Les modèles de document déterminent quelles informations doivent être affichées sur vos documents et comment elles doivent être affichées. L'utilisation d'un modèle de document permet d'économiser du temps et est utile pour conserver le même aspect et le même contenu sur plusieurs documents du même type. Dans cet article, nous expliquons comment créer un modèle de document dans Rentman.
Types de document
Le type de document détermine à quel endroit du logiciel vous pouvez utiliser un modèle de document et quels modules et blocs vous pouvez ajouter. Vous pouvez modifier un type de document dans les paramètres de modèles
Voici une liste des types de documents et où pouvez-vous les utiliser dans Rentman:
- Devis, contrat, facture - dans l'onglet Financier d'un projet.
- Bon de préparation - dans l'onglet Général d'un projet.
- Sous-location - dans le module sous-location.
- Fiche produit - dans le module équipement.
- Bon de réparation - dans le module réparation.
- Fiche véhicule - dans le module véhicule.
- Rappel - dans le module facture.
- Note membre d'équipe - dans le module membre d'équipe.
Vue d'ensemble des modèles
Allez dans le module settings Configuration > Communication client > Modèle de document. Dans cet aperçu, vous trouverez :
- Modèles système
- Modèles que vous avez créés vous-même
Ajouter une colonne à la vue d'ensemble
Par défaut, la vue d'ensemble inclut les colonnes Nom, Pays, Langue, Masqué et Modèle système avec des informations sur chaque modèle. Lisez la section Paramètres du modèle pour savoir ce que ces colonnes signifient.
Vous pouvez également ajouter d'autres colonnes à la vue d'ensemble. Pour des instructions, lisez notre article sur les colonnes.
Modèles du système
Rentman propose des modèles utiles et prêts à l'emploi pour chaque type de document. Ces modèles sont conçus pour tout le monde et peuvent être trouvés dans la vue d'ensemble.
Les modèles du système sont mis à jour et maintenus par Rentman. Par conséquent, il n'est pas possible d'éditer leur contenu directement. Cependant, vous pouvez toujours dupliquer un modèle du système et modifier cette copie comme vous le souhaitez. Lisez la section Créer un modèle pour les instructions.
Ajouter un modèle à partir de la bibliothèque des modèles
Dans la bibliothèque de modèles, vous trouverez encore plus de modèles de système que vous pouvez utiliser. Ils sont disponibles dans plusieurs langues et peuvent être ajoutés à votre vue d'ensemble.
- Dans l'aperçu, cliquez sur le bouton de la bibliothèque des modèles.
- Sélectionnez le(s) modèle(s) que vous souhaitez ajouter.
- Choisissez Ajouter
Créer un modèle
Vous pouvez créer un nouveau modèle (vide) en cliquant sur + Ajouter un modèle de document dans la vue d'ensemble des modèles de document. Cependant, nous vous recommandons de dupliquer un modèle système, puis de le modifier. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps, car vous n'aurez pas à créer votre modèle à partir de zéro.
Dupliquer un modèle existant
- Allez dans le module de settings Configuration > Communication client > Modèle de document.
- Sélectionnez le modèle
et cliquez sur le bouton file_copy Dupliquer.
- Entrez un nouveau nom pour ce modèle.
- Configurez vos paramètres de modèle et ajoutez des blocs, des modules ou des variables à votre modèle.
- Sauvegardez vos modèles.
Ajouter un nouveau modèle (vide)
- Allez dans le module settings Configuration > Communication Client > Modèles de document.
- Cliquez sur + Ajouter modèle de document.
- Choisissez le bon type de document pour ce modèle.
- Configurez vos paramètres de modèle et ajoutez des blocs, des modules ou des variables à votre modèle.
- Sauvegardez vos modèles.
Paramètres du modèle
Lors de la modification d'un modèle, vous pouvez configurer ses paramètres dans la barre latérale du widget sur la droite.
- Allez dans le module settings Configuration > Communication Client > Modèles de document.
- Double-cliquez sur un modèle pour le modifier.
Pour chaque modèle, vous pouvez configurer les éléments suivants :
“Non” signifie que ce modèle est disponible lorsque vous générez un nouveau document.
Exemple de modèle
Sur la droite de l'écran dans le widget, vous pouvez choisir un document existant à afficher comme exemple. Ceci est utile pour voir à quoi ressemblera votre modèle avec des exemples d'informations.
En-tête de lettre
Sur la droite de l'écran, vous pouvez choisir un en-tête par défaut pour ce modèle.
L'en-tête est l'arrière-plan de vos documents et peut contenir votre logo, vos mentions légales et tout autre élément (visuel) que votre entreprise utilise dans sa communication.
Vous pouvez toujours choisir un en-tête différent de celui par défaut lors de la génération d'un document.
Choisissez votre modèle par défaut
Vous pouvez définir des modèles par défaut pour les documents (comme les devis, les contrats ou les factures) pour différents types de projets. Lors de la création d'un nouveau projet, choisissez un type de projet pour appliquer les modèles par défaut.
Personnalisez votre modèle de document
Lorsque vous avez créé (ou dupliqué) votre modèle, vous pouvez commencer à le personnaliser. Vous faites cela en ajoutant des blocs, des modules et des variables.
Assistance
Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, vous pouvez contacter directement notre équipe d'assistance.
Rentman propose également de créer un modèle de document pour votre entreprise contre un taux horaire. Contactez notre support pour plus d'informations.