Chaque essai Rentman est fourni avec un exemple de base de données de véhicules. Vous pouvez ajouter rapidement vos propres véhicules en important un fichier. Dans cet article, nous vous expliquons les étapes à suivre pour obtenir votre liste de véhicules dans Rentman.

Vous pouvez également ajouter un seul (ou petit nombre) de véhicules dans le module Véhicules, au lieu d'importer un fichier.

Disponible pour : Lite Classic Pro

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Avant de commencer

Voici ce dont vous avez besoin avant d'importer votre liste de véhicules:

  • Un fichier Excel ou .csv avec toutes les informations sur vos équipements. Si vous n'en avez pas encore, vous pouvez télécharger un modèle de fichier au moment de l'import; cf. étape 4 sur comment importer vos véhicules. 
  • Une structure de dossiers logique dans le module Véhicules, pour que vous puissiez rester organisé et trouver vos équipements plus rapidement. Vous pouvez suivre les étapes du lien pour créer vos dossiers à l'avance, ou laisser Rentman créer automatiquement les  dossiers de votre choix. Vous choisissez le bon accès au dossier dans la colonne "Dossier" de votre fichier (lisez la section suivante).

Import your vehicle file

    1. Allez dans le module category Véhicules.
    2. Cliquez sur plus d'actions more_vert dans le coin à droite, et cliquez sur importer.
    3. Sélectionnez ici quel type d'import vous souhaitez faire : 

      mceclip2.png

      Importez toutes les lignes comme nouvel élément : 
      Rentman va créer un nouvel élément à partir de chaque ligne. 

      Mettre à jour un élément existant avec de nouvelles données :
       Si vous voulez mettre à jour les éléments de votre base de donnée (exemple : le prix), voyez comment faire dans notre article sur la mise à jour de données.

      Ajoutez de nouveaux éléments et passer les doublons : 
      Rentman n'importera pas les éléments déjà présents dans votre base de données.
    4. Faites glisser un fichier ou cliquez simplement sur mceclip2.png téléchargez un fichier. 
      Si vous n'avez pas encore de fichier disponible, vous pouvez télécharger notre modèle au dessus du bouton de téléchargement "Télécharger un fichier modèle ici" 


      mceclip5.png

    5. Indiquez si votre fichier contient des titres de colonne ou non. Si c'est le cas, la première ligne de votre fichier ne sera pas importée. 
    6. Pour chaque colonne, le système fait correspondre les en-têtes avec le nom des colonnes dans Rentman. Vérifiez que tout corresponde bien et ajustez/ajoutez si besoin.

      Screenshot_2020-11-29_093359.png

      Cette étape est nécessaire, car vos propres colonnes peuvent avoir des noms (légèrement) différents. Dans cet exemple, la deuxième colonne du fichier est appelée Plaque d'immatriculation. Cependant, cette information dans rentman sera appelée N° d'enregistrement

    7. Cliquez sur "étape suivante" lorsque vous avez effectué cette opération pour toutes les colonnes..
    8. Sélectionnez un dossier principal pour votre import. Le dossier principal est le dossier en haut, il contient la structure de votre dossier.

      Les nouveaux éléments seront placés dans ce dossier. Si vous avez définis des dossiers dans votre fichier Excel, les articles correspondant y seront placés.  Avertissement :  Si votre fichier ne contient pas de colonne Dossier, tous les éléments seront placés dans le même dossier racine. Cela signifie que vos articles ne seront pas organisés et qu'il peut être difficile de les retrouver. Nous recommandons de créer votre propre structure de dossier et d'indiquer le bon dossier pour chaque élément dans la colonne Dossier.

      mceclip2.png

    9. Optionnel lorsque sélectionné : Passer si lignes en double. Lorsque vous choisissez cette option, il vous faudra choisir quelles sont les colonnes que Rentman peut utiliser pour faire correspondre avec les articles dans votre base de données. Attention : Ces colonnes ne doivent pas contenir d'informations en double car ce sont elles qui serviront à identifier quels articles ou numéros de série doivent être passés. 
    10. Choisissez Étape suivante
    11. Vérifiez les données dans l'aperçu.

      Screenshot_2020-11-29_093758.png

    12. Choisissez Importer 
    13. Voyez vos "résultats d'import". Si vos données ont bien été importées avec succès, aucune action supplémentaire ne sera requise. Si l'import a partiellement ou totalement échoué, veuillez lire la section qui suit sur les résultats de l'import.

      mceclip1.png

Aperçu de votre résultat d'importation 

Il peut parfois arriver que votre import échoue (ou échoue en partie). Si cela se produit, vous trouverez toutes les réponses dans le résultat d'import : 

  • Quel(s) articles(s) ou numéro(s) de série a(ont) échoué. 
  • Pourquoi ont-ils échoué.
  • Quel(s) articles(s) ou numéro(s) de série a(ont) correctement été importés.

En bas de vos résultats d'import, vous pouvez télécharger un fichier contenant tous les membres du personnel dont l'import a échoué avec la raison de l'échec. Cela vous donne directement une idée de la raison de l'échec de votre import. 

Préparer le fichier véhicule

De nombreux utilisateurs de Rentman conservent déjà une liste de leurs véhicules. La liste que vous importez dans Rentman doit être un fichier .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) ou .csv.

  • C'est une bonne idée d'avoir des en-têtes (titres) clairs comme première ligne de votre fichier.
  • Certaines des colonnes de votre fichier sont nécessaires pour Rentman, tandis que d'autres sont facultatives.
  • La structure du dossier d'un véhicule doit être spécifiée dans la colonneDossier, comme :
    trucks/pickup ou trucks/cab

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