Un bon de commande (BC) est un document commercial émis par un acheteur à un vendeur, indiquant les types, les quantités et les prix convenus des produits ou services que le vendeur fournira à l'acheteur. C'est une demande formelle faite par l'acheteur au vendeur, servant essentiellement de contrat entre les deux parties.
Quel est l'objectif des bons de commande ?
- Vous permet de contrôler les coûts de manière plus efficace, tant dans les projets que en dehors
- Assure une intégration transparente entre les dépenses de projet et la comptabilité
- Améliore et rationalise la communication avec les fournisseurs
- Réduit les erreurs manuelles et les inefficacités
- Créer un BC lorsque vous avez des dépenses supplémentaires telles qu'un séjour à l'hôtel pour l'équipe pendant un projet
- Génération d'un BC lorsque les coûts de sous-location peuvent être reflétés - lorsque vous souhaitez sous-louer des articles à un fournisseur, et vous avez besoin d'un BC détaillant tous les articles que vous avez sous-loués et le coût total
Remarque : Les bons de commande ne peuvent pas être supprimés dans Rentman car ils sont considérés comme des documents financiers. Filtrez par statut dans monetization_on Financier > Bons de commande pour masquer tout bon de commande annulé
Créer un BC et Demander une Approbation
- Accédez au projet de votre choix ou sélectionnez Bons de commande sous le monetization_on Module Financier dans le menu de gauche.
- Vous pouvez accéder à tous les bons de commande d'un projet spécifique en sélectionnant l'onglet Bon de commande ou en en créant un dans le
- onglet Coût supplémentaire
- onglet Sous-location
- Dans l'onglet sélectionné,
le coût que vous souhaitez inclure dans un bon de commande
- Sélectionnez Créer un bon de commande
- Vous avez maintenant la possibilité de créer un nouveau bon de commande ou d'inclure le coût dans une commande existante
- Si c'est nouveau, sélectionnez Créer un nouveau bon de commande
- Remplissez les champs nécessaires dans l'onglet Données de votre bon de commande
- Vérifiez l'onglet Coûts et les détails pour vous assurer que les coûts sont corrects
- Demander
Vous ne pouvez ajouter de nouveaux coûts qu'aux bons de commande existants avec un statut "Brouillon" ou "En attente d'approbation". Aucun nouveau coût ne peut être ajouté une fois que le BC est approuvé.
Si votre bon de commande inclut un coût de sous-location, le fournisseur de votre bon de commande doit correspondre au fournisseur de la sous-location. Vous pouvez ajouter plusieurs sous-locations à un seul BC uniquement si le fournisseur est le même.
Après avoir sélectionné Demande, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous offrant la possibilité de notifier un Power User spécifique. Cela n'empêche pas les autres Power Users d'approuver. Tous les Power Users avec les rôles d'utilisateur corrects pourront approuver toutes les commandes d'achat.
Approuver, Refuser ou Annuler la commande d'achat
Une fois que le brouillon de la commande d'achat a été demandé, seuls les Power Users avec les autorisations correctes peuvent l'autoriser.
| Approuver une commande d'achat | En tant que Power User, si vous êtes satisfait du coût de la commande d'achat et souhaitez continuer, sélectionnez Approuver. |
|
Refuser d'autoriser |
Refusez la commande d'achat et réessayez si cette commande d'achat nécessite des ajustements ou des modifications. |
| Annuler la commande d'achat | Annulez votre commande d'achat à tout moment. Cette option est pour quand vous voulez annuler complètement la commande d'achat et ne souhaitez pas continuer. Cette action est irréversible. |
Seuls les Power Users peuvent approuver une commande d'achat. Consultez les autorisations des rôles d'utilisateur dans la configuration.
Comparer, Envoyer et Finaliser la commande d'achat
Comparaison des coûts
Avant d'envoyer votre commande d'achat, comparez les coûts approuvés aux coûts totaux. En vérifiant la ligne de comparaison des coûts sous les détails, vous pouvez rapidement voir si les deux coûts sont alignés, supérieurs ou inférieurs.
Un document de commande d'achat ne peut être généré que si les coûts totaux ne dépassent pas les coûts approuvés. Si les coûts augmentent après l'approbation, la commande d'achat nécessite une nouvelle approbation.
Envoyer et Finaliser votre commande d'achat
Une fois que la commande d'achat a été approuvée et alignée correctement, un membre de l'équipe pourra générer un document à envoyer en sélectionnant Créer des documents.
Une fois le document envoyé, le bon de commande sera automatiquement marqué comme envoyé. Modifiez manuellement votre statut à Complet à votre convenance.
Si vous générez un document avec une sous-location attachée, le bon de sous-location sera ajouté au document du BC pour clarifier davantage le contenu exact du BC.
Statuts et historique des BC
Le statut du bon de commande vous aide à suivre l'avancement et son étape actuelle. Vous pouvez également consulter l'historique des statuts pour un bon de commande particulier sous la section Historique des bons de commande.