Dans cet article, nous aborderons le sujet des sous-projets dans Rentman : ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent et comment les utiliser.

Les sous-projets divisent un projet en plusieurs parties. Chaque sous-projet a son propre matériel, personnel, transport et ses propres informations financières. Le projet principal correspond à la somme de tous les sous-projets qui le composent.

Par exemple, vous pouvez utiliser des sous-projets pour :

Planifier des tournées avec un sous-projet pour chaque ville.
Organiser des événements avec plusieurs scènes (zones) sur un même lieu de prestation.
Créer (et envoyer) des plannings séparés pour les sous-projets, tout en chiffrant et facturant le projet principal dans son ensemble.
Dissocier la planification du devis : vous ne modifiez pas le devis et conservez toute la liberté de gérer la planification selon les besoins.
Facturer facilement des coûts supplémentaires pour un projet, sans affecter le devis initial.

Utilisation des sous-projets

Dans le projet principal, vous :

Choisissez le client

Dans un sous-projet, vous :

Planifiez l'équipement, les fonctions de l'équipe, les fonctions de transport
Ajoutez des informations financières et des coûts supplémentaires

Le nom du projet, l'emplacement, le statut, les notes et les horaires peuvent être définis à la fois dans le projet principal et les sous-projets.

Afficher les sous-projets

Ouvrez un projet.
À droite du nom du projet, cliquez sur le texte bleu.
Dans ce menu, vous verrez les sous-projets de ce projet.
(Facultatif) En cliquant sur lock_open vous pouvez épingler vos sous-projets dans une barre latérale fixe. Les sous-projets resteront ainsi visibles sur chaque onglet du projet.

Ajouter un sous-projet

Il existe deux façons d'ajouter un sous-projet. Vous pouvez ajouter un nouveau sous-projet (vide) ou dupliquer un sous-projet existant.

Lors de l'ajout de votre premier sous-projet, tout ce que vous avez planifié dans le projet principal jusqu'à ce moment-là apparaîtra dans le premier sous-projet. Tous les autres sous-projets seront vides, sauf si vous les créez en dupliquant un autre sous-projet.

Assurez-vous que les périodes de votre projet principal soient correctement définies avant de créer votre premier sous-projet. Lisez la section Périodes pour plus d'informations.

Ajouter votre premier sous-projet vide

À droite du nom du projet, cliquez sur le texte bleu Aucun sous-projet.
Dans ce menu, choisissez Ajouter un sous-projet.
Entrez les noms de votre premier et deuxième sous-projet.

Choisissez Enregistrer

Remarque : Les deux sous-projets utilisent les horaires de votre projet principal. Si votre deuxième sous-projet doit avoir des horaires différents, vous devez supprimer les horaires de votre deuxième sous-projet et ajouter de nouveaux horaires. De cette manière, ils ne seront plus liés au projet principal.

Dupliquer un sous-projet

En dupliquant un sous-projet, vous copiez toutes ses informations à l'exception des membres du personnel et des véhicules planifiés.

Ouvre la liste des sous-projets.
À côté d'un sous-projet, clique sur le bouton Plus d'actions more_vert :
Choisis file_copy Dupliquer.
Entre un nom pour ton sous-projet.
Choisis l'une des options suivantes :

Conserver les horaires
Ton nouveau sous-projet conservera les horaires de ce sous-projet.

Entrer un nouvel horaire de début
Tu peux choisir un nouvel horaire de début pour ton nouveau sous-projet.

Périodes

Chaque sous-projet peut avoir ses propres périodes. Par défaut, il s'agit de la période de planification et de la période d'utilisation, mais tu peux également ajouter les tiennes.

Dans ton projet principal, tu verras un résumé de toutes les périodes de tes sous-projets.

Tu peux toujours voir les périodes du projet principal dans chaque sous-projet. C'est utile lorsque tous tes sous-projets doivent avoir la même période de planification.

Déplacer une période vers le projet principal

Si tu déplaces une période vers ton projet principal, elle sera supprimée de ton sous-projet et ajoutée au projet principal.

Comme tu ajoutes une période au projet principal, elle sera automatiquement appliquée à tous les sous-projets.

Ouvre la liste des sous-projets.
Clique sur un sous-projet et va à l'onglet Planning horaire.
Utilise les points pour glisser la période vers le projet principal.

Déplacer une période vers un sous-projet

Si tu déplaces une période vers un autre sous-projet, elle sera supprimée du sous-projet A et ajoutée au sous-projet B.

Astuce : Tu peux également déplacer une période du projet principal vers un sous-projet. Si cette période est liée à des éléments dans plusieurs sous-projets, tu recevras un avertissement. Tu dois d'abord connecter ces éléments à une période différente avant de pouvoir la déplacer. Si tu déplaces une période du projet principal vers un sous-projet, elle ne sera plus appliquée à tous les sous-projets.

Ouvre la liste des sous-projets.
Clique sur un sous-projet et va à l'onglet Planning horaire.
Utilise les points pour glisser la période du projet principal vers un sous-projet.

Afficher ou masquer sur les documents

Par défaut, tous les sous-projets sont affichés sur tous les documents que tu génères. Cependant, tu peux toujours choisir quels sous-projets afficher sur tes documents.

Créer un nouveau document
Dans le menu d'édition avant de générer un document, sélectionnez les sous-projets que vous souhaitez afficher sur votre document.

