Dans cet article, nous aborderons le sujet des sous-projets dans Rentman : ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent et comment les utiliser.

Les sous-projets divisent un projet en plusieurs parties. Chaque sous-projet a son propre matériel, personnel, transport et ses propres informations financières. Le projet principal correspond à la somme de tous les sous-projets qui le composent.

Par exemple, vous pouvez utiliser des sous-projets pour :

Planifier des tournées avec un sous-projet pour chaque ville.
Organiser des événements avec plusieurs scènes (zones) sur un même lieu de prestation.
Créer (et envoyer) des plannings séparés pour les sous-projets, tout en chiffrant et facturant le projet principal dans son ensemble.
Dissocier la planification du devis : vous ne modifiez pas le devis et conservez toute la liberté de gérer la planification selon les besoins.
Facturer facilement des coûts supplémentaires pour un projet, sans affecter le devis initial.

Utilisation des sous-projets

Dans le projet principal, vous :

Choisissez le client

Dans un sous-projet, vous :

Planifiez l'équipement, les fonctions de l'équipe, les fonctions de transport
Ajoutez des informations financières et des coûts supplémentaires

Le nom du projet, l'emplacement, le statut, les notes et les horaires peuvent être définis à la fois dans le projet principal et les sous-projets.

Afficher les sous-projets

Ouvrez un projet.
À droite du nom du projet, cliquez sur le texte bleu.
Dans ce menu, vous verrez les sous-projets de ce projet.
(Facultatif) En cliquant sur lock_open vous pouvez épingler vos sous-projets dans une barre latérale fixe. Les sous-projets resteront ainsi visibles sur chaque onglet du projet.

Ajouter un sous-projet

Il existe deux façons d'ajouter un sous-projet. Vous pouvez ajouter un nouveau sous-projet (vide) ou dupliquer un sous-projet existant.

Lors de l'ajout de votre premier sous-projet, tout ce que vous avez planifié dans le projet principal jusqu'à ce moment-là apparaîtra dans le premier sous-projet. Tous les autres sous-projets seront vides, sauf si vous les créez en dupliquant un autre sous-projet.

Assurez-vous que les périodes de votre projet principal soient correctement définies avant de créer votre premier sous-projet. Lisez la section Périodes pour plus d'informations.

Ajouter votre premier sous-projet vide

create subproject.gif

À droite du nom du projet, cliquez sur le texte en bleu Aucun sous-projet
Dans ce menu, cliquez sur Ajouter un sous-projet.
Saisissez les noms de votre premier et de votre deuxième sous-projet.

Cliquez sur Créer.

Astuce : ces deux sous-projets reprennent les dates de votre projet principal. Si votre deuxième sous-projet doit avoir des dates différentes, vous devez supprimer ses dates et en ajouter de nouvelles. Ainsi, elles ne seront plus liées au projet principal.

Lorsque vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, notez que ces derniers sont gérés au niveau des sous-projets. Cela signifie que chaque sous-projet peut avoir son propre fuseau horaire, ce qui offre plus de flexibilité et de précision lors de la coordination entre différentes régions. C'est pourquoi, lorsque vous utilisez des sous-projets, vous ne verrez pas l'option de fuseau horaire dans l'onglet Général du projet principal.

Dupliquer un sous-projet

En dupliquant un sous-projet, vous copiez toutes ses informations à l'exception des membres du personnel et des véhicules planifiés.

Ouvrez la liste des sous-projets.
À côté d'un sous-projet, cliquez sur le bouton Plus d'actions more_vert :
Choisissez file_copy Dupliquer.
Entrez un nom pour votre sous-projet.
Choisissez l'une des options suivantes :
Conserver les horaires
Votre nouveau sous-projet conservera les horaires de ce sous-projet.
Entrer un nouvel horaire de début
Vous pouvez choisir un nouvel horaire de début pour ce nouveau sous-projet.
Cliquez sur Créer.

Périodes

Chaque sous-projet peut avoir ses propres périodes. Par défaut, il s'agit de la période de planification et de la période d'utilisation, mais vous pouvez également ajouter les vôtres.

Dans votre projet principal, vous trouverez un résumé de toutes les périodes de tes sous-projets.

Vous pouvez toujours voir les périodes du projet principal dans chaque sous-projet. Cela peut s'avérer utile lorsque tous vos sous-projets doivent avoir la même période de planification.

Déplacer une période vers le projet principal

Si vous déplacez une période vers votre projet principal, elle sera supprimée de votre sous-projet et ajoutée au projet principal.

Lorsque vous ajoutez une période au projet principal, elle sera automatiquement appliquée à tous les sous-projets.

Ouvrez la liste des sous-projets.
Cliquez sur un sous-projet et rendez-vous dans l'onglet Planning.
Utilisez les points pour faire glisser la période vers le projet principal.

Déplacer une période vers un sous-projet

Si vous déplacez une période vers un autre sous-projet, elle sera supprimée du sous-projet A et ajoutée au sous-projet B.

Astuce : vous pouvez également déplacer une période du projet principal vers un sous-projet. Si cette période est liée à des éléments dans plusieurs sous-projets, un avertissement s'affichera. Vous devez d'abord connecter ces éléments à une période différente avant de pouvoir la déplacer. Si vous déplacez une période du projet principal vers un sous-projet, celle-ci ne sera plus appliquée à tous les sous-projets.

Ouvrez la liste des sous-projets.
Cliquez sur un sous-projet et rendez-vous dans l'onglet Planning.
Utilisez les points pour faire glisser la période du projet principal vers un sous-projet.

