Dans Rentman, vous pouvez ajouter vos propres équipements en important un fichier Excel. Dans cet article, nous vous expliquerons les étapes à suivre pour obtenir votre liste d’équipements dans Rentman.
Vous pouvez également ajouter un seul (ou un petit nombre) d'articles directement via le module Équipements, au lieu d'importer un fichier.
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Avant de démarrer
Voici ce dont vous avez besoin avant d'importer votre liste d'équipement :
- Un fichier Excel ou .csv avec toutes les informations sur vos équipements. Si vous n'en avez pas encore, nous avons mis en place un modèle pour vous permettre d'en créer un facilement. Vous pouvez également en télécharger un au moment de la procédure d'import : cf. étape 4, comment importer vos documents. Apprenez-en davantage sur la préparation de votre fichier Excel dans cette section.
- Si vous utilisez des numéros de séries, il vous faudra créer des colonnes dans votre fichier Excel contenant les informations sur ces articles uniques, identifiés par un numéro de série. Apprenez-en plus sur l'ajout de numéros de série dans votre fichier dans cette section.
- Une structure de dossiers logique dans le module Équipements, pour que vous puissiez rester organisé et trouver vos équipements plus rapidement. Vous pouvez suivre les étapes du lien pour créer vos dossiers à l'avance ou laisser Rentman créer automatiquement les dossiers de votre choix. Vous choisissez le bon accès au dossier dans la colonne "Dossier" de votre fichier (lisez la section suivante).
Importez vos équipements
- Allez dans le module category Équipements.
- Cliquez sur Plus d'actions more_vert dans le coin à droite et cliquez sur importer.
- Sélectionnez ici quel type d'import vous souhaitez faire :
Importez toutes les lignes comme nouvel élément : Rentman va créer un nouvel élément à partir de chaque ligne.
Mettre à jour un élément existant avec de nouvelles données : Si vous voulez mettre à jour les éléments de votre base de donnée (exemple : le prix), voyez comment faire dans notre article sur la mise à jour de données.
Ajoutez de nouveaux éléments et passer les doublons : Rentman n'importera pas les éléments déjà présents dans votre base de données. - Indiquez si vous souhaitez importer des numéros de série ou seulement des articles simples.
- Faites glisser un fichier ou cliquez simplement sur
télécharger un fichier.
Si vous n'avez pas encore de fichier équipements de disponible, vous pouvez télécharger notre modèle au-dessus du bouton de téléchargement "Télécharger un fichier modèle ici" - Indiquez si votre fichier contient des titres de colonne ou non. Si c'est le cas, la première ligne de votre fichier ne sera pas importée.
- Option : si vous avez sélectionné "Oui" à l'étape 4 importer des numéros de série. Pour chaque colonne, le système indiquera s'il considère qu'il s'agit d'une colonne de numéro de série ou bien un Équipement normal. Vérifiez que les noms de colonnes correspondent bien.
- Pour chaque colonne, le système fait correspondre les en-têtes avec le nom des colonnes dans Rentman. Vérifiez que tout corresponde bien et ajustez/ajoutez si besoin.
- Cliquez sur "étape suivante" lorsque vous avez effectué cette opération pour toutes les colonnes..
- Sélectionnez un dossier principal pour votre import. Le dossier principal est le dossier en haut, il contient la structure de votre dossier.
Les nouveaux articles seront placés dans ce dossier. Si vous avez défini des dossiers dans votre fichier Excel, les articles correspondant y seront placés. Avertissement : Si votre fichier d'équipement ne contient pas de colonne Dossier, tous les éléments seront placés dans le même dossier racine. Cela signifie que vos articles ne seront pas organisés et qu'il peut être difficile de les retrouver. Nous recommandons de créer votre propre structure de dossier et d'indiquer le bon dossier pour chaque élément dans la colonne Dossier.
- Optionnel lorsque sélectionné : Passer si lignes en double. Lorsque vous choisissez cette option, il vous faudra choisir quelles sont les colonnes que Rentman peut utiliser pour faire correspondre avec les articles dans votre base de données. Attention : Ces colonnes ne doivent pas contenir d'informations en double, car ce sont elles qui serviront à identifier quels articles ou numéros de série doivent être passés.
- Choisissez Étape suivante
- Vérifiez les données dans l'aperçu.
- Choisissez Importer
- Regardez vos "résultats d'import". Si vos données ont bien été importées avec succès, aucune action supplémentaire ne sera requise. Si l'import a partiellement ou totalement échoué, veuillez lire la section qui suit sur les résultats de l'import.
Aperçu de votre résultat d'importation
Il peut parfois arriver que votre import échoue (ou échoue en partie). Si cela se produit, vous trouverez toutes les réponses dans le résultat d'import :
- Quel(s) articles(s) ou numéro(s) de série a (ont) échoué.
