Dans le module Enregistrement horaire, vous pouvez suivre toutes les heures effectuées par les membres de votre équipe. Vous pouvez lier ces heures aux périodes de travail et aux fonctions des membres du personnel sur un projet ou enregistrer les heures séparément. Les membres du personnel peuvent se voir accorder des autorisations pour enregistrer leurs propres heures et celles d'autres personnes. Il suffit de leur attribuer un autre rôle utilisateur dans Rentman.
La somme de toutes les heures enregistrées apparaît dans la colonne Coûts réels de l'onglet Finances de votre projet. Cela donne une meilleure indication des coûts réels en matière de personnel pour un projet. Vous pouvez également exporter les données du module watch_later Enregistrement horaire vers un fichier .xlsx, afin de traiter les heures de travail de votre équipe dans votre logiciel de comptabilité préféré.
Vous pouvez également exporter des données du sous-module Activités, qui affiche les heures planifiées pour chaque activité, ce qui vous permet d'avoir un aperçu des éventuelles heures supplémentaires.
En plus du suivi des heures de travail, vous pouvez assurer le suivi des demandes de congés de vos membres du personnel dans le sous-module Demandes de congés. Découvrez-en davantage sur la gestion des congés ici.
Vous pouvez enregistrer vos heures dans la version web de Rentman et dans l'application Rentman Mobile (iOS & Android). Ci-dessous, vous trouverez des instructions.
Ajouter un nouvel enregistrement horaire (Rentman Web)
Depuis l'Enregistrement horaire Depuis les Activités
- Rendez-vous dans le watch_later module Enregistrement horaire.
- Cliquez + Ajouter un enregistrement horaire
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Sélectionnez le type d'enregistrement horaire.
Enregistrement horaire manuel vs Activités planifiées
Enregistrement horaire manuel - Cette option vous permet de sélectionner manuellement les horaires Du - Au. Ensuite, vous pouvez associer des activités aux horaires saisis.
Activités planifiées - Cette option affiche une liste d'activités sur lesquelles vous avez été planifié·e au cours des 24 dernières heures. Si vous sélectionnez cette option, les horaires Du et Au seront remplis automatiquement selon les activités sélectionnées. - Sélectionnez les horaires Du/Au si vous avez choisi l'Enregistrement horaire manuel ou sélectionnez les activités concernées si vous. avez sélectionné les Activités planifiées.
- Cliquez sur Continuer
- Sélectionnez le ou les membres du personnel à qui vous souhaitez appliquer l'enregistrement.
- Choisissez la durée de pause ou sélectionnez les horaires pour la pause.
- Remplissez le reste des options disponibles.
- Entre une (ou plusieurs) activité pour décrire les tâches effectuées au cours de cette période en utilisant le bouton AJOUTER à côté des activités.
Remarque : toutes les fonctions/périodes de travail se déroulant le(s) jour(s) sélectionné(s) apparaissent ici, et vous pouvez facilement relier des heures à ces activités. - Sauvegardez ou (facultatif) Enregistrer et nouveau
- Ouvrez le sous-module Activités.
- Dans le coin supérieur droit, sélectionnez le ou les membres du personnel pour qui vous souhaitez enregistrer des horaires.
- Sélectionnez une ou plusieurs activités pour lesquelles vous souhaitez enregistrer des heures et cliquez sur OUVRIR L'ENREGISTREMENT.
- Choisissez la durée de pause ou sélectionnez les horaires pour la pause.
- Remplissez le reste des options disponibles.
- Ajoutez la durée de l'activité.
Remarque : toutes les fonctions/périodes de travail se déroulant le(s) jour(s) sélectionné(s) apparaissent ici, et vous pouvez facilement relier des heures à ces activités. - Sauvegardez ou (facultatif) Enregistrer et nouveau
Ajouter un nouvel enregistrement horaire (application Rentman iOS & Android)
Dans le watch_later module Enregistrement horaire, vous trouverez deux onglets :
- À enregistrer : les activités pour lesquelles vous devez encore enregistrer des heures.
- Enregistré : les activités pour lesquelles vous avez déjà enregistré des heures.
Enregistrer des heures liées aux fonctions
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Enregistrer des heures manuellement
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Enregistrer des heures en utilisant le pointage d'entrée et de sortie
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Options disponibles
Lors de la création d'un nouvel enregistrement horaire, vous devez configurer les informations suivantes :
- Pause : entrez la durée totale des pauses ou le début/fin des périodes de pause. La pause sera déduite de la durée de la fonction.
