La gestion de vos effectifs requiert un aperçu complet et précis des heures effectuées et des congés. Grâce à la fonctionnalité de gestion des congés de Rentman, au lieu de jongler entre plusieurs systèmes, de transférer manuellement des données ou de gérer des saisies de disponibilité incomplètes, vous pouvez vous assurer que les horaires de votre équipe restent exacts, à jour et accessibles au même endroit.
Grâce à cette fonctionnalité, les membres du personnel peuvent soumettre des demandes de congé, les responsables peuvent les examiner et les approuver au sein de la plateforme, et tous les types de congé - tels que les vacances, les congés maladie et les jours de formation - sont enregistrés de manière structurée et pouvant faire l'objet d'un rapport. Cela permet de disposer d'un registre fiable et conforme à la loi des heures travaillées et non travaillées, qui peut être facilement exporté pour la paie et la comptabilité.
Dans cet article, vous apprendrez comment utiliser les demandes de congé de votre équipe dans Rentman, ce qui élimine la saisie de données redondantes et réduit les erreurs causées par des enregistrements incohérents dans différents outils.
Scénarios réels
Voici quelques exemples d'utilisation de cette fonctionnalité :
Premiers pas dans la gestion des congés
Pour vous lancer dans la gestion des congés, vous devez d'abord configurer certains éléments : les autorisations des rôles utilisateurs et les types d'heures.
Autorisations des rôles utilisateurs
Les membres du personnel doivent disposer des autorisations adaptées aux modules qui les concernent. Vous devez donc commencer par accorder l'autorisation à vos membres du personnel d'accéder à la gestion des congés dans le module Configuration. Pour plus d'informations sur les autorisations concernant la gestion des congés, veuillez consulter cet article.
Types d'heures
L'étape suivante pour vous lancer dans la gestion des congés consiste à configurer des types d'heures. Rentman offre différents types d'heures par défaut pour vous aider à suivre différents types de missions et de congés. Voici leur signification :
- Heures travaillées : les heures de travail effectuées par un membre du personnel.
- Vacances : les jours de congés correspondant aux vacances.
- Correction : anciennement utilisée pour corriger un enregistrement horaire incorrect ou ajuster les heures supplémentaires payées pour les convertir en congé, ce type d'heure est désormais obsolète. Vous pouvez utiliser le module Membres du personnel pour ajouter ou ajuster à la baisse un solde de congés. Nous vous recommandons d'appliquer les processus d'approbation des enregistrements horaires pour ajuster les enregistrements erronés de votre personnel.
- Congé maladie : les heures pour lesquelles le membre du personnel est indisponible pour raison de santé.
-
Compensation : les jours de congés reçus pour les heures supplémentaires effectuées. Par exemple, si quelqu'un a travaillé plus longtemps le lundi, il pourra prendre son vendredi après-midi en compensation.
Éditer les heures par défaut
Vous pouvez également modifier les types d'heures par défaut pour déterminer s'ils doivent avoir un solde, nécessiter une approbation, bloquer la disponibilité ou inclure un code de paie :
- Accédez au module Configuration > Enregistrement horaire et congés > Types d'heures
- Sélectionnez un type d'heure et cliquez sur Modifier
- Configurez les options.
- Confirmez
- Sauvegardez
Code de paie : le code associé à la paie pour un traitement précis lors de l'exportation des heures.
A un solde horaire : détermine si le type d'heure a un solde et s'il doit être déduit du solde d'un membre du personnel (par exemple, pour les vacances ou les heures de compensation). Si le paramètre est défini sur Oui, vous devrez sélectionner une date de début pour que le solde commence à suivre les heures.
Bloquer la disponibilité : détermine si ce type d'heure empêche les membres du personnel d'être planifiés sur cette période (par exemple, en cas de congé maladie ou de vacances).
Nécessite une approbation : détermine si un·e manager doit approuver les heures avant qu'elles ne soient enregistrées.
Ajouter des types de congés personnalisés
En plus des heures par défaut, vous pouvez ajouter des types de congés supplémentaires à votre espace de travail - spécifiques à votre entreprise - comme des jours de formation. Voici comment procéder :
- Accédez au module Configuration > Enregistrement horaire et congés > Types d'heures
- Cliquez sur + Ajouter un type de congé
- Configurez les options.
- Confirmez
- Sauvegardez
Code de paie : le code associé à la paie pour un traitement précis lors de l'exportation des congés.
A un solde horaire : détermine si le type de congé a un solde et s'il doit être déduit du solde d'un membre du personnel (par exemple, pour les vacances ou les heures de compensation). Si le paramètre est défini sur Oui, vous devrez sélectionner une date de début pour que le solde commence à suivre les congés.
Bloquer la disponibilité : détermine si ce type de congé'empêche les membres du personnel d'être planifiés sur cette période (par exemple, en cas de congé maladie ou de vacances).
