Une tâche est un travail à accomplir : dessiner une scène, relancer un client pour une approbation, amener un camion pour son entretien, ou faire un suivi sur un devis. Contrairement à une fonction ou un poste, une tâche n’a pas d’heure de début et de fin fixes. Elle a une date limite, et la personne à qui elle est assignée décide quand s’en occuper.
Vous pouvez ajouter une tâche presque partout dans Rentman, et chaque tâche apparaît dans le module Tâches pour que rien ne soit perdu. Le système de notifications de Rentman vous assure de ne pas oublier une échéance.
Dans cet article, vous apprendrez comment ajouter une tâche, à quoi sert chaque champ de tâche, comment voir sur quoi votre équipe travaille, et comment terminer une tâche.
Ajouter une tâche
Depuis n’importe quel élément dans Rentman
- Ouvrez un élément en double-cliquant dessus. Cela fonctionne pour les sous-locations, les bons de commande, le matériel, les contacts, les membres d’équipe, les véhicules, les inspections, le matériel perdu, les inventaires et les statistiques. Si vous n’avez pas Organize, vous pouvez aussi utiliser ce même chemin pour créer une tâche pour les projets.
- Faites défiler vers le bas et cliquez sur Ajouter une tâche.
- Configurez les options de la tâche.
- Enregistrez.
Depuis le module Tâches
- Allez dans le module Tâches.
- Cliquez sur Ajouter une tâche.
- Configurez les options de la tâche.
- Enregistrez.
Depuis l’onglet Tâches d’un projet (Organize)
- Accédez à un projet.
- Cliquez sur l’onglet Tâches.
- Cliquez sur + Ajouter une tâche.
- Configurez les options de la tâche.
- Enregistrez.
Astuce Rentman : Vous pouvez aussi ajouter des tâches directement depuis les colonnes de statut des tâches. Cliquez sur + en haut d’une colonne ou sur + Ajouter une tâche en bas d’une colonne pour créer une nouvelle tâche.
Depuis la barre latérale des détails
- Survolez le nom de n’importe quel élément dans un aperçu et ouvrez la barre latérale Détails.
- Faites défiler jusqu’à la section Tâches.
- Cliquez sur + pour ajouter votre tâche ici, sans quitter l’aperçu.
Options de la tâche
Nom de la tâche
Saisissez un nom pour la tâche. C’est le seul champ obligatoire.
Date limite
Voir Dates limites ci-dessous.
Statut (Organize)
Voir Statuts des tâches ci-dessous.
Terminer
Cliquez pour marquer la tâche comme terminée.
Indiquer la priorité (Organize)
Attribuez une priorité à la tâche. Choisissez parmi Élevée, Moyenne, Faible et Aucune.
Couleur (Organize)
Attribuez une couleur à la tâche pour qu’elle se démarque sur un tableau ou dans une liste.
Détails
Ajoutez plus d’informations sur la tâche. Utilisez ce champ pour les instructions destinées à la personne assignée.
Assigné à
Une tâche peut être assignée à personne, à tous les membres de l’équipe ou à un ou plusieurs membres. Lorsque vous créez une tâche, vous êtes sélectionné par défaut comme personne assignée. Cliquez sur la personne assignée pour la modifier.
Vous pouvez aussi créer des tâches privées si votre plan inclut Organize. Les tâches privées ne sont visibles que par l’utilisateur qui les a créées.
Temps prévu (Organize)
Voir Définir un temps prévu ci-dessous.
Équipes (Organize)
Voir Équipes.
Sous-tâches (Organize)
Voir Sous-tâches ci-dessous.
Notes
Ajoutez une note à la tâche.
Fichiers
Joignez un fichier à la tâche, comme un dessin ou un briefing.
Étiquettes
Ajoutez des étiquettes pour filtrer vos tâches plus tard. Des exemples utiles sont Préparation, Sur site et En entrepôt. En savoir plus sur les étiquettes.
Champs de saisie supplémentaires
Ajoutez vos propres champs aux tâches, et utilisez-les pour filtrer, grouper et trier vos tableaux de tâches. En savoir plus sur les champs de saisie supplémentaires.
Statuts des tâches (Organize)
Un statut indique à votre équipe où en est une tâche. Au lieu qu'une tâche soit simplement terminée ou non terminée, elle progresse à travers les étapes que votre entreprise utilise réellement. Apprenez comment configurer les statuts des tâches.
Modifier le statut d'une tâche depuis la vue Liste
-
Sélectionnez les tâches que vous souhaitez déplacer.
Astuce Rentman : Pour changer le statut de plusieurs éléments, sélectionnez plusieurs tâches uniquement si elles ont le même statut. - Cliquez sur Vers [statut] dans la barre au-dessus de la liste. Le bouton affiche le statut suivant dans votre flux de travail, par exemple Vers Terminé.
Modifier le statut d'une tâche depuis la vue Tableau
- Faites glisser une tâche et déposez-la dans la colonne du statut souhaité.
