Dans Rentman, vous pouvez ajouter vos propres équipements en important un fichier Excel. Dans cet article, nous vous expliquerons les étapes à suivre pour obtenir votre liste d’équipements dans Rentman.

Vous pouvez également ajouter des articles manuellement. Cette fonctionnalité est particulièrement pratique si vous n'avez que très peu ou même qu'un seul équipement à ajouter.

Tutoriel vidéo

Voici un tutoriel vidéo pour apprendre à importer votre matériel. Dans cette vidéo, nous passerons en revue ce que vous devez savoir pour réussir l'importation de votre équipement dans Rentman.

Voici ce dont vous aurez besoin avant d'importer vos équipements

Un fichier Excel ou .csv
  • Un fichier Excel ou .csv avec toutes les informations sur vos équipements. Si vous n'en avez pas encore, utilisez notre modèle comme référence. Apprenez-en davantage sur la préparation de votre fichier dans cette section.
Une structure de dossiers logique
  • Une structure de dossiers logique dans le module Équipements, pour que vous puissiez maintenir une bonne organisation et trouver vos équipements plus efficacement. Vous pouvez créer cette structure à l'avance ou sélectionner le bon chemin de dossier dans la colonne "Dossier" de votre fichier (voir la section suivante sur les détails).
Si vous utilisez les numéros de série
  • Si vous utilisez des numéros de séries, vous pouvez créer des colonnes dans votre fichier d'équipements contenant les informations sur les articles individuels, identifiés par un numéro de série. Apprenez-en plus sur l'ajout de numéros de série dans votre fichier dans cette section. 

Importez vos équipements

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  1. Allez dans le module category Équipements.
  2. Cliquez sur Plus d'actions more_vert dans le coin à droite et cliquez sur importer.
  3. Sélectionnez ici quel type d'importation que vous souhaitez réaliser
    Types d'importations
    Importer toutes les lignes comme nouveaux éléments
    Rentman crée un nouvel article pour chaque ligne

    Ajouter de nouveaux éléments et passer ceux déjà existants

    Rentman n'importe pas les articles déjà présents dans votre base de données

    Ajouter de nouveaux éléments et mettre à jour les éléments existants avec les nouvelles données

    Si vous souhaitez mettre à jour les articles de votre base de données (par exemple : le prix neuf), consultez notre article sur la mise à jour de données

    Souhaitez-vous également importer vos numéros de série ?

    Choisissez si vous souhaitez également importer les numéros de série ou uniquement les articles standard.

    Souhaitez-vous ajouter ou écraser les QR codes à partir du fichier d'importation ?

    Lorsque vous choisissez "Ajouter de nouveaux articles et mettre à jour les articles existants avec de nouvelles données", vous avez la possibilité de remplacer les QR codes existants par ceux du fichier d'importation ou d'ajouter les QR codes de l'importation aux numéros de série, en veillant à ce que les QR codes existants soient conservés.

  4. Faites glisser un document ou cliquez sur mceclip2.png pour télécharger votre fichier. 
    Si vous n'avez pas encore de document avec vos équipements, vous pouvez télécharger notre modèle de document au-dessus du bouton de téléchargement dans Rentman "Télécharger un modèle de document ici" 
  5. Indiquez si votre fichier contient un en-tête ou non. Si vous sélectionnez oui, la première ligne de votre fichier ne sera pas importée.
  6. Pour chaque colonne, le système fait correspondre les noms des en-têtes avec les noms des colonnes dans Rentman. Vérifiez que toutes les correspondances ont été effectuées correctement et corrigez-les si nécessaire.
    Si vous avez sélectionné "Oui" pour l'importation des numéros de série à l'étape 4, le système fera correspondre les colonnes de votre fichier soit avec les colonnes Numéros de série, soit avec les colonnes normales Équipement dans Rentman. Ainsi, si vous importez des numéros de série, veillez à définir la première ligne comme "Numéro de série" au lieu de "Équipement". Jetez un coup d'œil à la vidéo ci-dessous.
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  7. Cliquez sur "Étape suivante" lorsque vous avez effectué tout cela pour toutes les colonnes.
  8. Sélectionnez un dossier principal pour votre importation. Le dossier principal est le dossier situé en haut de la page et contient la structure de vos dossiers. Les nouveaux articles seront placés sous ce dossier. Si vous avez défini des dossiers dans votre fichier d'importation, ces éléments seront placés sous le dossier principal choisi. Attention : si votre fichier d'équipement ne contient pas de colonne Dossier, tous les articles seront placés dans le même dossier principal. Cela signifie que vos articles ne seront pas organisés et qu'il sera peut-être difficile de retrouver vos équipements. Nous vous recommandons de créer votre structure de dossiers et de spécifier le chemin d'accès correct dans la colonne Dossier.
  9. Facultatif : Si vous avez sélectionné "Ajouter de nouveaux articles et passer les lignes en double" ou "Mettre à jour les éléments existants avec les nouvelles données" à l'étape 3, vous devez sélectionner les colonnes correspondantes. En général, les colonnes "Code", "Nom (dans la base de données)" ou "Numéro de série" sont les plus appropriées. Par exemple, si vous mettez à jour le prix de tous les articles, vous sélectionnerez "Code" comme colonne de correspondance, car le code est unique pour chaque article mis à jour et n'est pas lui-même mis à jour. La colonne de correspondance ne doit jamais être la colonne que vous essayez de mettre à jour. Attention : ces colonnes ne peuvent pas contenir de valeurs doubles dans le fichier d'importation, car elles sont utilisées lors de l'importation pour identifier l'article ou le numéro de série à ignorer. 
  10. Cliquez sur Étape suivante.
  11. Vérifiez vos données dans l'aperçu.
    Remarque : seules les 10 premières lignes seront affichées dans l'aperçu. 
  12. Cliquez sur Importer
  13. Une fois l'importation terminée, une fenêtre apparaît avec les résultats. Si vos données ont été importées avec succès, vous pouvez Fermer la fenêtre ou choisir de "Voir le matériel importé". Si l'importation a échoué, veuillez lire l'article sur l'aperçu des résultats d'importation.

Maitriser l'importation d'équipements : astuces et dépannage

Parfois, des erreurs d'importation peuvent se produire - de manière partielle ou complète. Pour faire face à ces cas de figure, découvrez toutes les solutions au niveau des résultats d'importation sur cette page.

Comment supprimer une importation

Lorsqu'une importation échoue partiellement, la meilleure solution est d'archiver les informations et de tout recommencer.

Chaque fois que vous importez du matériel, Rentman crée une étiquette au format "importation-date-heure". Il vous suffit de sélectionner l'étiquette de votre dernière mise à jour et d'archiver ces articles.

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Télécharger notre modèle d'importation

Vous pouvez télécharger l'un de nos modèles prédéfinis dans Rentman en suivant les étapes ci-dessous.
  1. Rendez-vous dans le module category Équipements.
  2. Cliquez sur le bouton more_vert Plus d'actions, puis sur Importer.
  3. Cliquez sur Étape suivante
  4. Vous devriez désormais voir s'afficher l'option Télécharger un fichier type ici. Capture d’écran 2024-03-15 à 14.48.09.png

Vous pouvez également télécharger le modèle complet avec une description de chaque colonne en sélectionnant l'une des pièces jointes à la fin de cet article, en fonction de la langue.

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