Nécessite une approbation : détermine si un·e manager doit approuver les heures avant qu'elles ne soient enregistrées.
Solde de congés
Les soldes de congés indiquent la quantité de chaque type de congé dont dispose un membre de l'équipe et qu'il peut demander. Cela permet de suivre les jours de vacances, les congés maladie et les autres congés.
Consulter le solde de congés
Module Membres du personnel
- Accédez au people module Membres du personnel et double-cliquez sur un membre du personnel.
- Rendez-vous dans l'onglet Administratif > Solde de congés
Vous pouvez également ajouter une colonne Total du solde de congés à l'aperçu de votre membre du personnel ou ouvrir la barre latérale de Détails de chaque membre du personnel pour vérifier leur solde de congés.
Sous-module Demandes de congé
Vous pouvez par ailleurs consulter votre propre solde de congés dans le sous-module Demandes de congé :
- Rendez-vous dans le sous-module Demande de congés.
- Cliquez sur Mon solde de congés
- Cliquez sur chaque type de congé pour afficher les détails.
Vous pouvez voir le solde de congés d'un membre du personnel au sein de ses demandes de congé :
- Rendez-vous dans le sous-module Demandes de congé.
- Sélectionnez une demande de congé.
- Cliquez sur Détails pour afficher toutes les données.
Vous pouvez par ailleurs voir le solde de congés lorsque vous soumettez une demande de congé :
- Lancez une nouvelle demande de congé.
- Cliquez sur Afficher le solde de congés
Mettre à jour le solde de congés d'un membre du personnel
Avec les autorisations nécessaires, vous pouvez mettre à jour individuellement le solde de congés de chaque membre du personnel ou importer le tout de manière groupée.
Mettre à jour le solde d'un seul membre du personnel
- Rendez-vous dans le module Membres du personnel et double-cliquez sur un membre du personnel.
- Accédez à l'onglet Administratif > Solde de congés
- Cliquez sur + AJOUTER UN SOLDE
- Sélectionnez un type de congé.
- Ajoutez des heures.
- Choisissez une date d'effet (la date à laquelle la modification du solde de congé prendra effet).
- Sauvegardez
Mettre à jour le solde de congé des membres du personnel de manière groupée lors de l'importation
Vous pouvez mettre à jour le solde de congés de vos membres du personnel de manière groupée à l'aide de la fonction d'importation de Rentman. Votre fichier d'importation doit comprendre au moins les colonnes suivantes :
- Nom du membre du personnel
- Type de congé
- Solde de congé actuel
Vous pouvez télécharger un fichier d'exemple dans Rentman :
- Accédez au people module Membres du personnel.
- Cliquez sur la petite flèche qui se trouve à côté du bouton Importer et choisissez Importer les soldes de congés des membres du personnel.
- Dans la fenêtre pop-up qui s'affiche, cliquez sur Télécharger un fichier d'exemple
- Si vous importez des soldes de congés pour plusieurs types de congés (par exemple, des congés payés et des congés parentaux), créez une ligne distincte pour chaque type de congé par membre du personnel. Chaque ligne doit contenir le solde pour un type de congé spécifique.
Une fois que votre document est prêt, vous pouvez lancer l'importation :
- Accédez au module Membres du personnel.
- Cliquez sur la petite flèche qui se trouve à côté du bouton Importer et choisissez Importer les soldes de congés des membres du personnel.
- Faites correspondre les colonnes et cliquez sur Étape suivante
- Vérifiez les données sur l'aperçu.
- Cliquez sur Importer
Pour découvrir comment mettre à jour votre base de données de manière groupée, veuillez consulter cet article. Une fois la mise à jour effectuée, l'ancien solde de congés sera remplacé par les nouvelles données de votre fichier d'importation.
Soumettre une demande de congé
Une fois que vous avez configuré vos types de congés, ajouté des soldes de congés et donné aux membres du personnel les autorisations appropriées, ceux-ci peuvent commencer à soumettre des demandes de congés. Consultez cet article pour découvrir comment procéder.
Modifier une demande de congé
Vous pouvez modifier une demande de congé après l'avoir soumise afin d'en modifier les détails. Consultez cet article pour savoir comment procéder.
Gérer les demandes de congés
Une fois la demande de congé effectuée, vous pouvez l'approuver, la rejeter ou l'annuler. Cet article vous expliquera comment procéder.
Sous-module Demandes de congés
Dans le sous-module Demandes de congés, vous pouvez suivre toutes les demandes de congés des membres du personnel. Vous pouvez exporter vos données pour le traitement des paies, les filtrer par type d'heure ou par membre du personnel et utiliser d'autres filtres généraux dans Rentman. De plus, vous pouvez créer et gérer les demandes de congés directement depuis ce sous-module.