuando arrastras una tarjeta de una columna a otra, Rentman actualiza automáticamente el campo correspondiente en la tarea. Arrastra una tarjeta de Por hacer a Completado y el estado de la tarea cambia. Si has agrupado por asignado en su lugar, arrastrar una tarjeta a otra columna reasigna la tarea. Esta es la forma más rápida de mantener un tablero actualizado, pero vale la pena saber que es una edición real, no solo un movimiento visual.
Desde una tarjeta puedes ver la tarea de un vistazo y abrirla completamente para editar cualquier campo. Una tarea que ha pasado su fecha límite está marcada para que puedas identificarla sin leer cada tarjeta.
Vista de lista
La vista de lista muestra las mismas tareas como filas en lugar de tarjetas. Úsala cuando necesites detalle en lugar de una visión general: comparar fechas límite entre muchas tareas, revisar el tiempo planificado o editar varias tareas rápidamente.
Tú eliges qué columnas mostrar. Dos que vale la pena agregar desde el principio son el tiempo planificado y las horas registradas en cada tarea, que juntas muestran si el trabajo está excediendo el tiempo. Aprende más sobre columnas.
Cuando agrupas en una vista de lista, tus tareas se dividen en secciones en lugar de columnas. Ordenar, filtrar y editar funciona igual que en otras partes de Rentman.
Cambiar entre vistas generales
Para cambiar entre la vista de tablero y la de lista:
- Navega al módulo de Tareas o a la pestaña Tareas de un proyecto.
- Haz clic en Vista general.
- Haz clic en Tablero o lista.
- Selecciona la vista general que quieres ver.
Filtros, grupos y vistas
Filtros deciden qué tareas aparecen. Puedes filtrar por muchos tipos de información, incluyendo estado y tipo de proyecto, color y fechas límite vencidas.
Para filtrar una vista general:
- Navega al módulo de Tareas o a la pestaña Tareas de un proyecto.
- Haz clic en Filtros.
- Selecciona el filtro.
- Haz clic en Añadir.
Grupos deciden cómo se dividen esas tareas. Cualquier cosa que pueda mostrarse como columna también puede usarse como grupo, así que puedes agrupar por estado, etiquetas y elementos vinculados (en el módulo de Tareas). También puedes usar subgrupos para una vista más detallada.
Para usar grupos y subgrupos:
- Navega al módulo de Tareas o a la pestaña Tareas de un proyecto.
- Haz clic en Vista general.
- Elige Grupos o Subgrupos.
- Selecciona la opción que quieres.
Vistas son una combinación guardada de filtros y grupos que aplicas a un tablero. Una vez que hayas configurado un tablero como quieres, guárdalo como una vista y vuelve a ella con un solo clic. Aprende más sobre las vistas.
Encuentra tu camino en tus tableros
El módulo de Tareas es donde viven todos tus tableros. Desde ahí puedes abrir cualquier tablero de proyecto al que tengas acceso, abrir los tableros de tu equipo y acceder a todas las tareas que puedes ver.
Si tienes una lista larga de tableros, una forma de hacerla manejable es ocultar los tableros que no son relevantes para ti.
Para ocultar un tablero:
- Navega al módulo de Tareas.
- Desde el menú de tableros a la izquierda, encuentra el tablero que quieres ocultar.
- Haz clic en más opciones.
- Selecciona Ocultar.
Los tableros ocultos no desaparecen, y puedes mostrarlos de nuevo en cualquier momento.
Para ver los tableros ocultos:
- Navega al módulo de Tareas.
- Desde el menú de tableros a la izquierda, haz clic en más opciones.
- Activa Mostrar tableros ocultos.
Comparte un tablero de tareas de proyecto con tus colegas
Comparte un tablero de proyecto con las personas que trabajan en ese proyecto, para que todos estén viendo el mismo plan. Puedes hacer esto en cualquier momento mientras trabajas en el tablero.
- Abre el tablero de tareas de un proyecto, ya sea desde la pestaña Tareas del proyecto o desde el módulo de Tareas.
- Haz clic en Compartir.
- Agrega a un miembro del equipo existente buscando su nombre.
- Aprende cómo invitar a un usuario externo.
- Guarda.
Las personas que agregues reciben una notificación de que el tablero ha sido compartido con ellas.
Cómo funciona el compartir con los permisos de usuario
Dos cosas separadas deciden lo que alguien puede hacer en un tablero, y vale la pena mantenerlas separadas:
- Compartir el tablero decide qué tareas puede ver y editar una persona.
- Su rol de usuario decide qué se les permite hacer con esas tareas y con las tareas fuera del tablero, como eliminar tareas creadas por otra persona.
Así que compartir un tablero con un colega no le da derechos que no tenga ya. Le da acceso a las tareas en ese tablero, dentro de los límites de su rol. Aprende más sobre roles y permisos de usuario.