- Pourquoi ont-ils échoué ?
- Quel(s) articles(s) ou numéro(s) de série a (ont) correctement été importés.
En bas de vos résultats d'import, vous pouvez télécharger un fichier contenant tous les membres du personnel dont l'import a échoué avec la raison de l'échec. Cela vous donne directement une idée de la raison de l'échec de votre import.
Quelques raisons pour lesquelles votre import a échoué :
- Doubles numéros de série ou QR codes - Dans Rentman, vous ne pouvez pas avoir le même numéro de série ou le même QR-code pour plusieurs articles. Si vous importez un élément avec un numéro de série ou un QR-code x, et que x est déjà dans votre base de données, l'élément ne sera pas importé.
N'oubliez pas que les QR-codes dans Rentman ont une taille maximale de 25 chiffres (espaces inclus). Si vos QR-codes dépassent ce nombre, il sera coupé. Cela peut entraîner la création de QR-codes identiques. - Trop de données - Les fichiers volumineux peuvent prendre trop de temps à traiter et certaines informations peuvent ne pas être importées. Dans ce cas, supprimez la dernière importation, divisez votre liste en fichiers plus petits et importez-les séparément.
- Mauvais formatage - Toutes les informations du fichier doivent être entrées sous forme de texte, sans balises (gras, italique, couleurs d'arrière-plan, etc.).
- Plusieurs feuilles Si votre fichier .xslx contient plusieurs feuilles, il ne peut pas être importé dans Rentman.
Astuces pour préparer votre fichier équipement
La liste que vous importez dans Rentman doit être un fichier .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) ou .csv.
Vous pouvez télécharger notre modèle à la fin de cet article et l'utiliser comme référence ou bien l'utiliser pour créer un fichier équipement.
Voici quelques conseils pour préparer votre fichier :
- C'est une bonne idée d'avoir des en-têtes (titres) clairs dans la première ligne de votre fichier.
- N'importez pas plus de 64 colonnes à la fois.
- Bien qu'il n'y ait pas de nombre minimum de colonnes, il est conseillé d'inclure au moins les informations les plus importantes (par exemple : Nom, Quantité, Prix de location, Dossier).
- La structure des dossiers dans lesquels sont rangés vos éléments doit être spécifiée dans la colonne Dossier, par exemple :
audio/microphones/sans fil - Assurez-vous que le fichier ne comporte pas plusieurs feuilles (un fichier .xslx contenant plusieurs feuilles ne peut pas être importé dans Rentman).
- Si vous utilisez des QR-codes, assurez-vous qu'ils sont uniques et qu'ils comptent moins de 25 chiffres.
- Ne laissez aucune ligne vide dans votre fichier .xlsx.
- N'insérez pas d'image dans votre fichier .xlsx. Vous pourrez les ajouter plus tard dans le logiciel.
- Assurez-vous que toutes les informations du fichier sont entrées sous forme de texte et sans style appliqué (gras, italique, couleurs d'arrière-plan, etc.).
Colonnes numéros de série
Si vous utilisez numéros de série, vous pouvez créer des colonnes dans votre fichier équipement contenant les informations sur un numéro de série unique. Ces colonnes sont utiles, car chaque numéro de série appartenant au même article à très souvent une date d'achat ou une référence interne différente.
Prenez en compte que plusieurs numéros de séries peuvent être connectés au même article.
Remarque : Les valeurs de la colonne "Numéro de série (Numéro de série)" servent à identifier chacun de vos numéros de série. Dans cette colonne, entrez le nom ou le code que vous utilisez pour faire référence à votre numéro de série.
Supprimer un import
Lorsqu'un import échoue partiellement, la meilleure solution est de supprimer les données importées et recommencer. À chaque fois que vous importez des équipements, Rentman crée une étiquette avec le format "import-date-heure". Sélectionnez tout simplement l'étiquette de l'import le plus récent et supprimez les articles.
Mettre à jour les équipements dans votre base de données
Si vous avez déjà importé votre liste d'équipements, mais que vous devez effectuer des modifications en bloc, vous pouvez mettre à jour les éléments de votre base de données.
Importer des champs de saisie supplémentaires
- Configurez le champ de saisie supplémentaire dans le module de Configuration.
- Créez une colonne avec la valeur du champ de saisie supplémentaire dans votre fichier .xlsx.
- Lorsque vous importez le fichier, faites correspondre la nouvelle colonne avec le champ de saisie supplémentaire (vous le trouverez dans la section "Extra" des colonnes).
Téléchargez notre modèle d'importation
Vous pouvez télécharger facilement l'un de nos modèles déjà fait dans Rentman.
- Allez dans votre category module Équipement.
- Cliquez sur le bouton more_vert plus d'actions, puis importez.
- Cliquez sur Étape suivante.
- Vous devriez maintenant être en mesure de voir l'option Télécharger un fichier type ici.