Chaque essai Rentman vous propose un exemple de base de données de contacts. Vous pouvez rapidement ajouter vos propres contacts en important un fichier Excel. Dans cet article, nous vous expliquons les étapes à suivre pour obtenir votre liste de contacts dans Rentman.
Vous pouvez également ajouter un seul (ou un petit nombre) de contacts dans le contact_phone module Contacts, au lieu d'importer un fichier.
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Avant de commencer
Voici ce dont vous aurez besoin avant d'importer votre liste de contacts :
- Un fichier Excel ou .csv avec les informations relatives à vos contacts. Si vous n'en avez pas encore, vous pouvez utiliser notre modèle pour en créer un facilement. À la fin de cet article, vous trouverez plus d'astuces pour préparer l'importation de vos contacts
- Adoptez une structure de dossiers logique dans le module contact_phone Contacts afin de rester organisé et de trouver vos contacts plus rapidement. Vous pouvez cliquer sur le lien pour créer vos dossiers ou bien laisser Rentman le faire pour vous automatiquement. Il vous faudra choisir la bonne structure dans la colonne "Dossier" de votre fichier à importer.
Colonnes "Personne de contact"
Si vos fiches comprennent des personnes de contacts, vous pouvez créer des colonnes dans votre fichier pour inclure les informations sur un contact en particulier. Ces colonnes sont utiles, car chaque personne de contact appartenant au même contact/lieu peut avoir son propre numéro de téléphone, son adresse e-mail et d'autres informations.
Dans votre fichier, les colonnes de votre personne de contact pourraient ressembler à ceci :
Créer plusieurs "personnes de contact" par contact
Si le contact que vous souhaitez ajouter contient plusieurs personnes de contact, vous pouvez toutes les importer en même temps. Pour ce faire, chaque personne de contact doit correspondre à une ligne dans votre fichier d'importation. Chaque ligne contient alors des informations du contact et de la personne de contact, comme on peut le voir en jaune dans l'exemple ci-dessous.
Importer le fichier de contacts
- Allez dans le module contact_phone Contacts.
- Cliquez sur Plus d'options more_vert à côté de + Ajouter un contact et choisissez Importer.
- Sélectionnez le type d'importation que vous souhaitez réaliser :
- "Importer toutes les lignes de votre fichier en tant que nouveaux éléments" - votre base de données de contacts est vide et il s'agit de votre première importation
- "Mettre à jour les données existantes avec de nouvelles informations" - vous avez des contacts déjà importés et souhaitez mettre à jour leurs détails
- "Ajouter de nouveaux éléments et passer les éléments déjà existants" - vous avez déjà des contacts importés et souhaitez ajouter d'autres contacts
- Indiquez si vous souhaitez importer des personnes de contact associées à vos contacts.
- Téléchargez un fichier de contacts conformément aux « Conditions » répertoriées.
Si vous n'avez pas encore de fichier de disponible avec vos contacts, vous pouvez télécharger notre modèle sous la section "Téléchargez un exemple de fichier ici" - Indiquez si votre fichier contient un en-tête (titres des colonnes). Si vous sélectionnez oui, la première ligne de votre fichier ne sera pas importée.
- Pour chaque colonne, le système fait correspondre les noms d'en-tête avec les noms de colonne dans Rentman. Vérifiez si toutes les correspondances ont été correctement effectuées et ajustez si nécessaire.
Si vous avez sélectionné « Oui » lors de l'importation des personnes de contact à l'étape 4, le système tentera de faire correspondre les colonnes de votre fichier avec les colonnes Contact ou les colonnes Personne de contact. Vérifiez si toutes les correspondances de colonnes ont été effectuées correctement et ajustez si nécessaire.
- Cliquez sur "Étape suivante" lorsque toutes les colonnes ont été correctement ajustées.
- Sélectionnez un dossier principal dans votre propre structure de dossiers. Le dossier principal est celui affiché en haut, qui contient votre structure de dossiers. Les nouveaux éléments seront placés dans ce dossier. Si vous avez défini des dossiers dans votre fichier d'importation, ces éléments seront placés sous le dossier principal choisi.
