Si vous avez un fichier Excel de vos membres du personnel, vous pouvez l'importer dans Rentman. 

Vous pouvez également ajouter rapidement un seul (ou un petit nombre) de membres du personnel dans le module Membres du personnel.

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Avant de commencer

Voici ce dont vous avez besoin avant d'importer votre liste de membres du personnel :

  • Un fichier Excel ou .csv file avec les informations des membres du personnel. si vous n'avez pas de fichier déjà prêt, vous pouvez télécharger un aperçu lors de votre import : cf. étape 4 de l'article Comment importer vos membres du personnel. Apprenez-en plus sur  les informations que vous pouvez importer dans cette section.
  • (Option) Une structure de dossier dans le module Membres du personnel, vous permettra de rester organisé.e et de trouver vos membres du personnel plus rapidement. Dans votre fichier, la structure du dossier devrait être indiquée dans la colonne Dossier
    intermittents/techniciens lumière or bureau/commercial

Importer votre dossier de membres du personnel

  1. Allez dans le groupe module Membres du personnel. 
  2. Cliquez sur plus d'actions more_vert dans le coin en haut à droite et cliquez sur importer.
  3. Sélectionnez ici le type d'import que vous souhaitez faire : 

    Importer toutes les lignes de votre fichier comme nouvel élément dans votre base de données : 
    Rentman va créer un nouveau membre du personnel pour chaque ligne.

    Mettre à jour vos articles avec de nouvelles données :
     Si vous voulez mettre à jour vos membres du personnel dans votre base de données, lisez comment faire sur notre article sur la mise à jour des données.

    Ajouter de nouveaux articles et passer les doublons : 
    Rentman n'importera pas les membres du personnel déjà présents dans votre base de données.
  4. Faites glisser votre fichier ou bien cliquez mceclip2.png pour télécharger votre fichier. 
    Si vous n'avez pas encore de fichier avec vos membres du personnel dessus, vous pouvez télécharger notre modèle de au dessus du bouton de téléchargement "Télécharger un modèle ici" 
  5. Sélectionnez si votre fichier contient une en-tête ou non. Si vous sélectionnez oui, la première ligne de votre fichier ne sera pas importée. 
  6. Pour chaque colonne, le système fait correspondre les en-têtes avec les noms dans Rentman. Vérifiez que tout corresponde bien et ajustez/ajoutez si besoin.
  7. Cliquez "Étape suivante" lorsque vous avez vérifié toutes les colonnes.
  8. Sélectionnez le dossier parent dans votre propre structure de dossiers. Le dossier parent est le dossier en haut de la structure et contient le reste de votre structure de votre dossier. Les nouveaux membres seront ajoutés dans ce dossier. Si vous avez définis des dossiers lors de votre import, les nouveaux membres seront placés dans le dossier correspondant. Attention : Si votre fichier ne contient pas de colonneDossier, tous les membres du personnel seront placés dans le même dossier. Cela signifie qu'il n'y aura pas d'organisation et donc qu'il risque d'être plus compliqué de retrouver les membres du personnel que vous voulez. Nous recommandons de créer votre propre structure de dossier et de l'indiquer pour chaque membre du personnel dans la colonne Dossier.
  9. Optionnel : passez les doublons. Lorsque vous choisissez cette option Il vous faudra sélectionner quelles colonnes est-ce que Rentman peut utiliser pour faire correspondre les membres du personnel avec ce que vous importez. Attention : Ces colonnes ne doivent pas contenir d'informations en double car ce sont elles qui serviront à identifier quel membre du personnel doit être passé. 
  10. Choisissez Étape suivante.
  11. Vérifiez les données dans l'aperçu. 
  12. Choisissez Importer 
  13. Voyez vos "résultats d'import". Si vos données ont bien été importées avec succès, aucune action supplémentaire ne sera requise. Si l'import a partiellement ou totalement échoué, veuillez lire la section qui suit sur les résultats de l'import.

Aperçu de votre résultat d'importation

Il peut parfois arriver que votre import échoue (ou échoue en partie). Si cela se produit, vous trouverez toutes les réponses dans le résultat d'import :

  • Quel(s) membre(s) du personnel ont échoué. 
  • Pourquoi ont-ils échoué. 
  • Quel(s) membre(s) du personnel ont été correctement importés.

En bas de vos résultats d'import, vous pouvez télécharger un fichier contenant tous les membres du personnel dont l'import a échoué avec la raison de l'échec. Cela vous donne directement une idée de la raison de l'échec de votre import. 

Quelles sont les informations que je peux importer ?

Général
Description, E-mail, Prénom, Nom, Fichier, Téléphone

Détails
Disponibilité, Affichage dans le planificateur, Permis de conduire, Contact en cas d'urgence, Email

Informations de connexion
Nom d'utilisateur
Vous ne pouvez pas importer le mot de passe ou leurs tarifs.

Administratif
Numéro de compte bancaire, date de naissance, nom de l'entreprise, date du contrat, durée du contrat, numéro de passeport, numéro de sécurité sociale, numéro d'identification TVA

Information adresse
Adresse, ville, pays, ligne d'adresse supplémentaire, numéro de maison, code postal, État / province

Questions fréquemment posées

Puis-je importer les tarifs du personnel et les mots de passe ?

Non, ce n'est malheureusement pas possible.

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