Dans le module watch_later Enregistrement horaire, vous pouvez garder une trace de toutes les heures de travail effectuées par les membres de votre équipe. Vous pouvez soit lier leurs heures de travail aux fonctions de membre du personnel dans un projet, soit enregistrer leurs heures séparément. Vous pouvez donner la permission aux membres du personnel d'enregistrer eux-mêmes leurs propres heures et/ou celles d'autres membres. Cela est possible en leur assignant un rôle utilisateur spécifique dans Rentman.

La somme des heures enregistrées apparaît dans la colonne coûts réels de l'onglet Finance de votre projet. Ce qui vous offre une estimation plus précise des coûts de votre projet. Vous pouvez également exporter des données depuis watch_later Enregistrement horaire dans un fichier .xlsx, afin que vous puissiez traiter les heures travaillées de votre équipe dans votre logiciel de comptabilité préféré.

Rentman ne prend pas en charge la gestion des salaires. Nous vous recommandons d'exporter les données depuis le module watch_later Enregistrement horaire et d'utiliser par la suite un logiciel de comptabilité pour un traitement de données approfondi.

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Ajouter un nouvel enregistrement horaire

Vous pouvez enregistrer vos heures dans la version Web de Rentman, et dans l'Application Rentman (iOS & Android). 

Version Web

  1. Allez dans le module watch_later Enregistrement horaire.
  2. Cliquez sur  + Ajouter un enregistrement horaire.
  3. Sélectionnez le(s) membre(s) d'équipe auquel s'applique cet enregistrement.
  4. Sélectionnez la période De/à et choisissez la durée de la pause.
  5. Remplissez le reste des options.
  6. Saisissez une (ou plusieurs) activités décrivant les tâches effectuées au cours de cette période.
    Si la période De/à dépasse le temps que vous avez planifié sur une fonction, cette fonction sera affichée sous activités. Vous pouvez donc désormais connecter facilement les horaires à cette activité.
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  7. Sauvegardez ou (facultatif) sauvegardez et créez un nouvel horaire.

L'Application Rentman (iOS & Android)

Avec l'Application Rentman, vous pouvez aussi enregistrer vos propres heures lorsque vous êtes en route ou sur le terrain. Dans l'application, vous pouvez le faire manuellement ou en utilisant le système de pointage.

Vous avez besoin d'avoir tous les accès nécessaires pour enregistrer vos propres heures.

Manuellement

  1. Allez sur le menu Options  options.png.
  2. Choisissez Enregistrement horaire.
  3. Cliquez en bas à droite sur le plus bleu pour ajouter un enregistrement horaire.
  4. Sélectionnez la période De/à et choisissez la durée de la pause.
  5. Remplissez le reste des options.
  6. Saisissez une (ou plusieurs) activités décrivant les tâches effectuées au cours de cette période.
  7. Sauvegardez

Système de pointage

  1. Allez sur le menu Options  options.png.
  2. Choisissez Enregistrement horaire.
  3. Choisissez Pointer (l'icône de l'horloge).
  4. Vous verrez votre minuteur fonctionner sur cet écran. Remarque : le minuteur continue de fonctionner en arrière-plan lorsque vous fermez l'application.
  5. Pour mettre fin au minuteur, cliquez sur arrêt.
  6. Remplissez le reste des options.
  7. Saisissez une (ou plusieurs) activités décrivant les tâches effectuées au cours de cette période.
  8. Sauvegardez

Options disponibles

Lorsque vous créez un nouvel enregistrement horaire, vous avez besoin de configurer les informations suivantes :

  • Membre(s) du personnel - Les membres du personnel pour qui l'enregistrement horaire s'applique.
  • De / À (date et heure) - Entrez la période pour cet enregistrement horaire.
  • Pause - La pause sera soustraite du nombre total d'heures travaillées sur l'événement.
  • (Optionnel) Type d'enregistrement des heures - Lire cette section
  • (Optionnel) Temps de trajet - Ne sera pas soustrait du nombre total d'heures travaillées (transport payé pour le membre du personnel payé par ex.) mais apparaîtra dans le total de la barre latérale "Détails".
  • (Optionnel) Distance - La distance du trajet qui a été effectuée pendant cette période.
  • (Optionnel) Déjeuner - Cochez cette case si le déjeuner est inclus durant cette activité.
  • (Optionnel) Activité - Description de la tâche qui a été effectuée durant cette période. Vous pouvez : 

Lier cette activité à une fonction d'équipeSi vos heures enregistrées correspondent à une fonction planifiée d'un membre du personnel, vous pouvez lier l'activité à cette fonction en choisissant la fonction depuis la liste.

