Dans Rentman, il est possible de générer des factures, de les exporter vers un logiciel de comptabilité ou de les marquer comme payées. Dans cet article, nous expliquons comment configurer votre processus de facturation.
Moments de facturation
Les moments de facturation déterminent quand un projet va apparaître dans l'onglet A facturer du module Factures.
Vous pouvez facturer un projet en une seule fois ou fractionner la facture en trois moments maximum. Les différents moments sont :
- Après accord : la facture doit être générée lors de la confirmation d'un projet.
- Avant le premier jour : la facture doit être générée avant le premier jour de la période de planification du projet.
- A la fin du projet : la facture doit être générée après le dernier jour de la période de planification.
Pour configurer vos moments de facturation :
- Allez dans paramètres module Configuration> Finance > Moments de facturation.
- Cliquez sur + Ajouter un moment de facturation ou double-cliquez sur un moment de facturation existant pour le modifier.
- Ajoutez un nom, le nom indiqué sur la facture et le pourcentage du projet qui sera facturé au moment adéquate.
Vous pouvez désormais attribuer un moment de facturation par défaut pour chaque type de projet.
Sous-module 'À facturer'
Le sous-module 'À facturer' répertorie chaque projet ou sous-projet ayant un moment de facturation en attente, en fonction des moments de facturation définis dans l'onglet Finance du projet. Pour les projets comportant des sous-projets, tous les moments de facturation sont normalement regroupés sous le projet dans son ensemble.
Si vous facturez un projet de longue durée période par période, par exemple une location facturée chaque mois à un client, vous pouvez désormais afficher séparément les moments de facturation de chaque sous-projet dans 'À facturer'. Vous recevez ainsi un rappel pour chaque période, au lieu de devoir le suivre vous-même.
Afficher séparément les moments de facturation par sous-projet
Pour afficher les moments de facturation d'un sous-projet sur sa propre ligne dans 'À facturer':
- Allez dans settings module Configuration > Finance > Moments de facturation.
- Sélectionnez un moment de facturation, puis cliquez sur Modifier.
- Activez 'Calculer des moments distincts par sous-projet'.
Lorsque cette option est activée, ce moment de facturation s'affiche comme une ligne distincte par sous-projet dans 'À facturer', avec une nouvelle colonne 'Sous-projet'. Chaque ligne est calculée à partir des propres dates de ce sous-projet, et non de celles du projet.
Marquer un sous-projet comme facturé en externe
Certaines entreprises audiovisuelles doivent utiliser des modèles de facture spécifiques que Rentman ne peut pas reproduire. Certaines administrations publiques n'acceptent en outre que les factures émises par un logiciel de facturation certifié. C'est pourquoi certains clients facturent certains projets en dehors de Rentman.
Auparavant, marquer un projet comme facturé en externe retirait l'ensemble du projet de 'À facturer'. Si vous calculez des moments distincts par sous-projet, vous pouvez désormais marquer uniquement ce sous-projet comme facturé en externe, tandis que le reste du projet reste dans 'À facturer'.
Pour marquer un projet ou un sous-projet comme facturé en externe :
- Allez dans le sous-module 'À facturer'.
- Recherchez le projet ou le sous-projet que vous avez déjà facturé en externe.
- Cliquez sur 'Marquer comme facturé en externe', puis confirmez en cliquant sur Oui.
Le projet ou le sous-projet est déplacé vers la liste Facturé en externe, et vous ne recevrez plus de rappel à ce sujet dans 'À facturer'.
Conditions de paiement
Les conditions de paiement déterminent le temps dont votre client dispose pour payer vos factures.
Pour configurer vos conditions de paiement :
- Allez dans paramètres module ConfigurationFinance > conditions de paiement.
- Cliquez sur + Ajouter une condition de paiement ou double-cliquez sur une modalité de paiement existant pour le modifier.
- Remplissez toutes les informations.
Paramètres par défaut des contacts
Vous pouvez attribuer des moments de facturation par défaut et des conditions de paiement à chaque contact. Pour faire ça :
- Ajoutez un contact ou modifiez un contact existant.
- Allez dans l'onglet Paiement.
- Définissez les moments de facturation par défaut et les conditions de paiement dans l'onglet "Informations de paiement".
Lorsque vous ajoutez un contact en tant que client pour un projet, il vous sera demandé si vous souhaitez appliquer ces paramètres.