Dans notre éditeur de modèles de documents, une variable est un conteneur utilisé pour étiqueter et stocker des informations spécifiques dans votre espace de travail. Elles peuvent être configurées de sorte que le contenu de la variable se remplisse automatiquement à chaque fois que le document est généré.

Lorsque vous générez un document avec une variable, il récupère le contenu associé et l'insère à l'endroit où se trouve la variable.

Où puis-je accéder aux variables ?

Pour accéder aux variables, il faut éditer les modèles de document dans la configuration.

1. Allez dans settings Configuration > Modèles de document
2. Sélectionnez le modèle de document de votre choix
3. Faites glisser un nouveau champ de texte dans l'éditeur ou sélectionnez un champ de texte existant dans votre document
4. Sélectionnez le bouton edit
5. Sélectionnez variable tout à droite du menu
6. Recherchez la variable que vous souhaitez
7. Ajoutez
   

Comment les variables sont-elles formatées ?

Dans Rentman, les variables sont formatées suivant une structure spécifique qui identifie le type d'informations et sa source. Chaque variable commence par un préfixe qui représente sa catégorie (par exemple : p pour projet), suivi d'un point (.) et du champ de données spécifique que vous souhaitez afficher.

Par exemple, la variable suivante fait apparaître la date de début de la période d'utilisation d'un projet :

{$p.usageperiod_start} 

Toutes les variables sont écrites entre deux accolades {} et commencent par un symbole de dollar ($), qui indique à Rentman de remplacer automatiquement la variable par les informations correctes lors de la génération d'un document.

Comment fonctionne la recherche de Variables ?

Exemple : imaginons le cas d'une facture devant être créée avec le numéro du projet inclus.

Dans cette situation, un module de champ de texte a été positionné dans le modèle de facture, en attente d'une variable. Cliquez à l'endroit où vous souhaitez placer la variable, puis sélectionnez "variable". Une fenêtre s'affichera, vous offrant trois options : Détails de l'entreprise, Facture et Utilisateur connecté.

Pour chacune de ces trois options, vous remarquerez un symbole >> . En cliquant dessus, vous pourrez voir et sélectionner des variables supplémentaires liées à celle d'origine. Dans ce cas de figure, il faut rechercher le projet de la facture, donc sélectionnez d'abord la variable de Facture.

Dans cette variable de Facture, vous avez maintenant accès à toute variable liée à la facture. À partir de là, il faut trouver la variable du projet pour accéder au numéro du projet. Trouvez ou recherchez la variable du projet et sélectionnez Numéro.

Une fois la variable Numéro cochée et ajoutée, le numéro du projet de la facture est inclus sur votre document.

Astuce : gardez une trace de votre recherche en regardant le chemin de recherche au-dessus de la barre de recherche.

Remarque importante : lors de l'utilisation de la barre de recherche pour les variables, Rentman ne recherche que jusqu'à deux niveaux de profondeur à partir de votre variable actuelle. Cela signifie que si une variable est située à plus de deux niveaux de profondeur de votre niveau de recherche actuel, elle ne s'affichera pas dans les résultats de recherche.
Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, si vous deviez utiliser la barre de recherche à partir de la variable de départ et essayer de taper "numéro de projet", aucun résultat de recherche n'apparaîtrait. Mais si vous utilisez la barre de recherche lorsque vous êtes dans "Facture", vous verrez apparaître le numéro de projet.

Cliquez ici pour une présentation vidéo.

Où puis-je utiliser des Variables autrement ?

Les variables sont principalement utilisées dans le module Zone de texte, mais elles peuvent également être utilisées dans d'autres parties de l'éditeur pour améliorer la personnalisation des documents.

Ajouter des données de champ de saisie supplémentaire en tant que variable sur vos documents

Les variables peuvent également être utilisées en complément de notre fonctionnalité de champ de saisie supplémentaire. C'est un excellent moyen d'obtenir vos données de champs de saisie supplémentaires sur le document de votre choix. Voici comment faire :

1. Créez un champ de saisie supplémentaire en sélectionnant settings Configuration > Champs de saisie supplémentaires
2. Allez maintenant à l'éditeur de modèle de document situé dans settings Configuration
3. Sélectionnez le modèle de document de votre choix
4. Faites glisser un nouveau champ de texte dans l'éditeur ou sélectionnez un champ de texte existant dans votre document
5. Sélectionnez le bouton edit
6. Sélectionnez les variables tout à droite du menu
7. Recherchez le nom du champ de saisie supplémentaire ou faites défiler et sélectionnez manuellement l'entrée
8. Ajoutez

Questions fréquentes