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Temps de déplacement (facultatif) : sera déduit de la durée de la fonction. Il est affiché dans une colonne séparée au sein de la grille d'enregistrement horaire. L'entreprise peut choisir de le prendre en charge ou non pour le membre du personnel.
Remarque : les pauses et le temps de déplacement ne sont pas inclus dans le nombre total d'heures travaillées. - Type d'enregistrement horaire (facultatif) : consultez cette section.
- Distance (facultatif) : la distance de déplacement couverte pendant cette période.
- Déjeuner (facultatif) : cochez la case si le déjeuner doit être inclus dans cette période.
- Activité (facultatif) : description de la tâche effectuée sur cette période. Vous pouvez soit :
Lier l'activité à une fonction/période de travail - Si vos heures enregistrées correspondent à une fonction/période de travail planifiée pour un membre du personnel, vous pouvez lier cette activité en choisissant la fonction/période de travail dans la liste.
Ajouter en texte libre - Si cet enregistrement ne correspond pas à une fonction/période de travail planifiée pour un membre du personnel, vous pouvez simplement entrer une activité dans ce champ. Vous pouvez toujours ajouter plusieurs activités à un enregistrement.
Types d'enregistrement horaire
Vous pouvez attribuer un type aux heures que vous enregistrez. Le type que vous choisissez détermine si les heures enregistrées doivent être ajoutées ou soustraites du nombre total d'heures travaillées.
- Travaillées : l'option par défaut. Cela sera ajouté au nombre total d'heures travaillées.
- Congé : Sera ajouté au nombre total d'heures travaillées et sera affiché séparément en heures de congé.
- Correction : vous permet d'ajouter ou de soustraire des heures du nombre total d'heures travaillées.
- Congé maladie : sera ajouté au nombre total d'heures travaillées et sera affiché séparément en heures d'arrêt maladie.
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Compensation : n'est pas ajouté aux heures travaillées.
Par exemple : votre employé John a effectué des heures supplémentaires et ne travaillera donc pas le vendredi. John prendra son vendredi de congé, comme jour de compensation. Ce type fournit une justification pour l'absence de l'employé le vendredi.
Approbation de l'enregistrement horaire
Afin de minimiser le risque d'erreurs et d'inexactitudes dans la gestion des salaires, vous pouvez activer l'approbation des enregistrements horaires effectués par les membres du personnel.
Configurer l'aperçu
Dans le watch_later module Enregistrement horaire, vous verrez toutes vos heures enregistrées sur la période que vous avez sélectionnée.
Pour obtenir un aperçu plus clair de vos heures enregistrées, dont celles qui sont approuvées et celles qui sont encore en attente, ajoutez la colonne Statut à l'aperçu.
Vous pouvez filtrer les heures enregistrées, ajouter différentes colonnes et regrouper les heures par colonne pour avoir un aperçu plus détaillé.
Configurer les autorisations pour les membres du personnel
Les membres du personnel peuvent se voir attribuer des autorisations pour enregistrer leurs propres heures et celles d'autres personnes s'ils disposent d'un rôle utilisateur différent.
Exporter votre enregistrement horaire
Vous pouvez exporter les heures enregistrées vers un fichier .xlsx, afin de traiter les heures travaillées de votre équipe dans votre logiciel de comptabilité préféré.
Le sous-module Activités
Le reporting d'activités est facultatif mais fortement recommandé. Vous pouvez lier une activité à une fonction de projet ou à une période de travail, ou l'ajouter en tant que texte libre.
Dans le sous-module Activités du module, vous trouverez un aperçu de toutes les activités enregistrées. Vous pouvez facilement comparer chaque fonction de projet et les heures enregistrées correspondantes pour cette fonction ou cette période de travail.
Vous pouvez filtrer les activités, ajouter différentes colonnes et regrouper les activités par colonne pour avoir un aperçu plus précis.
En tant que freelance, l'onglet Activités est également l'endroit où vous trouverez le taux total convenu avec votre client pour ce travail spécifique. Vous pouvez ainsi l'utiliser comme référence lors de la création des factures. Ce taux sera affiché sous les coûts prévus, qui n'apparaissent que lorsque vous disposez des autorisations de votre rôle utilisateur.
Saisir la référence de la facture
Sélectionnez une ou plusieurs activités et cliquez sur post_add Saisir la référence de la facture pour leur attribuer une référence de facture. De cette manière, vous pourrez suivre les activités facturées par vos membres du personnel et freelances et vous assurer de ne pas être facturé deux fois pour la même activité.