Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour le Planning du personnel ProPlanning du personnel

Dans le module watch_later Enregistrement horaire, vous pouvez suivre toutes les heures effectuées par les membres de votre équipe. Vous pouvez lier ces heures aux périodes de travail et aux fonctions des membres du personnel sur un projet ou enregistrer les heures séparément. Les membres du personnel peuvent se voir accorder des autorisations pour enregistrer leurs propres heures et celles d'autres personnes. Il suffit de leur attribuer un autre rôle utilisateur dans Rentman.

La somme de toutes les heures enregistrées apparaît dans la colonne Coûts réels de l'onglet Finances de votre projet. Cela donne une meilleure indication des coûts réels en matière de personnel pour un projet. Vous pouvez également exporter les données du module watch_later Enregistrement horaire vers un fichier .xlsx, afin de traiter les heures de travail de votre équipe dans votre logiciel de comptabilité préféré.

Vous pouvez également exporter des données du sous-module Activités, qui affiche les heures planifiées pour chaque activité, ce qui vous permet d'avoir un aperçu des éventuelles heures supplémentaires.

Rentman ne prend pas en charge la gestion des paies. Nous vous recommandons d'exporter vos données du module de gestion du temps et d'utiliser un logiciel de comptabilité pour le traitement ultérieur.

Vous pouvez enregistrer vos heures dans la version web de Rentman et dans l'application Rentman Mobile (iOS & Android). Ci-dessous, vous trouverez des instructions.

Ajouter un nouvel enregistrement horaire (Rentman Web)

Vous devez avoir les autorisations adaptées pour enregistrer vos propres heures.

Allez dans le watch_later module Enregistrement horaire.
Cliquez sur + Ajouter un enregistrement horaire
Sélectionnez le(s) membre(s) du personnel concerné(s) par cet enregistrement.
Sélectionnez les heures Du/au et choisissez la durée de Pause.
Remplissez le reste des options disponibles.
Entrez une (ou plusieurs) activité(s) pour décrire les tâches effectuées sur cette période en utilisant le bouton AJOUTER, à côté des activités.
Si l'heure de début/fin chevauche l'heure à laquelle vous êtes prévu·e sur une fonction, cette fonction sera affichée sous les activités. Vous pouvez maintenant facilement connecter vos heures à cette activité
Sauvegardez ou (facultatif) Enregistrer et nouveau

Ajouter un nouvel enregistrement horaire (application Rentman)

Dans le watch_later module Enregistrement horaire, vous trouverez deux onglets :

À enregistrer : les activités pour lesquelles vous devez encore enregistrer des heures.
Enregistré : les activités pour lesquelles vous avez déjà enregistré des heures.

Vous devez avoir les autorisations nécessaires pour enregistrer vos propres heures.

Remarque : vous pouvez consulter et enregistrer des heures dans un délai défini selon votre rôle utilisateur. Si votre rôle n'autorise qu'un délai de 7 jours, les activités plus anciennes ne seront pas visibles ici.

Enregistrer des heures liées aux fonctions

Allez dans le menu Options .
Cliquez sur l'icône Mon planning à côté de votre nom d'utilisateur.
Sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez enregistrer des heures.
Trouvez l'activité pour laquelle vous souhaitez enregistrer des heures et faites glisser vers la gauche.
Remplissez les options disponibles.
Sauvegardez

register hours linked to a function in the app.gif

Remarque : les activités sans heures enregistrées sont marquées d'une horloge bleue en pointillés, tandis que celles avec des heures enregistrées affichent une icône d'horloge verte.

Enregistrer des heures manuellement

Allez dans le menu Options .
Choisissez Enregistrement horaire.
Cliquez en bas à droite sur le plus bleu pour ajouter un enregistrement horaire.
Sélectionnez les heures Du/au et choisissez la durée de la Pause.
Complétez le reste des options
Entrez une (ou plusieurs) activité(s) décrivant les tâches effectuées sur cette période.
Sauvegardez

time registration in the app without a function.gif

Enregistrer des heures en utilisant le pointage d'entrée et de sortie

Allez dans le menu Options .
Choisissez Enregistrement du temps.
Choisissez Pointer (l'icône de l'horloge).
Vous verrez votre minuteur fonctionner sur cet écran.
Note : Le minuteur continuera de fonctionner en arrière-plan lorsque vous fermerez l'application.
Pour arrêter le minuteur, cliquez sur le bouton d'arrêt.
Remplissez le reste des options.
Entrez une (ou plusieurs) activité décrivant les tâches effectuées sur cette période.
Sauvegardez

time registration clock in clock out.gif

Options disponibles

Lors de la création d'un nouvel enregistrement horaire, vous devez configurer les informations suivantes :

