La vérification et l'approbation des heures enregistrées avant de procéder à la paie ou à l'exportation des données est une étape cruciale pour la gestion efficace d'une entreprise. Ces processus garantissent l'exactitude des heures saisies par rapport aux heures de travail réelles et aident à identifier les divergences entre les membres du personnel.

Dans cet article, vous apprendrez comment gérer et approuver les enregistrements horaires effectués par les membres de votre personnel, ainsi qu'à améliorer la transparence et à réduire les risques d'erreurs au niveau des salaires.

Cas pratiques

Voici quelques exemples d'utilisation de cette fonctionnalité :

Premiers pas avec l'approbation des enregistrements horaires

Avant de commencer à utiliser l'approbation des enregistrements horaires, vous devez passer par quelques étapes préalables :

• Configurez les autorisations des rôles utilisateurs des membres du personnel et des managers.
• Autorisez l'approbation des heures de travail enregistrées.
• Configurez le nombre minimal d'heures payées (si nécessaire).

Autorisations des rôles utilisateur

Les utilisateurs doivent disposer des droits et accès adaptés pour les fonctionnalités et pertinents pour leur rôle. Pour permettre aux membres du personnel de saisir leurs heures de travail et autoriser les managers à vérifier et approuver ces enregistrements dans le watch_later module Enregistrement horaire , les autorisations nécessaires doivent être paramétrées au préalable dans le settings module Configuration.

Activation de l'approbation des heures de travail enregistrées

La prochaine étape pour lancer l'approbation de l'enregistrement horaire consiste à activer l'approbation pour le type d'heure travaillée.

1. Accédez au settings module Configuration > Enregistrement horaire et congés > Types d'heures.
2. Sélectionnez le type d'heure Travaillée et cliquez sur edit ÉDITER
3. Sélectionnez "Oui" au niveau de l'option Nécessite une approbation.
4. Confirmez
5. Sauvegardez

Nombre minimum d'heures rémunérées par enregistrement

Dans certains pays, un nombre minimum d'heures doit être rémunéré pour chaque tâche effectuée par un membre du personnel. En fonction de la réglementation locale, vous devrez peut-être configurer ce paramètre d'heures minimales rémunérées. Si cette option est configurée, elle sera utilisée dans la colonne de vérification d'approbation pour comparer le nombre d'heures dans chaque enregistrement horaire au nombre minimum d'heures rémunérées requis.

1. Accédez au settingsmodule Configuration > Enregistrement horaires et congés > Enregistrement horaire.
2. Saisissez un nombre d'heures.
3. Confirmez
4. Sauvegardez

Gestion des enregistrements horaires

Dans le watch_later module Enregistrement horaire, vous verrez toutes les heures enregistrées par les membres du personnel sur la période sélectionnée. Elles apparaîtront comme En attente dans la colonne Statut de l’aperçu. Une fois les heures enregistrées validées, elles apparaîtront comme Approuvée.

Astuce Rentman : ajoutez la colonne Statut à votre aperçu d'enregistrement horaire, afin de voir quelles saisies horaires sont en attente et doivent être approuvées. Vous pouvez aussi utiliser le jeu de colonnes par défaut pour cela.

Astuce Rentman : il est aussi possible de voir le statut d’un enregistrement horaire via l’application, dans l’onglet Enregistré du watch_later module Enregistrement horaire.

La colonne de contrôle d'approbation

Les icônes vous aident à suivre les enregistrements horaires nécessitant votre attention. La couleur des icônes indique l’action éventuellement requise. 

event Heures enregistrées vs. heures planifiées.

Vert : parfaitement aligné

Jaune : la différence est inférieure à 30 minutes

Rouge : la différence est supérieure à 30 minutes

Gris : aucune activité planifiée pour cet enregistrement horaire

group Différences entre membres du personnel sur la même activité

Vert : durées parfaitement alignées

Jaune : la différence est inférieure à 30 minutes

Rouge : la différence est supérieure à 30 minutes

Gris : aucun autre membre du personnel n’a enregistré de temps pour la même fonction

settings_accessibility Activité liée dans l'enregistrement horaire

Vert : une activité planifiée est associée

Jaune : une activité manuelle est associée

Rouge : aucune activité associée

running_with_errors Temps enregistré vs. heures payées minimales

Vert : le nombre d'heures enregistrées est égal ou supérieur au minimum requis

Rouge : le nombre d'heures enregistrées est inférieur au minimum requis

Remarque : cette icône n’apparaît pas si le minimum d’heures rémunérées requis n’est pas configuré.