Avertissement : si votre fichier de contacts ne contient pas de colonne Dossier, tous les contacts seront placés dans le même dossier principal. Cela signifie que vos contacts ne seront pas organisés et qu'il peut être difficile de les retrouver par la suite. Nous vous recommandons de créer votre propre structure de dossiers et de spécifier le chemin de dossier correct pour vos contacts dans la colonne Dossier. - Facultatif : si vous avez sélectionné "Ajouter de nouveaux éléments et passer les éléments déjà existants" ou "Mettre à jour les données existantes avec de nouvelles informations" à l'étape 3, vous devez faire correspondre les colonnes afin que le système sache quelles entrées mettre à jour. Par exemple, si vous mettez à jour les personnes de contact de tous vos contacts, vous pouvez sélectionner "Nom" comme colonne de correspondance, car celui-ci est unique pour chaque contact mis à jour et n'est pas mis à jour lui-même. La colonne de correspondance ne doit jamais être la colonne que vous essayez de mettre à jour.
Avertissement : ces colonnes ne doivent pas contenir de valeurs doubles dans le fichier d'importation, car elles sont utilisées lors de l'importation pour identifier l'article ou le numéro de série à ignorer. - Cliquez sur "Étape suivante" et vérifiez une dernière fois l'aperçu de vos données.
Remarque : seules les 10 premières lignes seront affichées dans l'aperçu. - Cliquez sur Importer
- Une fois l'importation terminée, une fenêtre apparaîtra avec les résultats. Si vos données ont été importées avec succès, vous pouvez fermer la fenêtre ou choisir "Afficher les contacts importés". Si l'importation a (partiellement) échoué, veuillez lire la section suivante.
Aperçu du résultat de l'importation
Parfois, il arrive que l'importation échoue (partiellement ou totalement). Si cela se produit, vous pouvez trouver toutes vos réponses dans le résultat de l'importation comme :
- Les lignes (contacts) dont l'importation a échoué
- Pourquoi l'importation de ces lignes (contacts) a échoué
- Quelles lignes (contacts) ont été importées avec succès
En bas du résultat d'importation, vous pouvez télécharger un fichier contenant toutes les lignes ayant échoué, accompagnées de la raison de l'échec. Cela vous donne un aperçu direct par ligne de la raison de l'échec.
Quelques raisons pour lesquelles l'importation échoue :
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Trop de données - Le traitement des fichiers volumineux peut prendre trop de temps et certaines informations peuvent ne pas être importées. Si cela se produit, supprimez la dernière importation, divisez votre liste en fichiers plus petits et importez-les séparément.
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Formatage incorrect - Toutes les informations du fichier doivent être saisies sous forme de texte et sans balises (gras, italique, couleurs de fond, etc.).
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Feuilles multiples - Si votre fichier .xlsx comporte plusieurs feuilles, il ne peut pas être importé dans Rentman.
Conseils de pro pour constituer vos fiches contacts
La liste que vous importez dans Rentman doit être un fichier .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) ou .csv.
Vous pouvez télécharger notre modèle au bas de cet article. Vous pouvez l'utiliser comme référence ou pour créer un fichier de contact.
Voici quelques conseils pour préparer votre document :
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Effacez les en-têtes (titres) dans la première ligne de votre fichier.
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N'importez pas plus de 64 colonnes à la fois.
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Incluez au moins les informations essentielles (par exemple : nom, nom de famille, dossier).
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Le chemin du dossier d'un élément doit être spécifié dans la colonne Dossier, comme ceci : Freelances/techniciens audio
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Assurez-vous que le fichier ne contient pas plusieurs feuilles.
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Ne laissez aucune ligne vide dans votre fichier .xlsx.
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N'insérez pas d'images dans votre fichier .xlsx. Vous pourrez les ajouter plus tard dans le logiciel.
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Assurez-vous que toutes les informations du fichier sont saisies sous forme de texte et sans balise (gras, italique, couleurs, etc.).
Supprimer une importation
Lorsqu'une importation échoue partiellement, la meilleure option est de supprimer les informations et de tout recommencer. Chaque fois que vous importez des contacts, Rentman crée une balise au format "import-date-heure". Sélectionnez simplement la balise de votre dernière mise à jour et supprimez ces éléments.
Mettre à jour des contacts dans votre base de données
Si vous avez déjà importé votre liste de contacts, mais que vous devez apporter des modifications conséquentes, vous pouvez mettre à jour les éléments de votre base de données.
Importation des champs de saisie supplémentaires
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Configurer le champ de saisie supplémentaire dans le module Configuration.
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Créez une colonne avec la valeur de champ de saisie supplémentaire dans votre fichier .xlsx.
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Lors de l'importation du fichier, faites correspondre la nouvelle colonne avec le champ de saisie supplémentaire (vous le trouverez dans la section « Extra » des colonnes).