Chaque période d'essai de Rentman est accompagnée d'une base de données de contacts par défaut. Vous pouvez rapidement ajouter vos propres contacts en important un fichier ou ajouter des contacts un par un dans le module Contacts.

Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes d’importation de votre liste de contacts dans Rentman.

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Importer votre fichier de contacts

1. Accéder au contact_phone module Contacts.
2. Cliquez sur Plus d’options more_vert puis sélectionnez Importer.
    

3. Sélectionnez le type d'importation que vous souhaitez effectuer :
    

   Importer toutes les lignes en tant que nouveaux éléments	Rentman crée un nouveau contact pour chaque ligne.
   Mettre à jour les éléments existants avec les nouvelles données	Si vous souhaitez mettre à jour les contacts de votre base de données, découvrez comment procéder dans notre article consacré à la mise à jour des données.
   Ajouter de nouveaux éléments et ignorer ceux qui existent déjà	Rentman n’importe pas les contacts qui se trouvent déjà dans votre base de données

4. Indiquez si vous souhaitez importer les personnes de contact associées à vos contacts.

5. Importez un fichier de contacts conformément aux "Conditions" indiquées.

   Si vous ne disposez pas encore d’un fichier contenant vos contacts, vous pouvez télécharger notre modèle situé au-dessus du bouton de téléchargement « Télécharger un fichier d’exemple ici »

6. Indiquez si votre fichier contient un en-tête (titres de colonnes). Si vous sélectionnez Oui, la première ligne de votre fichier ne sera pas importée. 
    

7. Pour chaque colonne, le système fait correspondre les noms d’en-tête avec les noms de colonnes dans Rentman. Vérifiez que toutes les correspondances ont été correctement établies et corrigez-les si nécessaire. 
   

   Si vous avez sélectionné Oui lors de l’importation des personnes de contact à l’étape 4, le système tentera de faire correspondre les colonnes de votre fichier soit avec Contact soit avec Personne de contact   Vérifiez que toutes les correspondances de colonnes ont été effectuées correctement et modifiez-les si nécessaire.

    

   

   
    

8. Cliquez sur "Étape suivante" lorsque toutes les colonnes ont été correctement mises en correspondance.

9. Sélectionnez un dossier racine de votre propre structure de dossiers. Le dossier racine est le dossier situé tout en haut ; il contient votre structure de dossiers. Les nouveaux éléments seront placés dans ce dossier. Si vous avez défini des dossiers sur votre fichier d’importation, ces éléments seront placés sous le dossier racine choisi.

   Avertissement :  si votre fichier de contacts ne contient pas de colonne Dossier, tous les contacts seront placés dans le même dossier racine. Cela signifie que vos contacts ne seront pas organisés et qu’il pourra être difficile de les retrouver. Nous vous recommandons de créer votre propre structure de dossiers et de spécifier le chemin d’accès correct pour vos contacts dans la colonne Dossier.

10. Facultatif : si vous avez sélectionné "Ajouter de nouveaux éléments et ignorer les lignes en double" ou "Mettre à jour les éléments existants avec les nouvelles données" à l’étape 3, vous devez sélectionner des colonnes de correspondance afin que le système sache quelles entrées mettre à jour. Par exemple, si vous mettez à jour les personnes de contact de tous les contacts, vous pouvez sélectionner "Nom" comme colonne de correspondance, car cette colonne est unique pour chaque contact mis à jour et n’est pas elle-même mise à jour. La colonne de correspondance ne doit jamais être la colonne que vous essayez de mettre à jour.

    Avertissement : ces colonnes ne doivent pas contenir de valeurs en double dans le fichier d’importation, car elles sont utilisées lors de l’importation pour identifier les éléments ou numéros de série à ignorer.

11. Cliquez sur "Étape suivante" et vérifiez une dernière fois le récapitulatif de vos données

    Remarque : seules les 10 premières lignes apparaîtront sur le récapitulatif.

    
     

12. Cliquez sur Importer
     
13. Une fois l'importation terminée, une fenêtre s'ouvrira pour afficher les résultats. Si vos données ont été importées avec succès, vous pouvez Fermer la fenêtre, ou choisir "Afficher les contacts importés". Si l’importation a (partiellement) échoué, veuillez consulter l'Analyse des résultats de votre importation ci-dessous.
    
     

Analyse des résultats de votre importation

Il arrive parfois que l’importation échoue (partiellement ou totalement). Si cela se produit, vous trouverez toutes les réponses à vos questions dans les résultats de l’importation, par exemple 

• Quelles lignes (contacts) ont échoué
• Pourquoi ces lignes (contacts) ont-elles échoué ?
• Quelles lignes (contacts) ont été importées avec succès

Voici quelques raisons pouvant expliquer l'échec de l'importation :

• Trop de données - Le traitement des fichiers volumineux peut prendre trop de temps, et certaines informations risquent de ne pas être importées. Si cela se produit, supprimez la dernière importation, divisez votre liste en fichiers plus petits et importez ces derniers séparément.
• Mauvais formatage - Toutes les informations du fichier doivent être saisies sous forme de texte, sans mise en forme (gras, italique, couleurs d'arrière-plan, etc.).
• Plusieurs feuilles - Si votre fichier .xslx comporte plusieurs feuilles, il ne peut pas être importé dans Rentman.

Supprimer une importation

Lorsqu’une importation échoue partiellement, la meilleure solution consiste à supprimer les informations et à recommencer depuis le début. À chaque importation de contacts, Rentman crée une étiquette au format "importation-date-heure". Il vous suffit de sélectionner l'étiquette correspondant à votre dernière mise à jour et de supprimer ces éléments.

Mettre à jour les contacts dans votre base de données

Si vous avez déjà importé votre liste de contacts, mais que vous devez effectuer des modifications en masse, vous pouvez mettre à jour les éléments dans votre base de données.

Importation de champs de saisie supplémentaires

1. Configurez le champ de saisie supplémentaire dans les paramètres module Configuration.
2. Créez une colonne contenant la valeur du champ de saisie supplémentaire sur votre fichier .xlsx.
3. Lors de l'importation du fichier, associez la nouvelle colonne au champ de saisie supplémentaire (vous le trouverez dans la section "Extra" des colonnes).