Les modèles de document déterminent quelles informations doivent être affichées sur vos documents et comment elles doivent être affichées. L'utilisation d'un modèle de document permet d'économiser du temps et est utile pour conserver le même aspect et le même contenu sur plusieurs documents du même type. Dans cet article, nous expliquons comment créer un modèle de document dans Rentman

Disponible pour: Lite Classic Pro

Types de document

Le type de document détermine à quel endroit du logiciel vous pouvez utiliser un modèle de document et quels modules et blocs vous pouvez ajouter. Vous pouvez modifier un type de document dans les paramètre modèle 

Voici une liste des types de documents et où pouvez-vous les utiliser dans Rentman:

  • Deviscontract, facture - dans l'onglet Financier d'un projet.
  • Bon de préparation - dans l'onglet Général d'un projet.
  • Sous-location - dans le module sous-location.
  • Fiche produit - dans le module équipement.
  • Bon de réparation - dans le module réparation.
  • Fiche véhicule - dans le module véhicule.
  • Rappel - dans le module facture.
  • Fiche membre d'équipe - dans le module membre d'équipe.

Vue d'ensemble des modèles

Allez dans le module settings Configuration > Communication client > Modèle de document. Dans cet aperçu, vous trouverez:

  • Modèles système
  • Modèles que vous avez créés vous-même

Ajouter une colonnes à la vue d'ensemble

Par défaut, la vue d'ensemble inclut les colonnes Nom, Pays, Langue, Masqué et Modèle système avec des informations sur chaque modèle. Lisez la section Paramètres du modèle pour savoir ce que ces colonnes signifient.

Vous pouvez également ajouter d'autres colonnes à la vue d'ensemble. Pour des instructions, lisez notre article sur les colonnes.

Modèles du système

Rentman propose des modèles utiles et prêts à l'emploi pour chaque type de document. Ces modèles sont conçus pour tout le monde et peuvent être trouvés dans la vue d'ensemble.

Les modèles du système sont mis à jour et maintenus par Rentman. Par conséquent, il n'est pas possible d'éditer leur contenu directement. Cependant, vous pouvez toujours dupliquer un modèle du système et modifier cette copie comme vous le souhaitez. Lisez la section Créer un modèle pour les instructions.

Si un modèle n'a pas encore été traduit dans votre langue, vous pouvez contacter notre équipe d'assistance et demander l'autorisation de le traduire.

Dans la colonne Modèle du système, vous pouvez vérifier si un modèle est un modèle de système.

Ajouter un modèle à partir de la bibliothèque des modèles

Dans la bibliothèque de modèles, vous trouverez encore plus de modèles de système que vous pouvez utiliser. Ils sont disponibles dans plusieurs langues et peuvent être ajoutés à votre vue d'ensemble.

  1. Dans l'aperçu, cliquez sur le bouton de la bibliothèque des modèles.
  2. Sélectionnez le(s) modèle(s) que vous souhaitez ajouter.
  3. Choisissez  Ajouter

Si vous supprimez un modèle de système de votre vue d'ensemble, vous pouvez toujours le récupérer plus tard en effectuant une recherche dans la bibliothèque.

Créer un modèle

Vous pouvez créer un nouveau modèle (vide) en cliquant sur + Ajouter un modèle de document dans la vue d'ensemble des modèles de document. Cependant, nous vous recommandons de dupliquer un modèle système, puis de le modifier. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps, car vous n'aurez pas à créer votre modèle à partir de zéro.

Dupliquer un modèle existant

  1. Allez dans le module de settings Configuration > Communication client > Modèle de document.
  2. Sélectionnez le modèle mceclip0.png et cliquez sur le bouton file_copy Dupliquer.
  3. Entrez un nouveau nom pour ce modèle.

    mceclip2.png
  4. Configurez vos paramètres de modèle et ajoutez des blocs, des modules ou des variables à votre modèle.
  5. Sauvegardez vos modèles.

Add a new (empty) template

  1. Go to the settings Configuration module > Customer communication > Document templates.
  2. Click + Add document template.
  3. Choose the right type of document for this template.

    mceclip3.png
  4. Configurez vos paramètres de modèle et ajoutez des blocs, des modules ou des variables à votre modèle.
  5. Sauvegardez vos modèles.

Paramètres du modèle

Lors de la modification d'un modèle, vous pouvez configurer ses paramètres dans la barre latérale du widget sur la droite.

  1. Go to the settings Configuration module > Customer communication > Document templates.
  2. Double-cliquez sur un modèle pour le modifier.
    Pour modifier un modèle système, vous devez d'abord le dupliquer.

Pour chaque modèle, vous pouvez configurer les éléments suivants:

Le nom
Le nom du modèle.
Le type
Le type du document. Cela détermine quelles informations vous pouvez ajouter à votre modèle. Lisez la section Type de document pour voir les options disponibles.
Cacher
“Oui” signifie que vous ne pouvez pas choisir ce modèle comme nouveau document.
“Non” signifie que ce modèle est disponible lorsque vous générez un nouveau document.
La Langue
La langue du document
Pays
Les paramètres du pays de ce modèle. Cela détermine, par exemple, la façon d’afficher les dates. Aux Pays-Bas, les dates sont indiquées en tant que 23-06-2018 et en Allemagne en tant que 23.06.2018.  

Exemple de modèle

Sur la droite de l'écran dans le widget, vous pouvez choisir un document existant à afficher comme exemple. Ceci est utile pour voir à quoi ressemblera votre modèle avec des exemples d'informations.

mceclip1.png

En-tête de lettre

Sur la droite de l'écran, vous pouvez choisir un en-tête par défaut pour ce modèle.

mceclip2.png
L'en-tête est l'arrière-plan de vos documents et peut contenir votre logo, vos mentions légales et tout autre élément (visuel) que votre entreprise utilise dans sa communication.

Vous pouvez toujours choisir un en-tête différent de celui par défaut lors de la génération d'un document.

Choisissez votre modèle par défaut

Vous pouvez définir des modèles par défaut pour les documents (comme les devis, les contrats ou les factures) pour différents types de projets. Lors de la création d'un nouveau projet, choisissez un type de projet pour appliquer les modèles par défaut.

Lors de la création de votre document, vous pouvez toujours choisir un modèle différent que celui par défaut.

Personnalisez votre modèle de document

Lorsque vous avez créé (ou dupliqué) votre modèle, vous pouvez commencer à le personnaliser. Vous faites cela en ajoutant des blocs, des modules et des variables.

Assistance

Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, vous pouvez contacter directement notre équipe d'assistance.

Rentman propose également de créer un modèle de document pour votre entreprise contre un taux horaire. Contactez notre support pour plus d'informations.

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0

Commentaires

0 commentaire

Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.

Articles dans cette section