Une fois que vous avez ajouté des membres du personnel à votre équipe, vous pouvez commencer à les planifier sur des projets. Les membres de vos équipes peuvent se connecter à Rentman pour vérifier leur propre emploi du temps et utiliser les modules auxquels ils ont accès.

Si vous souhaitez ajouter rapidement tous les membres du personnel à la fois, importer leurs données sera la meilleure option. Lors de l'importation de vos membres du personnel, les demandes sont envoyées automatiquement.

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Ajouter un membre du personnel

  1. Allez dans le module  Membres du personnel et choisissez + Ajouter.
  2. Les informations de connexion suivantes sont obligatoires (au minimum) :
    Prénom – le prénom du membre du personnel
    Rôle utilisateur – détermine les droits et autorisations de cette personne
    E-mail – l'adresse e-mail de votre membre du personnel. Remarque : une fois que vous avez ajouté un membre du personnel, un e-mail est envoyé à l'adresse fournie. Consultez cet article pour apprendre comment configurer un profil Rentman.
  3. Complétez les détails restants dans l'onglet Données (voir le paragraphe ci-dessous).

Veuillez noter que les invitations expirent au bout de 30 jours. Vous pouvez renvoyer une invitation en cliquant sur le bouton prévu à cet effet lorsque vous modifiez le profil du membre du personnel.

L'onglet Données

Dans l'onglet Données, vous pouvez remplir les informations de votre membre du personnel telles que le login, son adresse, etc. Pour les informations de contact, il faudra remplir l'adresse e-mail qui servira à votre utilisateur à créer son profil Rentman.

Informations de connexion

Actif
Choisissez Oui si le membre du personnel est actuellement employé chez vous. Si vous choisissez Non, le membre ne peut pas se connecter à son compte Rentman et ne peut plus être planifié sur des fonctions. Ceci est utile pour les personnes qui ne travaillent plus pour vous. Nous vous recommandons de ne pas supprimer un membre du personnel, car toutes ses données antérieures seront perdues.

Configuration

Dossier
Choisissez le dossier où ce membre du personnel doit être stocké. Si vous souhaitez créer un nouveau dossier, lisez notre article sur la création de votre structure de dossiers.

Disponibilité
Si vous embauchez ce membre du personnel auprès d'une agence de placement, vous pouvez créer un utilisateur unique pour cette agence et sélectionner "Déployable plusieurs fois simultanément (société de location)". Ce sera ainsi plus simple de planifier plusieurs coéquipiers qui sont employés par la même agence.

Afficher dans le planificateur

Si vous sélectionnez Oui, ce membre du personnel sera affiché dans le planificateur d'équipe et peut être planifié sur une fonction. Si vous sélectionnez Non, le membre du personnel ne sera pas affiché et ne pourra pas être planifié. Ceci est utile pour les personnes qui ne travaillent plus pour vous ou pour les personnes qui travaillent toujours au bureau.

Information adresse

Remplissez les informations que vous avez quant à l'adresse de votre membre du personnel.

Utiliser les étiquettes pour indiquer les compétences

Vous pouvez utiliser des étiquettes afin d'ajouter des compétences à votre membre du personnel, comme as DJchauffeur poids lourds, ou bien technicien son. Cette fonction est très pratique pour filtrer rapidement dans le module  Membres du personnel et pour planifier la bonne personne sur la bonne fonction.

Onglet administration

Informations personnelles
Vous remplissez là des informations telles que la date de naissance, le numéro de passeport ou le nombre d'heures dans le contrat.

Information d'entreprise
Vous remplissez là des informations telles que l'entreprise ou le numéro d'immatriculation, ce qui peut être utilisé si vous travaillez avec des intermittents ou bien avec d'autres entreprises.

Onglet taux

Les tarifs des membres du personnel sont utiles pour suivre les coûts dans un projet. Un seul membre peut avoir différentes compétences, par exemple technicien et DJ. Dans l'onglet Taux, vous pouvez configurer différents tarifs pour chaque membre :

  1. Allez dans l'onglet Taux.
  2. Choisissez + Ajouter.
  3. Indiquez le nom, le tarif horaire et le tarif journalier.
  4. Entrez le nombre maximum d'heures. Lorsqu'un membre du personnel dépasse ce nombre d'heures dans une journée, le tarif horaire est appliqué en plus du tarif journalier.

Après avoir créé un taux, vous pouvez choisir de l'utiliser par défaut en cliquant dessus et en choisissant Configurer par défaut

Lorsque vous planifiez les membres du personnel depuis un projet ou depuis le "Planificateur d'équipes", vous pouvez choisir l'un de ses taux ou bien en rentrer un manuellement.

Questions fréquemment posées

Comment ajouter des membres du personnel embauchés dans une agence de placement ?

Créez un nouveau membre du personnel avec le nom de l'agence. Par exemple, "Randstad". Ensuite, choisissez l’une des options dans le champ Disponibilité. Cela vous permet de planifier plusieurs fois le même membre du personnel.

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