Afficher ou masquer sur les documents

Par défaut, tous les sous-projets sont affichés sur tous les documents que vous générez. Cependant, vous pouvez toujours choisir les sous-projets que vous souhaitez afficher sur vos documents.

Créez un nouveau document
Dans le menu d'édition avant de générer un document, sélectionnez les sous-projets que vous souhaitez afficher sur votre document.

Si un sous-projet n'apparaît pas dans cette liste, assurez-vous que le sous-projet n'est pas masqué sur les documents financiers. Lisez la section ci-dessous pour plus d'informations.
Cliquez sur Générer.

Masquer le sous-projet uniquement sur les documents financiers

Devis et Facturation

Le fait de masquer les finances d'un sous-projet est utile lorsque le planificateur ne souhaite pas inclure les coûts financiers du sous-projet dans le projet global. L'équipement de ce sous-projet sera toujours réservé, mais tous les coûts associés à ce sous-projet ne seront pas inclus.

Une fois que vous avez désactivé les finances d'un sous-projet, jetez un œil à l'onglet financier du projet global/principal. Vous devriez voir que le coût du sous-projet est complètement barré.

Ouvrez la liste des sous-projets.
À côté d'un sous-projet, (dé)sélectionnez l'option Finance :

Masquer le sous-projet uniquement de la planification

Le fait de masquer la planification d'un sous-projet peut s'avérer utile lorsque le planificateur ne souhaite pas inclure la disponibilité de l'équipement du sous-projet dans le projet global/principal.

Cela peut s'avérer utile pour les projets dans lesquels, pour des raisons financières, le même équipement est prévu pour chaque sous-projet, mais où seule la quantité d'équipement d'un seul sous-projet est requise.

Le sous-projet apparaîtra toujours dans l'onglet Finance de votre sous-projet, ainsi que sur le devis, le contrat et la facture.

Prenons l'exemple d'une tournée de trois jours comprenant trois sous-projets. Le planificateur prévoira le même équipement pour les trois sous-projets pour des raisons financières, mais cela signifierait que la quantité d’équipement est multipliée par trois. En désactivant l’option du planificateur pour les deux autres sous-projets, la disponibilité de l’équipement est annulée. Leurs données financières seront tout de même calculées, ce qui garantit la planification des bonnes quantités et l'exactitude des données financières.

Ouvrez la liste des sous-projets.
À côté d'un sous-projet, (dé)sélectionnez l'option Planification :

Créer une facture pour un sous-projet

Devis et Facturation

Vous pouvez générer une facture séparée pour chaque sous-projet au sein de votre projet principal.

Remarque : actuellement, vous pouvez uniquement définir le moment de facturation pour votre projet principal. Gardez cela à l'esprit si vous souhaitez facturer un sous-projet séparément.

Ouvrez la liste des sous-projets.
Cliquez sur votre sous-projet.
Allez à l'onglet Financier.
Cliquez sur Ajouter une facture.
Ajustez les paramètres
Cliquez sur Générer.

Déplacer un groupe d'équipements vers un autre sous-projet

Dans certaines occasions, il peut être utile de déplacer un groupe d'équipements d'un sous-projet à un autre.

Ouvrez la liste des sous-projets.
Cliquez sur votre sous-projet.
Allez à l'onglet Équipement.
Sélectionnez un groupe d'équipements.
Cliquez sur le bouton Autres actions more_vert et choisissez Déplacer vers le sous-projet.
Choisissez le sous-projet vers lequel ce groupe d'équipements doit être déplacé.

Si vous souhaitez conserver votre groupe d'équipements dans le sous-projet d'origine, vous pouvez d'abord dupliquer le groupe d'équipements. Ensuite, vous pouvez déplacer cette copie vers un autre sous-projet.

Vous ne pouvez pas déplacer des éléments d'équipement séparés vers un autre sous-projet. Au lieu de cela, vous pouvez placer un élément dans un groupe d'équipements, puis déplacer le groupe d'équipements vers un autre sous-projet.

Diviser ou fusionner un sous-projet

Lorsque vous divisez un sous-projet du projet principal, il devient son propre projet principal.

Ouvrez la liste des sous-projets.
À côté d'un sous-projet, cliquez sur le bouton Plus d'actions more_vert:
Choisissez call_split Séparer

Lorsque vous fusionnez des sous-projets, tous les sous-projets seront fusionnés en un seul projet principal.

Si vous fusionnez des sous-projets avec des statuts différents, le projet fusionné prendra le statut du sous-projet que vous avez sélectionné avant la fusion.

Ouvrez la liste des sous-projets.
À côté d'un sous-projet, cliquez sur le Bouton Plus d'actions more_vert:
Choisissez merge_type Fusionner avec d'autres.

Diviser un sous-projet en planification/finance

Lorsque vous sélectionnez cette option pour votre sous-projet, Rentman divisera votre sous-projet sélectionné en deux sous-projets distincts, l'un contenant les informations de planification et l'autre, les informations financières.

split subprojects into financial_planning.gif

Questions fréquentes

Pourquoi ne vois-je pas mes sous-projets dans le module Projets ?

Dans le module Projets, seul le projet principal est affiché. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble claire de vos projets.

Est-ce que le module Entrepôt affiche mes projets principaux ou mes sous-projets ?

Le module Entrepôt affiche vos sous-projets. Cela est dû au fait que les durées de chaque sous-projet peuvent être différentes et il peut s'avérer utile de les sélectionner séparément.

Est-ce que ma période appartient au projet principal ou à mon sous-projet ?

Si vous ajoutez une période dans le projet principal, elle s'appliquera à tous les sous-projets.

Pour plus d'informations, consultez la section Périodes de cet article.

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