Ajouter un texte libreSi vos heures enregistrées ne correspondent pas à une fonction planifiée d'un membre du personnel, vous pouvez simplement entrer une activité dans ce champ. Vous pouvez toujours ajouter plusieurs activités à un seul enregistrement d'horaires.

Type d'enregistrement des heures

Vous pouvez assigner un certain type aux heures que vous enregistrez. Le type que vous choisissez détermine si les heures enregistrées doivent être ajoutées ou supprimées du nombre total d'heures travaillées.

  • Travaillées - C'est l'option par défaut. Ces heures seront ajoutées au nombre total d'heures travaillées.
  • Vacances - Ces heures seront ajoutées au nombre total d'heures travaillées et affichées séparément dans les heures de congés.
  • Correction - Cette option vous permet d'ajouter ou de supprimer du temps à partir du nombre total d'heures travaillées.
  • Congé maladie - Ces heures seront ajoutées au nombre total d'heures travaillées et affichées séparément dans les heures de congés maladie.
  • Compensation - Ne sera pas ajoutée au nombre total d'heures travaillées.
    Par exemple : Votre employé John a déjà fait des heures supplémentaires, et par conséquent ne travaillera pas vendredi. John prendra un jour de congé vendredi, pour compenser. Ce type d'heures vous permet de fournir une raison pour laquelle ce membre d'équipe n'est pas là vendredi. 

Configurer l'aperçu

Dans le module watch_later Enregistrement horaire, vous verrez toutes les heures enregistrées dans la période de temps que vous avez sélectionné.

Vous pouvez filtrer les heures enregistrées, ajouter différentes colonnes et regrouper les heures par colonne pour avoir une vue d'ensemble plus ciblée.

Configurer les permissions pour vos membres du personnel

Les membres du personnel peuvent avoir accès à l'enregistrement de leurs propres heures, et aux heures des autres membres du personnel. 

Exporter vos enregistrements horaires

Vous pouvez exporter les heures enregistrées dans un fichier .xlsx, afin de pouvoir traiter les heures travaillées de votre équipe dans votre logiciel de comptabilité préféré.

Le sous-dossier activités

Reporter les activités est facultatif, mais fortement recommandées. Vous pouvez lier une activité à une fonction d'un projet ou l'ajouter comme texte libre.

Dans le sous-dossier activités du module, vous trouverez un aperçu de toutes les activités enregistrées. Ici, vous pouvez facilement comparer chaque fonction de projet et les heures enregistrées correspondantes pour cette fonction.

Vous pouvez filtrer les activités, ajouter différentes colonnes et regrouper les activités par colonne pour avoir une vue d'ensemble plus ciblée.

En tant que freelance, l'onglet d'activité est aussi l'onglet où vous trouverez le tarif total que vous avez convenu avec votre client sur ce projet en particulier. C'est particulièrement utile, car vous pouvez l'utiliser comme référence lors de la création de vos factures. Vous pouvez trouver ce tarif sous les coûts prévus, qui n'apparaissent que si les autorisations adaptées vous sont attribuées en fonction de votre rôle d'utilisateur. 

Entrer la référence de la facture

Sélectionnez une ou plusieurs activités et cliquez sur post_add Entrer la référence de la facture pour leur attribuer une référence de facture. De cette façon, vous pouvez suivre les activités pour lesquelles votre équipe et vos intermittents vous ont déjà facturés, et vous assurer de ne pas être facturé deux fois pour la même activité.

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