 

Approuver les enregistrements horaires via l'option d'approbation groupée

1. Accédez au watch_later module Enregistrement horaire
2. Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements horaires.
3. En haut de l’aperçu, cliquez sur APPROUVER

Approuver les enregistrements horaires via la barre latérale Détails de l'enregistrement horaire

1. 1. Accédez au watch_later module Enregistrement horaire.
   2. Survolez un enregistrement horaire.
   3. Cliquez sur menu_openDétails pour ouvrir la barre latérale Détails de l'enregistrement horaire.
   4. Cliquez sur APPROUVER

Approuver un enregistrement horaire via le processus

Cette option est utile lorsque vous devez examiner, éventuellement ajuster, et approuver plusieurs enregistrements horaires.

1. Accédez au watch_later module Enregistrement horaire.
2. Double-cliquez sur un enregistrement horaire ou sélectionnez-en un et cliquez sur editMODIFIER en haut de l’aperçu.
3. (Facultatif) Ajustez les données.
4. Enregistrez.
5. Cliquez sur APPROUVER  pour approuver l'enregistrement horaire.
6. Cliquez sur  chevron_left pour revenir à l'enregistrement horaire précédent, ou chevron_right pour passer au suivant.

Astuce Rentman : une fois approuvés, les enregistrements horaires passent en lecture seule et ne peuvent plus être modifiés, sauf s’ils sont remis au statut En attente.

Modifications des enregistrements horaires

Vous devez avoir les autorisations nécessaires pour modifier les enregistrements horaires des autres utilisateurs.

1. Accédez au watch_later module Enregistrement horaire.
2. Sélectionnez un enregistrement horaire et cliquez sur  edit MODIFIER en haut de l’aperçu.
3. Modifiez les données.
4. Enregistrez

Remettre un enregistrement horaire en attente

En cas d’erreur lors du processus d’approbation, comme des heures incorrectes approuvées ou des modifications à effectuer, il est possible d’annuler l’approbation. Cela permet aux gestionnaires de faire les ajustements nécessaires et de réapprouver l’enregistrement horaire corrigé.

Depuis le Détails de l'enregistrement horaire En modifiant un enregistrement horaire

1. Accédez au watch_later module Enregistrement horaire.
2. Survolez un enregistrement horaire.
3. Cliquez sur menu_openDétails pour ouvrir la barre latérale Détails de l'enregistrement horaire.
4. Cliquez sur Remettre en attente

1. Accédez au watch_later module Enregistrement horaire.
2. Double-cliquez sur un enregistrement horaire pour le modifier ou sélectionnez un enregistrement horaire et cliquez sur  edit ÉDITER en haut de l’aperçu.
3. Cliquez sur check Approuvé pour revenir au statut précédent.
4. Modifiez les données et enregistrez vos modifications (si nécessaire).

Exporter les enregistrements horaires

Vous pouvez exporter les heures enregistrées au format .xlsx, pour assurer le traitemen des heures de travail de votre personnel dans le logiciel de comptabilité de votre choix. Remarque : lors de l’exportation des enregistrements horaires, un message d’avertissement apparaîtra si certains enregistrements restent en attente.

Suivi des modifications d'enregistrements horaires

Les notifications	Les membres du personnel peuvent rester informés de toute modification apportée à leurs enregistrements horaires lors du processus d’approbation en activant les paramètres de notification appropriés.
Section historique de la barre latérale Détails de l'enregistrement horaire	Chaque modification apportée à un enregistrement horaire est clairement documentée dans cette section, avec la date du changement, son auteur, et comment le statut a été mis à jour.

 

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si quelqu'un effectue un enregistrement en retard ?

Les enregistrements en retard apparaissent "en attente". Vous pouvez les filtrer et les approuver facilement avant l'exportation destinée à la gestion des salaires.

Les heures en attente sont-elles comptées dans le temps de travail total ?

Non, seuls les enregistrements horaires approuvés sont inclus dans le temps de travail total affiché au niveau de la barre latérale de Détails de l'enregistrement horaire.

Y a-t-il un moyen de savoir combien d'heures restent encore à approuver ?

Oui, vous pouvez voir cela en vérifiant la ligne Heures travaillées en attente au niveau de la barre latérale de Détails de l'enregistrement horaire.