Pour prendre en charge l'exportation des bons de commande, nous avons mis en place le concept de grands livres de débit, ce qui permet à Rentman de faire la distinction entre les transactions financières entrantes et sortantes, et de les adapter correctement à vos processus comptables.

Quelle est l'utilité des grands livres de débit ?

Par le passé, Rentman utilisait un seul type de grand livre pour toutes les transactions financières.

Ces grands livres, dont les valeurs par défaut, ainsi que tous les grands livres créés dans le module Configuration (image ci-dessous avec un ancien aperçu), étaient généralement utilisés pour enregistrer les fonds entrants tels que les revenus locatifs et commerciaux.

D'un point de vue comptable, ces grands livres étaient donc souvent traités comme des grands livres de crédit, même si Rentman ne faisait pas explicitement la distinction entre les grands livres de débit et de crédit. 

Les bons de commande, en revanche, représentent des coûts prévisionnels, c'est-à-dire des fonds sortant de l'entreprise vers des fournisseurs externes. Afin d'enregistrer et d'exporter correctement ces transactions sortantes vers un logiciel de comptabilité, nous proposons désormais un type distinct pour les grands livres de débit, en plus de la configuration existante. 

Comment fonctionnent les grands livres de débit ?

Grâce à la prise en charge des grands livres de débit, vous pouvez :

• Attribuez séparément les grands livres de débit et de crédit aux éléments qui ont une incidence sur vos finances, tels que le matériel, les fonctions du personnel, le transport et les coûts supplémentaires.
• Configurer des grands livres de débit par défaut pour les catégories de coûts courantes, parallèlement aux grands livres de crédit par défaut existants.
• Vous assurer que les coûts sortants (bons de commande) soient correctement classées dans vos exportations comptables.

Option 1 : ajouter manuellement vos comptes de grand livre

Ajouter vos grands livres peut s'avérer utile si vous souhaitez faire la distinction entre différentes sources de revenus. Vous pouvez ajouter autant de grands livres que vous le souhaitez, en fonction de la manière dont vous souhaitez faire la distinction. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Option 2 : relier vos grands livres existants à votre logiciel de comptabilité

En liant les grands livres, vous faites correspondre ceux que vous avez déjà dans Rentman avec ceux de votre logiciel de comptabilité. Pendant ce processus, vous "associez" chaque grand livre Rentman à son équivalent comptable, ce qui garantit une exportation des transactions vers le bon endroit.

Cela s'avère utile si vous avez déjà configuré des grands livres dans Rentman et que vous souhaitez les connecter sans en importer de nouveaux.

Option 3 : ajouter automatiquement des grands livres à partir d'un logiciel de comptabilité

Au lieu de créer manuellement des grands livres dans Rentman et de les relier ensuite, vous pouvez importer vos grands livres directement depuis votre logiciel de comptabilité. 

Lorsque vous effectuez cette opération, les grands livres sont automatiquement ajoutés à Rentman et sont déjà liés aux grands livres comptables correspondants. Cela vous permet de gagner du temps, de réduire les efforts de configuration et de garantir la cohérence de vos données financières entre les différents systèmes.

Considérations relatives à QuickBooks

QuickBooks traite les grands livres de débit et de crédit comme un seul type de grand livre plutôt que comme des grands livres distincts. Lorsque votre espace de travail Rentman est connecté à QuickBooks, Rentman passe automatiquement à un mode de grand livre unique afin de s'adapter à ce comportement :

• Tous les comptes de grands livres Rentman fonctionnent à la fois comme des comptes de débit et de crédit.
• Vous ne pouvez pas sélectionner des types de débit ou de crédit distincts lors de la création ou de l'affectation de grands livres.

Rentman affichera un avertissement avant d'activer ce mode pour QuickBooks, car les grands livres de débit créés dans Rentman seront supprimés afin de correspondre à la structure unifiée des grands livres de QuickBooks.

Étape suivante avant l'exportation de vos bons de commande

1. Vérifiez la configuration actuelle de votre grand livre dans l'article Gérer les grands livres.
2. Créez ou mettez à jour les grands livres de débit pour vos catégories de coûts selon vos besoins.
3. Liez ou importez vos grands livres comptables dans Rentman à partir de votre logiciel de comptabilité afin de garantir des flux d'exportation fluides.

Questions fréquentes