Une fois que vous avez ajouté des membres du personnel à votre équipe, vous pouvez commencer à les planifier sur des projets. Les membres de vos équipes peuvent se connecter à Rentman pour vérifier leur propre emploi du temps et utiliser les modules auxquels ils ont accès.
Si vous souhaitez ajouter rapidement tous les membres du personnel à la fois, importer leurs données sera la meilleure option. Lors de l'importation de vos membres du personnel, les demandes sont envoyées automatiquement.
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Ajouter un membre du personnel
- Allez dans le module Membres du personnel et choisissez + Ajouter.
- Les informations de connexion suivantes sont obligatoires (au minimum) :
Prénom – le prénom du membre du personnel
Rôle utilisateur – détermine les droits et autorisations de cette personne
E-mail – l'adresse e-mail de votre membre du personnel. Remarque : une fois que vous avez ajouté un membre du personnel, un e-mail est envoyé à l'adresse fournie. Consultez cet article pour apprendre comment configurer un profil Rentman. - Complétez les détails restants dans l'onglet Données (voir le paragraphe ci-dessous).
Veuillez noter que les invitations expirent au bout de 30 jours. Vous pouvez renvoyer une invitation en cliquant sur le bouton prévu à cet effet lorsque vous modifiez le profil du membre du personnel.
L'onglet Données
Dans l'onglet Données, vous pouvez saisir des données telles que les informations de connexion, les paramètres et l'adresse.
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Coordonnées de contact |
Indiquez les informations que vous possédez à propos de votre membre du personnel. Pour l'adresse e-mail, ajoutez celle utilisée par le membre du personnel lui-même pour créer son compte Rentman. |
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Informations sur l'adresse |
Indiquez les informations dont vous disposez sur l'adresse de votre membre du personnel. |
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Description |
Ajoutez une description à votre membre du personnel. |
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Planning |
Vous pouvez voir le planning de votre membre du personnel ici. Pour en savoir plus sur la carte de planning du personnel, consultez cet article. |
| Invitation en attente |
Consultez ici toutes les invitations en attente pour ce membre du personnel. En tant que planificateur/·rice du personnel, vous pouvez accepter ou refuser l'invitation pour le membre du personnel ou la retirer d'ici. Vous pouvez également envoyer des rappels pour les invitations en attente. Jetez un coup d'œil à la vidéo ci-dessous.
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Remarque : dans l'onglet Données, vous ne pouvez modifier que certaines informations (comme votre photo ou votre numéro de téléphone) si l'option Copier depuis le profil du membre du personnel est paramétrée sur Non.
Informations de connexion
| Peut se connecter |
Choisissez Oui si le membre du personnel est actuellement employé chez vous. Si vous choisissez Non, le membre ne pourra pas se connecter à son compte Rentman. Ceci peut s'avérer utile pour les personnes qui ne travaillent plus pour vous. Nous vous recommandons de ne pas supprimer un membre du personnel, car toutes ses données antérieures seront perdues. |
Configuration
Dossier
Choisissez le dossier dans lequel ce membre du personnel doit être stocké. Si vous souhaitez créer un nouveau dossier, lisez notre article sur la création de votre structure de dossiers.
Disponibilité
Si vous embauchez ce membre du personnel auprès d'une agence de placement, vous pouvez créer un utilisateur unique pour cette agence et sélectionner "Déployable plusieurs fois simultanément (société de location)". Ce sera ainsi plus simple de planifier plusieurs coéquipiers qui sont employés par la même agence.
Afficher dans le planificateur
Si vous sélectionnez Oui, ce membre du personnel sera affiché dans le planificateur d'équipe et peut être planifié sur une fonction. Si vous sélectionnez Non, le membre du personnel ne sera pas affiché et ne pourra pas être planifié. Ceci est utile pour les personnes qui ne travaillent plus pour vous ou pour les personnes qui travaillent toujours au bureau.
Entrepôt par défaut
Une fois attribué, l'entrepôt par défaut sera automatiquement appliqué lorsque des membres du personnel réserveront des projets dans le module warehouse Entrepôt, ajouteront des réparations dans le sous-module Réparations du module build Maintenance ou créeront de nouveaux projets dans le module table_chart Projets.
Cette fonctionnalité aide à prévenir les erreurs, comme l'utilisation du mauvais emplacement de stock, et améliore ainsi la précision tout en optimisant les processus de travail.
Il n'est pas possible d'importer les entrepôts par défaut lorsque vous importez des membres du personnel, mais vous pouvez modifier de manière groupée les entrepôts par défaut pour les membres du personnel. Jetez un coup d'œil à cette page pour obtenir un guide pas à pas.
Onglet Administratif
| Informations personnelles | Vous remplissez là des informations telles que la date de naissance, le numéro de passeport ou le nombre d'heures dans le contrat. |
| Information d'entreprise | Vous remplissez là des informations telles que l'entreprise ou le numéro d'immatriculation, ce qui peut être utilisé si vous travaillez avec des freelances ou bien avec d'autres entreprises. |
| Copier depuis le profile du membre du personnel |
Si vous sélectionnez Oui, les membres du personnel devront ajouter leurs données eux-mêmes. Les PowerUsers ne peuvent pas éditer leur profile. Si vous sélectionnez Non, les membres du personnel ne pourront pas ajouter les données eux-mêmes, il faudra qu'un PowerUser s'en charge. |
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Solde de congés
Planning du personnel Pro
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Vous pouvez y gérer le solde de congés. |
Onglet Taux
Les tarifs des membres du personnel sont utiles pour suivre les coûts dans un projet. Un seul membre peut avoir différentes compétences, par exemple technicien et DJ. Dans l'onglet Taux, vous pouvez configurer différents tarifs pour chaque membre :
- Allez dans l'onglet Taux.
- Choisissez + Ajouter.
- Indiquez le nom, le tarif horaire et le tarif journalier.
- Entrez le nombre maximum d'heures. Lorsqu'un membre du personnel dépasse ce nombre d'heures dans une journée, le tarif horaire est appliqué en plus du tarif journalier.
Après avoir créé un taux, vous pouvez choisir de l'utiliser par défaut en cliquant dessus et en choisissant Configurer par défaut.
Lorsque vous planifiez les membres du personnel depuis un projet ou depuis le Planificateur d'équipes, vous pouvez choisir l'un de ses taux ou bien en rentrer un manuellement.
Questions fréquemment posées
Créez un nouveau membre du personnel avec le nom de l'agence. Par exemple, "Randstad". Ensuite, choisissez l’une des options dans le champ Disponibilité. Cela vous permet de planifier plusieurs fois le même membre du personnel.