Personnaliser vos modèles de documents

Vous pouvez personnaliser un modèle de document que vous avez créé ou dupliqué. Vous faites cela en ajoutant des blocs, des modules et des variables. Une fois que vous les avez fait glisser dans votre modèle, vous pouvez modifier leurs paramètres pour configurer les informations à inclure ou non.

Pour modifier votre modèle de document :

  1. Allez dans le module settings Configuration > Communication Client > Modèles de document.
  2. Sélectionnez un modèle.
  3. Cliquez sur l'icone file_copy Dupliquer en haut de l'écran.

Avez-vous terminé avec les bases des modèles de documents? Jetez un œil à notre article sur les fonctionnalités avancées.

Disponible pour : Lite Classic Pro

Les choses à savoir

Dans l'éditeur de modèle de document, il y a 7 boutons principaux avec lesquels vous pouvez effectuer toutes vos modifications.

Au niveau des documents

Au niveau des modules

  • create Editer les modules
    Choisissez des paramètres spécifiques pour le module sélectionné, comme les articles à afficher et les propriétés des équipements.
  • table_chart Editer les colonnes
    Ajoutez, supprimez ou modifiez les colonnes que vous souhaitez afficher dans le module sélectionné.
  • palette Personnaliser le style des modules 
    Choisissez les options de style spécifiques à appliquer au module sélectionné.

Menu d'aperçu mceclip0.png

Dans ce menu, vous pouvez sélectionner le document que vous utiliserez comme aperçu de votre modèle. Ceci est utile pour voir comment les informations de vos documents seront affichées.

Menu modèle mceclip1.png

Dans ce menu, vous pouvez sélectionner les informations générales de votre modèle telles que le type de document, la langue et le nom de fichier.

Le type de document détermine les blocs et modules que vous pouvez ajouter.

Variables dans le sujet ou le nom de fichier

Vous pouvez ajouter des variables au sujet et au nom de fichier du document. Vous pouvez rechercher et ajouter ces variables en utilisant les boutons <> situés à côté du champ d'insertion.

Changer la langue

Si vous souhaitez modifier la langue d'un seul modèle de document :

  1. Dans le menu Modèle, accédez au champ Langue et sélectionnez votre langue. Tous les blocs que vous ajoutez à partir de ce moment seront dans la nouvelle langue.
    Remarque : les blocs qui étaient déjà dans le modèle ne passeront pas à la nouvelle langue. Vous pouvez les supprimer et les ajouter à nouveaux.

Cette option est utile pour créer un document avec plusieurs langues. Si vous avez besoin de changer chaque bloc, il est probablement plus rapide d'ajouter simplement un nouveau modèle à partir de la "Bibliothèque de modèles".

Ajouter un en-tête et un pied de page

Pour ajouter un en-tête et un pied de page à votre document :

  1. Cliquez sur "Texte de l'en-tête" ou "Texte du pied de page" dans le menu Modèle.
  2. Modifiez le texte.
  3. Sauvegardez

Pour ajuster les marges des en-têtes et des pieds de page, vous pouvez modifier l’en-tête.

Confirmation automatisée par e-mail pour les documents signés

Vous pouvez envoyer automatiquement un e-mail de confirmation lorsqu'un document est signé. Le signataire recevra un e-mail avec la copie signée du document.

Pour modifier le contenu et l'objet de cet e-mail :

  1. Cliquez sur "Options de signature numérique" dans le menu modèle.
  2. Sélectionnez "Oui" dans le champs E-mail client signature digitale.
  3. Ajoutez un sujet.
  4. Éditez le texte.
  5. Sauvegardez

Menu insertion mceclip2.png

Dans ce menu, vous pouvez sélectionner des blocs et des modules à ajouter à votre modèle. Par exemple, vous pouvez ajouter un bloc de texte, un bloc qui calcule des totaux ou un bouton pour la signature digitale.

Ajouter des blocs et des modules

Chaque modèle se compose de différents blocs et modules. Vous pouvez les ajouter à un modèle, puis les configurer séparément.

  • Blocs
    Les blocs sont des sections de 2, 3, 4 ou 6 colonnes, un bloc de texte ou un saut de page. Des éléments comme une image standard, un saut de page ou une ligne horizontale peuvent également être considérés comme des blocs.
  • Modules
    Les modules disponibles dans un modèle sont différents pour chaque type de document. Pour un devis, vous pouvez ajouter des modules tels que : "Équipements", "Fonctions des équipes" et "Totaux". Pour la fiche produit d'un de vos équipements, vous pouvez ajouter un module "Numéros de série" et pour un planning des membres d'équipe, vous pouvez ajouter un module "Planning équipe" et "Planning véhicule". Lisez les articles sur l'édition des modules et la modification des colonnes pour la personnalisation de votre module inséré.

Ajouter un bloc ou un module :

  1. edit Éditez un modèle.
  2. Pour ajouter un bloc ou un module à votre modèle, faites-le glisser depuis la barre latérale sur la droite et déposez-le dans votre modèle.

Afficher les informations par sous-projet
Cette partie est également détaillée dans notre webinaire (35:59).

  1. Faites glisser un module «Sous-projet» dans votre modèle.
  2. Faites glisser et déposez le module souhaité (par exemple, "Équipements") dans le module de sous-projet.
  3. Nous vous recommandons d'ajouter un module de texte au-dessus du module de sous-projet, avec une variable pour le nom du sous-projet. Cela indique clairement à quel sous-projet les informations appartiennent.

Ajouter une variable

Vous pouvez rapidement ajouter des informations personnalisées à votre modèle avec des variables. Vous pouvez choisir une variable principale, puis une sous-variable. Par exemple : "Détails du devis"> "Prix hors TVA".

