Mettre à jour plusieurs éléments de la base de données en même temps

La mise à jour de votre base de données est utile pour apporter des modifications en masse à vos différents éléments dans Rentman ; comme l'augmentation du prix de tous vos équipements ou la mise à jour des numéros de téléphone de tous vos contacts.

La mise à jour de votre base de données peut également être utilisée pour la compléter en ajoutant par example les mesures ou les numéros de série à vos équipements.

Note: Si votre base de données est vide (ou que vous importez pour la première fois), lisez nos articles sur l'importation des équipementscontacts, membres d'équipe ou véhicules.

Après avoir téléchargé votre fichier .XLSX mis à jour, Rentman mettra à jour les éléments existants dans votre base de données avec les nouvelles valeurs.

Rentman a également besoin de colonnes pour faire la correspondance lors de la mise à jour de vos articles. Les colonnes correspondantes que vous choisissez sont uniques et déterminent les éléments à mettre à jour si des valeurs en double sont trouvées dans votre fichier.

Disponible pour: Lite Classic Pro

Étape 1: Exporter la base de données actuelle

Exporter votre base de données actuelle sous forme de fichier .XLSX (Excel, Google Sheets) facilite beaucoup la mise à jour des informations de vos articles. Il garantit également le fait que vous pouvez choisir les colonnes à faire correspondre ultérieurement.

  • Assurez-vous de savoir à l'avance quels détails de vos articles vous allez mettre à jour. Si vous mettez à jour le prix, assurez-vous d'inclure la colonne des prix dans votre fichier d'exportation.
  • Pensez aux colonnes correspondantes dont Rentman aura besoin plus tard. Assurez-vous d'inclure également ces colonnes dans votre fichier d'exportation.

Étape 2: Mettre à jour les informations des éléments

  1. Ouvrez le fichier exporté à l'aide d'un éditeur de feuille de calcul, tel qu'Excel ou Google Sheets.
  2. Apportez vos modifications.
  3. Enregistrez votre fichier sous format .XLSX.

Étape 3: Importer le fichier mis à jour

  1. Dans le module correspondant de Rentman, cliquez sur le bouton Plus d'actions more_vert et choisissez "Importer".
  2. Choisissez le type d'importation "Mettre à jour les éléments existants avec de nouvelles données".
  3. Cliquez sur "Étape suivante".
  4. Téléchargez votre fichier mis à jour et cliquez sur "Étape suivante".
  5. Faites correspondre les titres de vos colonnes aux titres de Rentman. Ceci est nécessaire car vos propres colonnes peuvent avoir un nom (légèrement) différent.
  6. Cliquez sur "Étape suivante".
  7. Choisissez vos colonnes correspondantes (voir paragraphe suivant).
  8. Choisissez "Étape suivante".
  9. Vérifiez vos données et cliquez sur Importer.

Choisir les colonnes à faire correspondre

Pour identifier les éléments qui sont déjà dans votre base de données et ont besoin d'une mise à jour, nous utilisons des colonnes correspondantes. Lorsque Rentman trouve un article dans votre base de données et une ligne dans votre fichier .xlsx avec les mêmes valeurs dans les colonnes uniques sélectionnées (comme le nom ou le code), l'article est identifié comme un doublon. Les valeurs qui diffèrent et ne figurent pas dans les colonnes uniques sont ensuite mises à jour.

Problèmes et solutions possibles

Si vous rencontrez des problèmes avec la mise à jour de votre base de données, il se peut qu'il y ait un problème dans la façon dont vous configurez votre fichier ou votre base de données. L'erreur la plus courante, dans ce cas, est d'avoir des éléments doubles dans vos colonnes correspondantes: si les colonnes que vous sélectionnez comme uniques contiennent des éléments doubles (par exemple, deux éléments avec le même nom ou le même code), cela pourrait créer une erreur.

Pour vérifier si vous avez des éléments doubles dans votre base de données, vous pouvez regrouper les colonnes que vous utiliserez comme uniques. Recherchez ensuite les éléments qui sont regroupés en (2) et corrigez-les - s'ils sont uniques, le numéro de chaque groupe doit toujours être (1).

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Si ce n'est pas la cause de l'erreur, consultez cette liste d'erreurs possibles.

 

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