Chaque essai Rentman vous propose un exemple de base de données de contacts. Vous pouvez rapidement ajouter vos propres contacts en important un fichier Excel. Dans cet article, nous vous expliquons les étapes à suivre pour obtenir votre liste de contacts dans Rentman.

Vous pouvez également ajouter un seul (ou un petit nombre) de contacts dans le module Contacts, au lieu d'importer un fichier.

Disponible pour : Lite Classic Pro

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Avant de commencer

Voici ce dont vous avez besoin avant d'importer votre liste de contacts :

  • Un fichier Excel ou .csv avec les informations de vos contacts. Si vous n'en avez pas encore, vous pouvez utiliser notre modèle pour en créer un facilement.
  • Adoptez une structure de dossiers logique dans le module contact_phone Contacts afin de rester organisé et trouver vos contacts plus rapidement. Vous pouvez cliquer sur le lien pour créer vos dossiers ou bien laisser Rentman le faire pour vous automatiquement. Il vous faudra choisir la bonne structure dans la colonne "Dossier" du fichier que vous utiliserez pour effectuer votre import.

Préparez votre fichier de contacts

De nombreux utilisateurs Rentman conservent déjà une liste de leurs contacts. La liste que vous importez dans Rentman doit être un fichier .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) ou .csv.

  • C'est une bonne idée d'avoir des en-têtes (titres) clairs dans la première ligne de votre fichier.
  • Certaines des colonnes de votre fichier sont nécessaires pour Rentman, tandis que d’autres sont facultatives.
  • Le chemin du dossier d'un contact doit être spécifié dans la colonne Dossier, comme ceci:
    Europe/France/Ile-de-France

Vous pouvez télécharger notre modèle au bas de cet article. Vous pouvez l'utiliser comme référence ou l'utiliser pour créer un fichier de contacts.

Si vous utilisez des personnes de contact, nous vous recommandons d'inclure la colonne "personnes de contact" dans votre fichier. Lisez la section ci-dessous pour plus d'informations.

Colonnes personne de contact

Si vous utilisez des personnes de contacts, vous pouvez créer des colonnes dans votre fichier  contenant les informations sur un contact bien particulier. Ces colonnes sont utiles, car chaque personne de contact appartenant au même contact/lieu peut avoir son propre numéro de téléphone, adresse email et autres informations.

Dans votre fichier, les colonnes de votre personne de contact pourraient ressembler à ceci :

mceclip3.png

Notez que plusieurs personnes peuvent être connectés au même contact.

Importez votre fichier

  1. Allez dans le module contact_phone Contacts.
  2. Cliquez sur le bouton more_vert à côté de + Ajouter contact  et choisissez Importer.

    mceclip5.png

  3. Faites glisser ou bien cliquer pour télécharger votre fichier de contacts

    Un aperçu de votre fichier sera affiché dans l'écran suivant. Remarque : seules les 8 premières lignes de votre fichier sont prévisualisées.REPLACE SCREENSHOT

  4. Si votre fichier comporte des titres de colonne (en-têtes) sur la première ligne, sélectionnez :REPLACE SCREENSHOT

    Check.png Contient en-tête.

    Cela signifie que la première ligne de votre fichier
     ne sera pas importée.
  5. Pour chaque colonne, indiquez s'il s'agit d'une colonne "personne de contact" ou d'une colonne "contact" normale.

    Si vous n'utilisez pas de personnes de contact, choisissez toujours la colonne Contacts . REPLACE SCREENSHOT

  6. Faites correspondre les noms de vos colonnes avec les noms dans Rentman. C'est nécessaire car vos propres colonnes ont de fortes chances de porter des noms un peu différents. REPLACE SCREENSHOT

    Dans cet exemple, la première colonne de votre fichier s'appelle Contact. Il contient les noms de vos contacts. Toutefois, dans Rentman, le nom de cette colonne est Nom de l'entreprise.
  7. Cliquez Étape suivante lorsque vous avez effectué cela pour toutes les colonnes.
  8. Choisissez quoi faire avec lignes en double. Un duplicata des lignes se produit lorsqu'une valeur dans une colonne existe déjà dans la base de données Rentman. Il y a trois options :

    mceclip7.png

    Si vous choisissez la deuxième ou troisième option, vous devez choisir quelles colonnes de votre fichier doivent être analysées pour rechercher des doublons. Nous appelons ces colonnes des colonnes uniques. 
    Lorsque Rentman trouve un élément contenu dans votre database et dans l'une des colonnes désignées comme unique pour votre import avec les même valeurs (ex : Nom ou Code), toute la ligne sera passée (pas importée). Cette option est particulièrement utile si vous avez des contacts dans votre document .xlsx qui ont déjà été importés précédemment. Cela évite les doublons dans votre base de données.

    Si vous voulez mettre à jour les articles de votre base de données (exemple : prix, quantité), lisez notre article sur la mise à jour des données.
  9. Sélectionnez le Dossier principal de votre structure de dossiers.

    Le dossier principal est celui du dessus, celui qui contient votre structure de dossiers.

    Vous simplement choisir Dossier principal.
    Attention : Si votre fichier ne contient pas de colonne Dossier, tous vos contacts seront rangés dans le même dossier. Cela signifie qu'ils ne seront pas organisés et il pourrait alors être difficile de les trouver. Nous recommandons donc de créer votre propre structure de dossier et bien préciser dans quel dossier les contacts doivent être rangés.
  10. Cliquez sur Etape suivante.
  11. Vérifiez une dernière fois les données et choisissez Importer.
  12. Actualisez la page de votre navigateur pour terminer l'importation.

Téléchargez notre modèle d'importation

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