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Exporter vos données

Mise à jour

L'exportation de vos données est une option utile lorsque vous avez besoin de convertir certaines informations en un seul fichier Excel (.xlsx). Cela vous permet de prendre et d'éditer vos données "en dehors" de Rentman.

Par exemple, lorsque vous souhaitez effectuer un décompte des stocks de votre équipement, copiez les données dans votre logiciel CRM, envoyez une liste de clients par e-mail ou créez une liste de données à des fins d'assurance.
Vous pouvez exporter vos données dans ces modules :
- Projets
- Sous-locations
- Factures
- Équipements*
- Contacts*
- Membres d'équipe*
- Véhicules
- Tâches
- Enregistrement horaire*
- Maintenance
- Statistiques

*Dans ces modules, vous pouvez exporter des informations supplémentaires. C'est expliqué dans cet article.

Dans cet article, nous fournissons des instructions étape par étape pour l'exportation de vos données, et parlons d'informations supplémentaires que vous pouvez exporter dans certains autres modules.

  • categoryEquipement.
  • contact_phone Contacts.
  • people Membres de l'équipe.
  • watch_later Enregistrement horaire

Exporter vos données

  1. Dans un module, sélectionnez Vink_1.png  les articles que vous souhaitez exporter.
  2. Dans la barre bleue, selectionnez le bouton Plus d'options more_vert button et choisissez "Exporter sélection".

  3. Choisissez la colonne que vous souhaitez exporter.
    La ou les colonne(s) vont montrer la liste de ce qui sera exporté.

    Pour ajouter toutes les colonnes par défaut d'un coup, cliquez sur "Ajoutez toutes les colonnes".

  4. Les colonnes avec chevron_right derrière leur nom indiquent que vous pouvez créer une colonne personnalisée. Cela signifie que vous pouvez créer une colonne dans votre fichier d'exportation avec des informations spécifiques sur un sujet donné. 

    Par exemple exemple : Choisissez le numéro de téléphone portable ou bien le téléphone fixe de vos contacts.
  5. Cliquez sur  Exporter  afin de télécharger votre fichier .xslx.

Exportez vos informations supplémentaires

Dans certains modules, vous pouvez exporter des documents supplémentaires. Développez la liste déroulante ci-dessous pour lire quelles informations supplémentaires peuvent être exportées.

category Module Équipements  :  Numéro de série

Dans le category Module Équipements, vous pouvez également exporter les colonnes qui concernent vos numéros de série. Ces colonnes sont facultatives, car tous les utilisateurs Rentman n'utilisent pas les numéros de série pour leurs équipements. Toutefois, si vous utilisez des numéros de série, ces colonnes peuvent contenir des informations importantes que vous souhaitez inclure dans votre fichier d'exportation.

Dans votre fichier d'export, les colonnes auront le suffixe "(Numéro de série)".

Next_inspection.png

contact_phone  Module Contacts  :  Personne de contact

Dans le contact_phone Module Contacts, vous pouvez également exporter des colonnes concernant la personne de contact. Ces colonnes sont facultatives car tous les utilisateurs de Rentman n'utilisent pas les contacts dans le contact_phone Module Contacts. Toutefois, si vous utilisez ces informations, ces colonnes peuvent contenir des informations importantes que vous souhaitez inclure dans votre fichier d'exportation.

Dans votre fichier d'export, les colonnes auront le suffixe "(Personne de contact)".

Last_name.png

people Module Membres du personnel  :  Taux

Dans le people Module Membres du personnel, vous pouvez également exporter des colonnes. Ces colonnes sont facultatives car tous les utilisateurs de Rentman n'utilisent pas les tarifs pour leurs membres d'équipe. Toutefois, si vous utilisez des tarifs, ces colonnes peuvent contenir des informations importantes que vous souhaitez inclure dans votre fichier d'exportation.

Dans votre fichier d'export, les colonnes auront le suffixe "(Taux membres d'équipe)".

Hourly_rate.png

watch_later Module Enregistrement horaire  :  Activités

Dans le watch_later Module Enregistrement horaire :, vous pouvez également exporter les colonnes activités. Ces colonnes sont facultatives, car tous les utilisateurs de Rentman n'utilisent pas les activités du watch_later module Enregistrement horaire. Toutefois, si vous utilisez des activités, ces colonnes peuvent contenir des informations importantes que vous souhaitez inclure dans votre fichier d'export.

Dans les colonnes de votre fichier d'exportation, sera affiché le suffixe "(heure fonction)".

Duration.png

Exporter les champs de saisie supplémentaires

Si vous utilisez des champs de saisie supplémentaires, vous pouvez également les exporter.

  1. Dans un module, sélectionnez Vink_1.png  les champs que vous voulez exporter.
  2. Dans la barre bleue, sélectionnez le bouton Plus d'options more_vert et choisissez "Exporter sélection".
  3. Quand vous choisissez la colonne à exporter, vous trouverez votre champ de saisie supplémentaire dans la section "Extra".

Question fréquemment posées

Puis-je télécharger un fichier .CSV au lieu d'un fichier .xlsx ?
Attention : .CSV est un format de fichier plus simple, qui peut causer des problèmes lors de l'exportation ou de l'importation de vos données. Utiliser un fichier .CSV n'est pas recommandé. Cependant, vous pouvez convertir votre fichier téléchargé vous-même si vous le souhaitez.
  1. Ouvrez votre fichier .xlsx téléchargé dans Microsoft Excel, Google Sheets ou un autre éditeur de feuille de calcul.
  2. Enregistrez votre fichier sous .csv.
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