Options

Pause : entrez la durée totale des pauses ou le début/fin des périodes de pause. La pause sera déduite de la durée de la fonction.
Temps de déplacement (facultatif) : sera déduit de la durée de la fonction. Il est affiché dans une colonne séparée au sein de la grille d'enregistrement horaire. L'entreprise peut choisir de le prendre en charge ou non pour le membre du personnel.
Remarque : les pauses et le temps de déplacement ne sont pas inclus dans le nombre total d'heures travaillées.
Type d'enregistrement horaire (facultatif) : consultez cette section.
Distance (facultatif) : la distance de déplacement couverte pendant cette période.
Déjeuner (facultatif) : cochez la case si le déjeuner doit être inclus dans cette période.
Activité (facultatif) : description de la tâche effectuée sur cette période. Vous pouvez soit :

Lier l'activité à une fonction/période de travail - Si vos heures enregistrées correspondent à une fonction/période de travail planifiée pour un membre du personnel, vous pouvez lier cette activité en choisissant la fonction/période de travail dans la liste.

Ajouter en texte libre - Si cet enregistrement ne correspond pas à une fonction/période de travail planifiée pour un membre du personnel, vous pouvez simplement entrer une activité dans ce champ. Vous pouvez toujours ajouter plusieurs activités à un enregistrement.

Types d'enregistrement horaire

Vous pouvez attribuer un type aux heures que vous enregistrez. Le type que vous choisissez détermine si les heures enregistrées doivent être ajoutées ou soustraites du nombre total d'heures travaillées.

Travaillées : l'option par défaut. Cela sera ajouté au nombre total d'heures travaillées.
Congé : Sera ajouté au nombre total d'heures travaillées et sera affiché séparément en heures de congé.
Correction : vous permet d'ajouter ou de soustraire des heures du nombre total d'heures travaillées.
Arrêt maladie : sera ajouté au nombre total d'heures travaillées et sera affiché séparément en heures d'arrêt maladie.
Compensation : n'est pas ajouté aux heures travaillées.
Par exemple : votre employé John a effectué des heures supplémentaires et ne travaillera donc pas le vendredi. John prendra son vendredi de congé, comme jour de compensation. Ce type fournit une justification pour l'absence de l'employé le vendredi.

Configurer l'aperçu

Dans le watch_later module Enregistrement horaire, vous verrez toutes vos heures enregistrées sur la période que vous avez sélectionnée.

Vous pouvez filtrer les heures enregistrées, ajouter différentes colonnes et regrouper les heures par colonne pour avoir un aperçu plus détaillé.

Configurer les autorisations pour les membres du personnel

Les membres du personnel peuvent se voir attribuer des autorisations pour enregistrer leurs propres heures et celles d'autres personnes s'ils disposent d'un rôle utilisateur différent.

Exporter votre enregistrement horaire

Vous pouvez exporter les heures enregistrées vers un fichier .xlsx, afin de traiter les heures travaillées de votre équipe dans votre logiciel de comptabilité préféré.

Le sous-module Activités

Le reporting d'activités est facultatif mais fortement recommandé. Vous pouvez lier une activité à une fonction de projet ou à une période de travail, ou l'ajouter en tant que texte libre.

Dans le sous-module Activités du module, vous trouverez un aperçu de toutes les activités enregistrées. Vous pouvez facilement comparer chaque fonction de projet et les heures enregistrées correspondantes pour cette fonction ou cette période de travail.

Vous pouvez filtrer les activités, ajouter différentes colonnes et regrouper les activités par colonne pour avoir un aperçu plus précis.

En tant que freelance, l'onglet Activités est également l'endroit où vous trouverez le taux total convenu avec votre client pour ce travail spécifique. Vous pouvez ainsi l'utiliser comme référence lors de la création des factures. Ce taux sera affiché sous les coûts prévus, qui n'apparaissent que lorsque vous disposez des autorisations de votre rôle utilisateur.

Saisir la référence de la facture

Sélectionnez une ou plusieurs activités et cliquez sur post_add Saisir la référence de la facture pour leur attribuer une référence de facture. De cette manière, vous pourrez suivre les activités facturées par vos membres du personnel et freelances et vous assurer de ne pas être facturé deux fois pour la même activité.

Le module Enregistrement horaire