Un bon de commande est un document commercial émis par un acheteur pour un vendeur. Le document contient les types, les quantités et les prix convenus des produits ou services que le vendeur fournira à l'acheteur. C'est une demande formelle faite par l'acheteur au vendeur, servant de contrat entre les deux parties.

À quoi servent les bons de commande ?

Les bons de commande vous permettent de :

• Contrôler les coûts de manière plus efficace, tant dans les projets qu'en dehors
• Garantir une intégration transparente des frais de projet à la comptabilité
• Rationaliser et optimiser la communication avec les fournisseurs
• Réduire les erreurs manuelles et les processus inefficaces

Remarque : les bons de commande ne peuvent pas être supprimés dans Rentman, car ils sont considérés comme des documents financiers. Filtrez par statut dans monetization_on Finances > Bons de commande pour masquer tout bon de commande annulé 

Créer un bon de commande à partir d'un projet

1. Sélectionnez le projet de votre choix dans le module table_chart Projets
2. Vous pouvez accéder à tous les bons de commande dans un projet spécifique en sélectionnant l'onglet Bons de commande, ou en créer un nouveau dans :
   
   • L'onglet Coûts supplémentaires
   • L'onglet Sous-location
   • Le bon de sous-location
3. Dans l'onglet sélectionné, cochez les coûts que vous souhaitez inclure sur un bon de commande
4. Sélectionnez Créer un bon de commande
5. Vous avez maintenant la possibilité de créer un nouveau bon de commande ou d'inclure les coûts à un bon de commande existant.
6. Pour les nouveaux bons de commande, sélectionnez Créer un nouveau bon de commande
7. Remplissez les champs nécessaires dans l'onglet Données de votre bon de commande
8. Vérifiez l'onglet Coûts et les détails pour vous assurer de l'exactitude des données 
9. Demander l'approbation

Si votre Bon de commande inclut des coûts de sous-location, le fournisseur de votre Bon de commande doit correspondre au fournisseur de la sous-location. Vous pouvez ajouter plusieurs sous-locations à un seul bon de commande à condition que le fournisseur soit le même.

Exemple visuel

Créer un bon de commande sans projet

1. Accédez au module monetization_on Finance > Bons de commande 
2. Sélectionnez + Ajouter un bon de commande 
3. Une fois que le formulaire s'affiche, saisissez toutes les informations nécessaires 
4. Sélectionnez l'onglet Coûts > + Ajouter des coûts généraux
5. Entrez le nom, le coût, la quantité et le taux d'imposition > Confirmez
6. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez Demander l'approbation 

Vous ne pouvez ajouter de nouveaux coûts qu'aux bons de commande existants dont le statut est "Brouillon" ou "En attente d'approbation". Aucun autre coût ne peut être ajouté une fois que le bon de commande est approuvé. Consultez cet article pour comprendre la signification de chaque statut.

Envoyer une notification à un PowerUser spécifique pour approbation

Après avoir sélectionné Demander, une fenêtre pop-up apparaîtra, vous offrant la possibilité de notifier un PowerUser spécifique. Cela n'empêche pas les autres PowerUsers d'approuver le bon de commande. Tous les PowerUsers avec les rôles utilisateur adaptés pourront approuver tous les bons de commandes.

Approuver, refuser ou annuler un Bon de commande

Une fois le bon de commande en brouillon, seuls les PowerUsers avec les autorisations adaptées peuvent l'approuver. 

Gérer, comparer et compléter un Bon de commande

Une fois le Bon de Commande envoyé pour approbation, les PowerUsers peuvent comparer les coûts et générer des documents financiers. Consultez cet article pour savoir comment vous pouvez gérer et finaliser votre Bon de Commande après l'avoir envoyé pour autorisation.

Questions fréquentes

Existe-t-il des rôles utilisateurs qui permettent de contrôler qui peut voir et créer des Bons de commande ?

Oui, les autorisations des rôles utilisateurs peuvent être activées dans les paramètres : Configuration > Rôles utilisateur.

Puis-je supprimer un Bon de commande ?

Non, vous ne pouvez pas supprimer les Bons de commande. Vous pouvez utiliser le filtre de statut pour masquer les Bons de commande avec un statut spécifique dans le sous-module Bon de commande.