À quoi servent les invitations ?
Vous pouvez inviter des membres du personnel à indiquer leurs disponibilités ou à directement à s'engager pour une fonction spécifique. Dans cet article, nous vous expliquons comment envoyer une invitation pour une période de travail et les différents types d'invitations qui peuvent être envoyées à votre personnel.
Les membres du personnel reçoivent des invitations par e-mail et via l'application mobile Rentman. Rentman enregistre directement les réponses dans le planificateur d'équipes.
Dans Rentman, les invitations peuvent être envoyées depuis :
- Le account_circlemodule Planificateur d'équipes.
- L'onglet Planification du personnel dans un projet
Inviter des membres du personnel pour une fonction en utilisant click-to-invite
Click-to-invite vous permet d'inviter plus rapidement votre personnel. En quelques clics, vous pouvez envoyer vos invitations et obtenir un aperçu plus rapide des disponibilités. Vous pouvez également inviter des membres du personnel pour plusieurs fonctions à la fois.
- Ouvrez le account_circle module Planificateur d'équipes.
- Dans la chronologie de disponibilité, cliquez sur la loupe et sélectionnez les membres du personnel que vous souhaitez inviter.
- Sélectionnez la période souhaitée en haut de la page et trouvez (/dépliez) votre projet.
- Sélectionnez une fonction.
- Dans la chronologie de disponibilité, sélectionnez l'icône en forme d'enveloppe pour inviter des membres du personnel
- Cliquez sur la section mise en surbrillance dans la chronologie de disponibilité et invitez le membre du personnel pour la fonction.
- Envoyez les invitations.
Autrement, vous pouvez aussi inviter vos membres du personnel à des fonctions sans utiliser click-to-invite.
- Sélectionnez la ou les fonctions.
- Depuis la liste des membres du personnel et des véhicules à gauche, sélectionnez
un ou plusieurs membres du personnel. Si vous ne voyez pas la liste, vous pouvez l'ouvrir en la faisant glisser vers la droite.
- Cliquez sur 'Inviter'
- Sélectionnez le type d'invitation.
- (Facultatif) Sélectionnez une date d'échéance et de rappel, ajoutez un message ou des formules de politesse personnalisées. Pour les messages et formules de politesse, vous pouvez également créer/appliquer un modèle.
- (Facultatif) Cliquez sur Personnaliser l'e-mail pour personnaliser les informations à afficher sur les invitations. Vous pouvez aussi modifier les modèles d'invitations par défaut dans le modulesettings Configuration.
- Invitez.
- Sélectionnez
- Cliquez sur 'Inviter'
- Sélectionnez le type d'invitation.
- (Facultatif) Sélectionnez une date d'échéance et de rappel, ajoutez un message ou des formules de politesse personnalisées. Pour les messages et formules de politesse, vous pouvez également créer/appliquer un modèle.
- (Facultatif) Cliquez sur Personnaliser l'e-mail pour personnaliser les informations à afficher sur les invitations. Vous pouvez aussi modifier les modèles d'invitations par défaut dans le modulesettings Configuration.
- Invitez.
Inviter des membres du personnel pour une période donnée
Parfois, vous n'avez pas besoin de votre personnel pour une fonction spécifique, mais pour une période travail donnée. Vous pouvez envoyer les invitations en utilisant la chronologie de disponibilité.
- Ouvrez le account_circle module Planificateur d'équipes.
-
Dans la chronologie de disponibilité, cliquez sur la loupe et sélectionnez les membres du personnel que vous souhaitez inviter.
Vous ne voyez pas la chronologie des disponibilités ?Étirez-la pour l'ouvrir. - Faites glisser la période de travail sur laquelle vous souhaitez inviter le membre et déplacez-la dans la chronologie de disponibilité.
- Dans la fenêtre pop-up qui apparaît, sélectionnez 'Inviter'
- Sélectionnez le type d'invitation : Disponibilité or Réservation
- (Facultatif) Sélectionnez une date d'échéance et de rappel, ajoutez un message ou des formules de politesse personnalisées. Pour les messages et formules de politesse, vous pouvez également créer/appliquer un modèle.
- (Facultatif) Cliquez sur Personnaliser l'e-mail pour personnaliser les informations à afficher sur les invitations. Vous pouvez aussi modifier les modèles d'invitations par défaut dans le modulesettings Configuration.
- Invitez.
Types d'invitations
Les invitations pour une fonction peuvent être envoyées de trois manières :
Le membre du personnel recevra un e-mail avec la question "Êtes-vous disponible pour cette période ?". S'il répond "Oui", il sera affiché comme disponible. S'il répond "Non", il sera affiché comme non disponible. Aucun détail sur le projet ou la fonction ne sera alors affichée. Vous pouvez modifier le texte par défaut dans le module settings Configuration.
Le membre du personnel recevra un e-mail avec la question "Êtes-vous disponible pour ce poste ?". S'il répond "Oui", il sera immédiatement planifié pour le poste (planification finale). Une fois qu'assez de personnes (autant que prévu initialement pour la fonction) auront répondu "Oui" à l'invitation, celle-ci expirera et si un membre répond "Oui" après cela, il recevra un message disant "Vous ne pouvez plus accepter l'invitation. Cette fonction est déjà entièrement planifiée". Vous pouvez modifier le texte par défaut dans le module settings Configuration.
Le membre du personnel recevra un e-mail avec la question "Êtes-vous disponible pour cette fonction ?". S'il répond "Oui", il sera planifié de manière invisible (planification provisoire) sur la fonction. Si plus de membres du personnel que nécessaire acceptent l'invitation, le planificateur d'équipes pourra choisir entre les membres ayant répondu "Oui" à l'invitation. Vous pouvez modifier le texte par défaut dans le module settings Configuration.
Le membre du personnel recevra un e-mail disant : "Vous êtes invité·e à fournir vos disponibilités pour la ou les dates suivantes. Si vous acceptez l'invitation, vous serez planifié·e pour ces dates". Si le membre du personnel choisit « Oui », il sera marqué comme étant réservé pour les horaires de la fonction ou les heures spécifiées. Aucun détail sur la fonction ou le projet n'est communiqué. Vous pouvez modifier le texte par défaut dans le module settings Configuration.
Questions fréquentes
L'invitation est envoyée sous 15 minutes. Plusieurs invitations dans les 15 minutes seront combinées en un seul e-mail avec plusieurs options.
Il est également possible de recevoir des invitations et des réponses aux invitations dans l'application mobile Rentman. Cliquez sur "Invitations" dans l'application et vous verrez un aperçu de toutes les invitations en attente.
Les notifications push peuvent être envoyées à l'application pour de nouvelles invitations. Assurez-vous que Rentman Mobile ait le droit d'envoyer des notifications push dans les paramètres de l'application et que les notifications dans Rentman Web soient correctement configurées.