Parfois, des erreurs d'importation peuvent se produire, qu'elles soient complètes ou partielles. Si cela vous arrive, vous trouverez toutes les réponses à vos interrogations dans les résultats d'importation :
- Quels articles / numéros de série ont échoué.
- Pourquoi ces articles / numéros de série ont-ils échoué ?
- Quels articles / numéros de série ont été importés correctement.
En bas des résultats d'importation, vous pouvez télécharger un document contenant tous les articles dont l'importation a échoué, ainsi que la raison de l'échec. Cela vous donne une explication claire de ce qui a posé problème.
- Numéros de série ou QR codes doublons - Dans Rentman vous ne pouvez pas avoir le même numéro de série ou QR code pour deux articles ou plus. Si vous importez un article avec le numéro de série ou QR code X et que X existe déjà dans votre base de données, le nouvel article ne pourra pas être importé.
- Limite de 25 caractères pour les QR codes - Dans Rentman, les QR codes possèdent une limite de 25 caractères (espaces compris). Si votre QR codes dépasse cette limite, il sera raccourci, ce qui peut générer des doublons.
- Trop de données - Le traitement de fichiers volumineux peut prendre trop de temps et certaines informations peuvent alors ne pas être importées. Si cela se produit, supprimez la dernière importation, divisez votre liste en fichiers plus petits et importez ces derniers séparément.
- Erreur de formatage - Toutes les informations du document doivent être entrées sous forme de texte et sans balises (gras, italique, couleur de fond, etc.)
- Feuilles multiples - Si votre fichier .xslx possède plusieurs feuilles, il ne peut pas être importé dans Rentman.
Gérer les numéros de série et les données d'équipement
Si vous utilisez des numéros de série, vous pouvez créer des colonnes dans votre document d'équipement contenant les informations relatives à un équipement spécifique, identifié par un numéro de série. Ces colonnes peuvent être très utiles, car différents exemplaires d'un même équipement peuvent avoir été achetés à des dates différentes ou posséder différentes références internes.
Il est important de savoir que les numéros de série multiples sont toujours rattachés au même article.
À noter : les valeurs de la colonne "Numéro de série (Numéro de série)" s'affichent dans tout le logiciel pour identifier chaque numéro de série. Dans cette colonne, veuillez saisir le nom ou code que vous utilisez en référence à ce votre numéro de série.
Importation de champs de saisie supplémentaires
- Configurez le champ de saisie supplémentaire dans le module Configuration.
- Créez une colonne avec le champ de saisie supplémentaire dans votre document .xlsx.
- Lors de l'importation du document, faites correspondre cette nouvelle colonne au champ de saisie supplémentaire (vous la trouverez dans la section du même nom en cliquant sur l'en-tête de colonne).
Mise à jour d'équipements dans votre base de données
Si vous avez déjà importé votre liste d'équipements, mais que vous avez des modifications à effectuer sur plusieurs articles en même temps, vous pouvez mettre à jour vos articles dans votre base de données.
Astuces de pro pour établir votre fichier d'équipements
La liste que vous importez dans Rentman doit être au format .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) ou .csv.
Voici comment préparer votre document :
- Définissez des en-têtes (titres) clairs dans la première ligne de votre fichier.
- Vous ne pouvez pas ajouter d'articles à une combinaison virtuelle ou physique dans le fichier. Vous devez saisir vos articles sur une ligne distincte et les ajouter à une combinaison virtuelle/physique dans Rentman.
- N'importez pas plus de 64 colonnes en une seule fois.
- Indiquez au moins les informations les plus importantes (par exemple, le nom, la quantité, le prix de location, le dossier).
- Le chemin du dossier d'un article doit être spécifié dans la colonne Dossier, comme ceci :
audio/microphones/sans fil - Assurez-vous que le fichier ne comporte pas plusieurs feuilles.
- Si vous utilisez des codes QR, assurez-vous qu'ils soient uniques et qu'ils comportent moins de 25 caractères.
- Ne laissez aucune ligne vide dans votre fichier .xlsx.
- N'insérez pas d'images dans votre fichier .xlsx. Vous pourrez les ajouter plus tard dans le logiciel.
- Assurez-vous que toutes les informations contenues dans le fichier soient saisies sous forme de texte et sans balises (gras, italique, couleurs, etc.).