Importar tareas

Si has estado gestionando tu trabajo de proyecto en otra herramienta, no tienes que recrearlo en Rentman. Exporta tus tareas desde tu software actual e impórtalas en Rentman, completas con sus fechas límite, asignados, estados y subtareas.

En este artículo, aprenderás qué preparar antes de importar, cómo construir tu archivo, cómo Rentman relaciona tus datos con lo que ya está en tu espacio de trabajo y qué hacer cuando las filas fallan.

Antes de empezar

Importar tareas crea tareas y subtareas. No crea nada más. Todo a lo que apunte una tarea debe existir en Rentman antes de importar, o la fila fallará.

Eso significa configurar, como mínimo:

• Tus estados de tarea. Rentman relaciona el estado en tu archivo con los estados en tu espacio de trabajo por nombre, y no crea nuevos. Aprende más sobre cómo configurar los estados de tarea.
• Los miembros de tu equipo. Los asignados se relacionan con personas que ya existen.
• Cualquier cosa a la que quieras vincular las tareas, como proyectos, equipos o vehículos.

Prepara tu archivo de importación

Usa un archivo .xlsx o .csv. Si no tienes uno, puedes descargar un archivo de ejemplo desde la ventana de importación en Rentman.

• Pon encabezados claros en la primera fila.
• No importes más de 64 columnas a la vez.
• Asegúrate de que el archivo tenga solo una hoja.
• Introduce todo como texto plano, sin negritas, cursivas ni colores de fondo.
• No insertes imágenes.

Cómo Rentman relaciona tus datos

Tres columnas se relacionan con datos que ya están en tu espacio de trabajo en lugar de tomarse tal cual.

Estado se relaciona por el nombre del estado. Si no existe un estado con ese nombre en tu espacio de trabajo, la fila falla. Los estados nunca se crean mediante una importación.

Asignado se relaciona con cualquiera de estos, así que usa el que contenga tu archivo de exportación:

• Dirección de correo electrónico
• Nombre completo
• Referencia externa

Si no coincide ningún miembro del equipo, la fila falla.

Prioridad funciona diferente: en lugar de relacionarse automáticamente, tú le dices a Rentman durante la importación qué valor en tu archivo corresponde a qué prioridad. Así que un archivo que use P1, P2 y P3 está bien, siempre que los asignes cuando se te pida.

Vincular tareas a un proyecto u otro elemento

Una tarea puede importarse ya vinculada al elemento (equipo, material, proyecto, etc.) al que pertenece. Rentman busca ese elemento usando las columnas que aparecen a continuación, así que incluye la que tenga tu archivo de exportación.

Importa tu archivo de tareas

1. Ve al módulo de Tareas.
2. Haz clic en Importar.
3. Selecciona el tipo de importación que quieres hacer y haz clic en Siguiente paso.
4. Sube tu archivo.
5. Selecciona si tu archivo tiene una fila de encabezado. Si la tiene, la primera fila no se importa.
6. Revisa el emparejamiento de columnas. Rentman empareja tus encabezados con sus propios campos donde puede, y tú puedes corregir el resto.
7. Haz clic en Siguiente paso y revisa la vista previa. Solo se muestran las primeras diez filas.
8. Haz clic en Importar.

Importar subtareas

Las subtareas se importan junto con su tarea principal, de la misma manera que los números de serie se importan con el equipo o las personas de contacto con los contactos.

Asigna a cada subtarea su propia fila. En cada una de esas filas, repite los detalles de la tarea principal exactamente como están, y cambia solo las dos columnas que describen la subtarea: su descripción y si está completada.

Ejemplo de una tarea con tres subtareas:

Esto crea una tarea llamada Diseñar escenario principal, con tres subtareas adjuntas: dos completadas y una no completada.

Mantén los detalles del padre idénticos en cada fila repetida. Si difieren, Rentman no podrá identificar que las filas pertenecen a la misma tarea.

Durante el paso de asignación de columnas, asigna tus dos columnas de subtareas a los campos Descripción y Completado de la subtarea, para que Rentman sepa que describen la subtarea en lugar de la tarea.

Después de la importación

Cuando la importación termine, aparecerá una ventana con el resultado: qué filas se importaron, cuáles fallaron y por qué. Puedes cerrarla o hacer clic para ver las tareas que acabas de importar.

Si filas fallaron, descarga el archivo de filas fallidas en la parte inferior de la ventana de resultados. Contiene cada fila fallida junto con la razón, para que puedas corregir esas filas e importar solo ese archivo nuevamente.

Razones comunes por las que una importación falla:

• Un estado que no existe en tu espacio de trabajo.
• Un asignado que no existe, o cuyo correo electrónico o nombre no coincide con lo que está en Rentman.
• Formato incorrecto - texto con formato, o valores que no son texto plano.
• Múltiples hojas en un archivo .xlsx.
• Demasiados datos de una sola vez. Divide un archivo muy grande en archivos más pequeños.

Deshacer una importación

Cada importación crea una etiqueta en el formato importar-fecha-hora. Si una importación salió mal, filtra por esa etiqueta, selecciona las tareas y elimínalas. Luego corrige tu archivo e importa de nuevo. Aprende más sobre etiquetas.

Lo que no puedes importar

• Tareas privadas. Las tareas importadas siempre se asignan a miembros específicos del equipo.
• Tareas asignadas a todos los miembros del equipo. Asígnalas después de importar, o créalas directamente en Rentman.
• Nuevos estados de tarea. Los estados deben existir ya en tu espacio de trabajo antes de importar.

Preguntas frecuentes