Si un sous-projet n'apparaît pas dans cette liste, assurez-vous que le sous-projet n'est pas masqué sur les documents financiers. Lisez la section ci-dessous pour plus d'informations.
Cliquez sur Générer.

Masquer le sous-projet uniquement sur les documents financiers

Devis et Facturation

Le fait de masquer les finances d'un sous-projet est utile lorsque le planificateur ne souhaite pas inclure les coûts financiers du sous-projet dans le projet global. L'équipement de ce sous-projet sera toujours réservé, mais tous les coûts associés à ce sous-projet ne seront pas inclus.

Une fois que vous avez désactivé les finances d'un sous-projet, jetez un œil à l'onglet financier du projet global/principal. Vous devriez voir que le coût du sous-projet est complètement barré.

Ouvrez la liste des sous-projets.
À côté d'un sous-projet, (dé)sélectionnez l'option Financier:

Masquer le sous-projet uniquement de la planification

Le fait de masquer la planification d'un sous-projet est utile lorsque le planificateur ne souhaite pas inclure la disponibilité de l'équipement du sous-projet dans le projet global/principal.

Cela peut être utile pour des projets où le même équipement est prévu pour chaque sous-projet pour des raisons financières, mais où seule la quantité d'équipement d'un sous-projet est nécessaire.

Le sous-projet apparaîtra toujours dans l'onglet Financier de votre sous-projet, ainsi que sur le devis, le contrat et la facture.

Un exemple serait un événement de tournée de trois jours comprenant trois sous-projets. Le planificateur planifiera le même équipement pour les trois sous-projets pour des raisons financières, mais cela signifierait que la quantité d'équipement est multipliée par trois. En désactivant l'option de planification pour les deux autres sous-projets, cela annule la disponibilité de l'équipement. Leurs finances seront toujours calculées, garantissant ainsi que la quantité correcte est planifiée et que les finances sont correctes.

Ouvrez la liste des sous-projets.
À côté d'un sous-projet, (dé)sélectionnez l'option Planification:

Créer une facture pour un sous-projet

Devis et Facturation

Vous pouvez générer une facture séparée pour chaque sous-projet au sein de votre projet principal.

Remarque : actuellement, vous ne pouvez définir le moment de la facturation que pour le projet principal. Gardez cela à l'esprit lorsque vous souhaitez facturer un sous-projet séparément.

Ouvrez la liste des sous-projets.
Cliquez sur votre sous-projet.
Allez à l'onglet Financier.
Cliquez sur Ajouter une facture.
Ajustez les paramètres
Cliquez sur Générer.

Déplacer un groupe d'équipements vers un autre sous-projet

Dans certaines occasions, il peut être utile de déplacer un groupe d'équipements d'un sous-projet à un autre.

Ouvrez la liste des sous-projets.
Cliquez sur votre sous-projet.
Allez à l'onglet Équipement.
Sélectionnez un groupe d'équipements.
Cliquez sur le bouton Autres actions more_vert et choisissez Déplacer vers le sous-projet.
Choisissez le sous-projet vers lequel ce groupe d'équipements doit être déplacé.

Si vous souhaitez conserver votre groupe d'équipements dans le sous-projet d'origine, vous pouvez d'abord dupliquer le groupe d'équipements. Ensuite, vous pouvez déplacer cette copie vers un autre sous-projet.

Vous ne pouvez pas déplacer des éléments d'équipement séparés vers un autre sous-projet. Au lieu de cela, vous pouvez placer un élément dans un groupe d'équipements, puis déplacer le groupe d'équipements vers un autre sous-projet.

Diviser ou fusionner un sous-projet

Lorsque vous divisez un sous-projet du projet principal, il devient son propre projet principal.

Ouvrez la liste des sous-projets.
À côté d'un sous-projet, cliquez sur le Bouton Plus d'actions more_vert:
Choisissez call_split Diviser

Lorsque vous fusionnez des sous-projets, tous les sous-projets seront fusionnés en un seul projet principal.

Si vous fusionnez des sous-projets avec des statuts différents, le projet fusionné prendra le statut du sous-projet que vous avez sélectionné avant la fusion.

Ouvrez la liste des sous-projets.
À côté d'un sous-projet, cliquez sur le Bouton Plus d'actions more_vert:
Choisissez merge_type Fusionner avec d'autres.

Diviser un sous-projet en planification/financier

Lorsque vous sélectionnez cette option pour votre sous-projet, Rentman divisera votre sous-projet sélectionné en deux sous-projets distincts, l'un contenant les informations de planification et l'autre, les informations financières.

split subprojects into financial_planning.gif

FAQ

Pourquoi je ne vois pas mes sous-projets dans le module Projets ?

Dans le module Projets, seul le projet principal est affiché. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble claire de vos projets.

Est-ce que le module Entrepôt affiche mes projets principaux ou mes sous-projets ?

Dans le module Entrepôt, tes sous-projets sont affichés. Cela est dû au fait que les durées de chaque sous-projet peuvent être différentes, et il est utile de les sélectionner séparément.

Est-ce que ma période appartient au projet principal ou à mon sous-projet ?

Si tu ajoutes une période dans le projet principal, elle s'appliquera à tous les sous-projets.

Pour plus d'informations, consulte la section Périodes de cet article.

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