  1. Faites glisser et déposez un nouveau "Bloc texte" dans votre modèle.
  2. Passez le curseur de votre souris sur le "Bloc texte" dans votre modèle et cliquez sur edit.
  3. Sélectionnez "Variable" dans la barre d'outils.
    Screenshot1.jpg
  4. Choisissez une variable en suivant la procédure associée à la structure souhaitée.
    Astuce : ajoutez plusieurs variables d'un coup en sélectionnant "Afficher toutes les variables" après l'étape 3. Cela vous permettra de sélectionner mceclip0.png plusieurs variables dans la liste et de les ajouter en même temps.

Ajouter des images au modèle images

Lisez notre article sur l'ajout d'images pour obtenir des instructions.

Ajouter le logo de votre entreprise au document

Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise et d'autres informations à vos documents à l'aide d'un papier à lettre et en-tête.

Menu style mceclip0.png

Dans ce menu, vous pouvez créer votre propre style pour votre modèle de document, que vous pouvez ensuite utiliser pour tous vos modèles.

Dans Rentman, il est possible de créer votre propre style pour votre identité visuelle. Nous avons déjà créé plusieurs thèmes par défaut pour vous : vous pouvez les trouver dans le menu Style. Ajustez les couleurs des en-têtes et du contenu du tableau pour qu'ils correspondent parfaitement à votre en-tête. Créez plusieurs styles pour différents documents.

Créer un nouveau thème

  1. Ouvrez le menu Style en cliquant sur text_format.
  2. Facultatif : utilisez un thème existant comme base de départ
  3. Ajustez le style du texte en modifiant le texte, les titres ou le module tableau.
    Texte_Rentman.jpg
  1. Factulatif : si vous souhaitez effectuer plus de changements que ceux offerts par notre outil d'édition, vous pouvez utiliser CSS.
    Veuillez noter que notre équipe d'assistance ne propose pas de conseils sur l'édition de documents avec CSS car elle n'y est pas formée.
  2. Sauvegarder le thème

Ajouter un thème existant à votre modèle

  1. Ouvrez le menu Style en cliquant sur text_format.
  2. Cliquez sur "Sélectionner un thème"
  3. Sélectionner

Changer la police

Si vous ne souhaitez utiliser une police d'écriture qui n'est pas disponible par défaut, vous pouvez ajouter une police Google avec CSS :

  1. Dans le menu Style, cliquez sur le bouton "Editer CSS".
  2. Collez le code suivant dans la fenêtre contextuelle CSS :
    body, td, th, p {
    GOOGLE FONT CSS ICI
    }
  3. Ouvrez un nouvel onglet dans votre navigateur et accédez à Google Fonts.

  4. Choisissez l'une des nombreuses polices disponibles.
  5. Cliquez sur "+ Sélectionner ce style" à côté d'une police pour l'ajouter
  6. Cliquez sur la barre pour l'ouvrir, et copiez le code dans le champ "Spécifier en CSS" (ex : font-family: 'Montserrat', sans-serif; )
  7. Revenez à l'onglet avec l'éditeur de modèle Rentman, et remplacez "GOOGLE FONT CSS ICI" par le code dans la fenêtre CSS.
  8. Sauvegardez

Note : la police d'écritre ne sera pas affichée dans l'éditeur de modèles de documents mais apparaîtra dans le document une fois généré.

Modifier les paramètres du module mceclip1.png

Dans ce menu, vous pouvez modifier les paramètres par défaut (affichage) de vos modules et colonnes affichés dans le module, après avoir ajouté un module à votre modèle,

  1. Cliquez sur un module pour accéder directement au menu où vous pouvez éditer le module.
  2. Dans le menu, vous trouverez une liste d'options d'affichage.
  3. (Facultatif) Cliquez sur "Afficher les paramètres avancés" si vous en avez besoin. Ils peuvent être nécessaires dans des cas spécifique.

Par exemple, vous pouvez modifier le nom (en-tête) du module, choisir les groupes d'équipements à afficher, choisir comment les kits doivent être affichés, comment les informations doivent être regroupées et choisir d'afficher la somme totale de tous les équipements. 

Modifier les paramètres des colonnes mceclip2.png

Dans ce menu, vous pouvez modifier les paramètres des colonnes des modules insérés. Modifiez par exemple la largeur, le texte de l'en-tête ou l'alignement.

Ajouter, modifier, supprimer ou trier des colonnes

  1. Cliquez sur un module et sélectionnez table_chart.
  2. Dans ce menu, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à un module.

    Ajouter une colonne : cliquez sur "ajouter colonne" pour ajouter celle-ci. Sélectionnez ensuite la variable correcte.

    Éditer une colonne : cliquez sur on expand_more à côté du nom de la colonne pour modifier les paramètres (comme la largeur, le texte de l'en-tête et l'alignement).

    Supprimer une colonne : cliquez sur une colonne et cliquez sur delete Supprimer.

    Ordonner une colonne : cliquez sur les six points avant le nom de la colonne et faites-le glisser vers un autre endroit de la liste. 
    Capture_d_e_cran_2020-07-27_a__15.25.39.png

Module styles module_styles.png

Ce menu vous permet de personnaliser ou d'ajuster le style de chaque module. Le type et la quantité d'options peut varier selon le module sélectionné.

  1. Cliquez sur le module que vous aimeriez personnaliser
  2. Cliquez sur l'icône en forme de palette
  3. Ajustez les options de style comme les bordures, couleurs de bordures ou rayons de bordures. 

Personnalisation avancée

Lisez notre article sur la personnalisation avancée des modèles de documents pour obtenir des instructions.

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