Certains projets de votre espace de travail peuvent être planifiés sur une période prolongée. L'idée est d'installer le matériel sur le site, mais comme l'évènement proprement dit n'a lieu que certains jours, de ne facturer au client que les jours concernés et non toute la durée du projet.
Un événement avec le même client, la même configuration d'équipement, qui se répète plusieurs jours au cours d'un mois sur le même site. Le projet est prévu pour le mois d'août, mais les jours de spectacle sont uniquement les 2, 8, 11, 20 et 25 août. Dans ce cas, nous ne voulons facturer au client que les jours de spectacle.
Le matériel est installé et envoyé sur place au début du mois, puis démonté à la fin du mois. Il reste sur place même les jours où il n'y a pas de spectacle.
Créer un projet avec des sous-projets
La première étape de ce scénario consiste à créer un projet composé de plusieurs sous-projets. Le sous-projet que vous devez créer doit s'appliquer spécifiquement à toute la durée de planification. Nous allons appeler ce sous-projet Planification du projet. Il assurera que votre matériel soit réservé sur site pour toute la durée de la période de planification.
Créez autant de sous-projets que de dates de spectacle. Par exemple, dans ce cas, 5 dates sont prévues. Il faut donc créer 5 sous-projets.
Project Planning Subproject
This Project Planning subproject is primary used for its planning period time schedule, to ensure that all equipment remaining on location is reflected accurately in their availability. Plan all none-show day time schedules in this subproject as well.
The next step for this subproject is to include all the equipment that will be staying for the duration of the project.
By planning your equipment in this Project Planning subproject, you are effectively reserving the equipment's availability for the entire planning period duration. The equipment in this project will be booked and will be unavailable till the end of the planning period.
Show Date Subprojects
In order to charge a separate invoice per show date, you must create a subproject per show date. If you have 5 show dates, create 5 separate subprojects.
What each Show Date Subproject should contain:
Create separate invoices for each show date
Once it is time to invoice your Show Date subproject individually, you can do that easily by selecting which subproject to include financially.
If you wish to invoice a specific show date, only check the financials for that subproject. Select the desired Show Date subproject and create an invoice in the financial tab as you normal would!