Modifier le statut d'une tâche depuis la tâche elle-même
- Double-cliquez sur une tâche pour l'ouvrir.
- Cliquez sur le statut et sélectionnez dans le menu déroulant.
- Enregistrez.
Chaque utilisateur peut modifier le statut d'une tâche qu'il peut voir.
Définir un temps prévu (Organize)
Un temps prévu est le nombre d'heures que vous estimez qu'une tâche prendra. Ce n'est pas un créneau horaire planifié : cela ne dit pas quand le travail aura lieu, seulement combien de temps il devrait durer. C'est la différence entre une tâche et une fonction.
Une fois que votre équipe enregistre des heures sur la tâche, vous pouvez comparer le temps prévu avec le temps réellement passé. Cela vous permet de savoir si une estimation était précise, et de tarifer le prochain projet à partir de chiffres réels plutôt que d'une supposition. En savoir plus sur le suivi du temps sur les tâches.
Dates limites
Une tâche peut ne pas avoir de date limite, avoir une date fixe, ou une date limite qui évolue avec le planning du projet.
Pas de date limite
Laissez la date limite vide. La tâche reste active sans date d’échéance, ce qui convient pour un travail à faire éventuellement mais pas à une date précise.
Une date fixe
Choisissez une date. Si la date passe et que la tâche n’est pas terminée, elle devient rouge.
Relative au planning du projet (Organize)
Définissez la date limite un certain nombre de jours avant ou après un moment du projet, comme trois jours avant le chargement. La date limite se déplace alors automatiquement si les dates du projet changent. C’est particulièrement utile dans les modèles de projet, où la même tâche nécessite une date différente pour chaque projet.
Sous-tâches (Organize)
Une sous-tâche est un élément de liste de contrôle à l’intérieur d’une tâche. Utilisez les sous-tâches pour décomposer une tâche en étapes sans créer plusieurs tâches séparées.
Une sous-tâche a un titre, et elle est soit à faire, soit terminée. C’est tout. Une sous-tâche ne peut pas être assignée à quelqu’un, avoir sa propre date limite, un temps planifié, ni avoir du temps enregistré contre elle.
Qui peut voir une tâche
Chaque tâche a un paramètre de visibilité :
- Assignée à tous les membres de l’équipe — la tâche est assignée à tous les membres de l’équipe et tout le monde peut la voir.
- Assignée à certains membres de l’équipe — tout le monde peut voir la tâche, et un membre spécifique de l’équipe en est responsable.
- Privée (Organize) — vous êtes le seul à pouvoir voir la tâche. Une tâche privée est toujours assignée à la personne qui l’a créée, et elle n’apparaît jamais sur un tableau de tâches partagé.
Ce que les assignés à une tâche peuvent voir dans un projet
Lorsque vous assignez une tâche dans un projet, la personne assignée a besoin de suffisamment de contexte pour réaliser le travail. Quelqu’un assigné à une tâche dans un projet peut voir les mêmes informations de base du projet et fichiers qu’un membre de l’équipe programmé sur une fonction. Il ne voit pas les données financières du projet.
Il est utile de garder cela en tête avant d’assigner : assigner une tâche à quelqu’un lui donne une vue sur ce projet. Les informations visibles dépendent de son rôle utilisateur. En savoir plus sur les rôles et permissions des utilisateurs.
L’onglet Tâches dans un projet (Organize)
Avec Organize, chaque projet a un onglet Tâches, qui affiche le tableau des tâches pour ce projet. De là, vous pouvez ajouter des tâches, changer leur statut, et basculer entre la vue tableau et la vue liste pour voir le travail de la manière qui vous convient.
Vous pouvez ajouter et modifier des tâches dans un projet si vous pouvez voir le tableau des tâches de ce projet. Les droits d’édition complets du projet ne sont plus nécessaires. Les membres de l’équipe voient aussi ce tableau des tâches dans leur module Tâches.
Les comptes sans Organize conservent la section des tâches dans le projet au lieu de l’onglet. En savoir plus sur les tableaux de tâches.
Terminer une tâche
Une tâche est terminée lorsque son statut est défini sur Terminée. Vous pouvez le faire de plusieurs façons :
- Dans la tâche ouverte, définissez le statut sur Terminée ou cliquez sur ✔.
- Sur un tableau de tâches dans la vue d'ensemble du tableau, faites glisser la carte dans la colonne Terminée.
Voir toutes vos tâches
Le module Tâches affiche toutes les tâches auxquelles vous avez accès. De là, vous pouvez filtrer, regrouper et enregistrer les vues que vous utilisez souvent, et ouvrir les tableaux de tâches pour vos projets et équipes.
Ajouter automatiquement des tâches aux nouveaux projets
Si le même travail revient sur chaque projet, ajoutez ces tâches à un modèle de projet. Les tâches sont alors créées automatiquement sur chaque nouveau projet réalisé à partir de ce modèle, y compris leur temps planifié, leurs sous-tâches et leurs échéances. En savoir plus sur les modèles de projet.